Darmowe formularze nadgodzin i szablony ewidencji czasu pracy

Kim jesteśmy: jesteśmy zespołem stojącym za Sandtime.io i to my tworzymy te szablony. Niczego wokół nich nie sprzedajemy, a produkt, do którego ten artykuł ostatecznie prowadzi, jest bezpłatny dla nieograniczonej liczby użytkowników - dlatego nic z tego nie jest ukryte za formularzem e-mail.

Czym jest wniosek o nadgodziny?

Wniosek o nadgodziny to krótki dokument, który zapisuje decyzję, zanim praca zostanie wykonana: powód, wnioskowane daty, szacowane godziny, projekt lub miejsce powstawania kosztów oraz odpowiedź osoby zatwierdzającej wraz z warunkami lub limitem. Zostaje datowany zapis, do którego później mogą się odwołać zarówno rejestr godzin, jak i lista płac.

To ostatnie zdanie jest sednem sprawy i właśnie tę część większość zespołów pomija. Spory o nadgodziny prawie nigdy nie dotyczą samych godzin. Dotyczą tego, czy zostały uzgodnione, po jakiej stawce i kto to potwierdził. Formularz wypełniony przed pracą odpowiada na wszystkie trzy pytania, dopóki odpowiedź jest jeszcze łatwa do uzyskania.

Którego pliku potrzebujesz?

Szablon	Format	Co daje	Kiedy
Wniosek	Word, PDF	Datowaną decyzję z limitem i warunkami	Przed pracą
Rejestr godzin	Excel, PDF	Łączną liczbę nadgodzin w okresie	W trakcie okresu
Rozliczenie	Excel, PDF	Wynagrodzenie za nadgodziny i łączne, z godzin 1,5x i 2x	Przed wypłatą
Rejestr czasu wolnego	Excel, PDF	Bieżące saldo godzin nabytych minus wykorzystanych	Gdy odpłacasz wolnym
Polityka	Word, PDF	Zasadę, którą stosują pozostałe cztery	Raz, potem przy przeglądzie

Wszystkie pięć znajdziesz w darmowym pakiecie szablonów nadgodzin, w kolejności, w jakiej ich używasz.

Co znajduje się we wniosku o nadgodziny?

Osiem pól przed pracą i pięć po niej. Formularz jest celowo krótki, bo formularz, którego nikt nie wypełnia, jest gorszy niż brak formularza.

Przed pracą zbiera wnioskowane daty, przewidywaną godzinę rozpoczęcia i zakończenia, szacowane nadgodziny, projekt lub klienta, którego dotyczą, powód i zakres pracy, termin lub skutek operacyjny, rozważone alternatywy oraz uwagi dotyczące zdrowia, bezpieczeństwa i grafiku. Osoba zatwierdzająca zapisuje następnie decyzję, maksymalną liczbę zatwierdzonych godzin, warunki, sposób rozliczenia w płacach lub w czasie wolnym do zweryfikowania oraz swoje imię i nazwisko z datą.

Ostatni blok jest tym, przy którym warto się upierać: po pracy formularz zapisuje faktyczne daty, faktyczne godziny, rezultat oraz odniesienie do ewidencji, w której te godziny wylądowały. To właśnie zamienia wniosek w dowód.

Pola: numer wniosku, pracownik, zespół, osoba zatwierdzająca, data wniosku, wnioskowane daty, przewidywana godzina rozpoczęcia i zakończenia, szacowane godziny, projekt lub miejsce powstawania kosztów, powód, termin lub skutek, rozważone alternatywy, uwagi o zdrowiu i bezpieczeństwie, decyzja, zatwierdzony limit, warunki, sposób rozliczenia, faktyczne daty, faktyczne godziny, rezultat, odniesienie do ewidencji.

Co powinien zawierać rejestr nadgodzin?

Sześć kolumn, jeden wiersz na sesję: data, pracownik, projekt lub powód, nadgodziny, zatwierdził, uwagi. Arkusz sumuje kolumnę godzin dla całego okresu.

Kolumna „zatwierdził” to ta, którą najczęściej się pomija, i właśnie dlatego rejestry bywają kwestionowane. Wiersz mówiący o czterech godzinach to twierdzenie. Wiersz mówiący o czterech godzinach zatwierdzonych przez konkretną osobę w konkretnym dniu to zapis. Jeśli używasz już wniosku, wpisz jego numer w kolumnie uwag, a oba dokumenty połączą się same.

Powód opisuj na tyle konkretnie, aby był użyteczny także trzy miesiące później. „Wdrożenie wersji” i „termin klienta” przetrwają przegląd. „Dodatkowa praca” nie przetrwa.

Pola: zespół lub dział, okres, a następnie jeden wiersz na sesję z datą, pracownikiem, projektem lub powodem, nadgodzinami, osobą zatwierdzającą i uwagami, wraz z automatyczną sumą okresu.

Jak obliczyć wynagrodzenie za nadgodziny?

Podziel godziny według stawki, która ich dotyczy, przemnóż każdą grupę i dodaj wyniki:

1. Godziny zwykłe × stawka
2. Nadgodziny × stawka × 1,5
3. Godziny 2x × stawka × 2
4. Dodaj trzy wyniki

Przykład: osiem godzin zwykłych i dwie i pół nadgodziny przy stawce 40 zł za godzinę dają 150 zł za nadgodziny ponad 320 zł wynagrodzenia zwykłego, czyli łącznie 470 zł. Arkusz wykonuje to działanie w dwóch kolumnach i sumuje okres poniżej.

Mnożniki są wpisane wprost w formułę, a nie ukryte za nią, bo 1,5x i 2x to konwencje, a nie reguły uniwersalne. Dodatki za nadgodziny, pracę w nocy, weekendy i święta różnią się w zależności od kraju, branży, układu zbiorowego i konkretnej umowy. Otwórz kolumnę wynagrodzenia, zmień liczby, a reszta arkusza nadal będzie działać. Jeśli chcesz tylko sprawdzić jedną kwotę, darmowy kalkulator wynagrodzenia za nadgodziny wykona to samo działanie w przeglądarce.

Niezależnie od mnożnika, mnożone godziny mają swój limit. Dyrektywa unijna o czasie pracy wymaga, aby przeciętny czas pracy w każdym okresie siedmiodniowym, wliczając nadgodziny, nie przekraczał 48 godzin. Nasz przewodnik po unijnych zasadach czasu pracy pokazuje, jak wygląda to w praktyce, a hasło okres rozliczeniowy wyjaśnia, na jakim przedziale liczy się tę średnią.

Pola: zespół, okres, waluta, a następnie jeden wiersz na dzień z datą, pracownikiem, projektem lub powodem, godzinami zwykłymi, nadgodzinami 1,5x, godzinami w podwójnej stawce 2x, stawką godzinową oraz wyliczonym wynagrodzeniem za nadgodziny i łącznym.

Czym jest czas wolny za nadgodziny i jak go rejestrować?

Czas wolny za nadgodziny to odpłacenie nadgodzin równoważnym czasem wolnym zamiast dodatkowym wynagrodzeniem. Dwie godziny przepracowane po godzinach stają się dwiema godzinami odebranymi później, czasem z dodatkiem, czasem z terminem, do którego wolne trzeba wykorzystać.

Łatwo to uzgodnić i łatwo stracić z oczu, i na tym polega cały problem. Salda żyją w pamięci jednej osoby albo w wątku na czacie, a gdy ta osoba odchodzi, saldo odchodzi razem z nią.

Rejestr prowadzi jeden wiersz na zdarzenie, a nie jeden wiersz na osobę: godziny nabyte, gdy nadgodziny są przepracowane, godziny wykorzystane, gdy wolne jest odbierane, oraz bieżące saldo będące różnicą do danego wiersza. Każdy wpis może mieć własną datę wygaśnięcia, co ma znaczenie, jeśli Twoje zasady wymagają odbioru w ciągu kwartału.

Pola: zespół, okres, jednostka, a następnie jeden wiersz na zdarzenie z datą, pracownikiem, odniesieniem do nadgodzin, godzinami nabytymi, godzinami wykorzystanymi, wyliczonym bieżącym saldem, datą wygaśnięcia, osobą zatwierdzającą i uwagami.

Co powinno znaleźć się w polityce nadgodzin?

Dziesięć punktów, a szablon dostarcza je wszystkie już napisane: cel, zakres, co liczy się jako nadgodziny, uprzednia zgoda, rejestrowanie, wynagradzanie, limity i dobrostan, uprawnieni i wyłączenia, role i odpowiedzialności oraz wyjątki. Na końcu znajduje się lista wdrożeniowa i blok potwierdzenia zapoznania się.

Napisz politykę raz, a pozostałe cztery pliki przestaną być improwizacją. Bez niej każdy wniosek negocjuje się od zera, a odpowiedź zależy od tego, kogo się zapyta.

Dwa punkty wykonują większość pracy. „Uprzednia zgoda” rozstrzyga, czy niezatwierdzone nadgodziny są płatne, czyli pytanie, które wywołuje spory. „Wynagradzanie” rozstrzyga między pieniędzmi a czasem wolnym, czyli pytanie, które decyduje, czy potrzebujesz rozliczenia, rejestru czasu wolnego, czy obu.

Tydzień zatwierdzonych nadgodzin od początku do końca

Wdrożenie się opóźnia i dwie osoby będą musiały pracować dłużej w czwartek i piątek. W poniedziałek każda wypełnia wniosek: powód, dwie daty, cztery szacowane godziny, projekt oraz informację, że alternatywą jest przesunięcie terminu wydania. Ich przełożony zatwierdza oba z limitem pięciu godzin i adnotacją, że godziny zostaną opłacone, a nie odłożone jako wolne.

W czwartek i piątek każda sesja trafia do rejestru na bieżąco, z numerem wniosku w uwagach. W kolejny poniedziałek rejestr pokazuje 4,5 i 3,0 godziny, obie zatwierdzone przez konkretną osobę.

Przed naliczeniem płac godziny przechodzą do rozliczenia, podzielone na grupy zwykłą i 1,5x według stawki każdej osoby, a arkusz zwraca kwotę za nadgodziny. Wnioski, rejestr i rozliczenie trafiają do tego samego folderu co okres, którego dotyczą. Jeśli ktoś zapyta w kwietniu, dlaczego marcowa lista płac była wyższa, odpowiedź zajmie minutę zamiast popołudnia odtwarzania.

Co jeszcze znajdziesz w darmowej bibliotece?

Trzydzieści dziewięć plików, wszystkie bezpłatne, wszystkie do dowolnego oznaczenia własną marką, żaden za formularzem e-mail. Pięć szablonów nadgodzin tworzy najpełniejszą całość, ale reszta biblioteki kieruje się tą samą logiką: jeden plik na jedno zadanie, z obliczeniami już w środku.

Obok nich stoją kalkulatory: kalkulator wynagrodzenia za nadgodziny, kalkulator karty pracy, konwerter godzin na ułamki dziesiętne dla systemów płacowych, które oczekują 7,5 zamiast 7:30, oraz kalkulator naliczania urlopu. Przejrzyj wszystkie darmowe kalkulatory albo całą bibliotekę szablonów.

Czy można zmienić oznaczenia i używać ich u klientów?

Tak, i warto powiedzieć to wprost, bo większość bibliotek szablonów na to nie pozwala. Nie udzielamy Ci licencji na te pliki - zrzekamy się do nich praw i przekazujemy je do domeny publicznej. W praktyce oznacza to, że możesz umieścić własne logo na polityce nadgodzin, usunąć naszą stopkę, opublikować własną zmienioną wersję i pobrać od klienta wynagrodzenie za pracę nad jej dostosowaniem. Nie potrzebujesz naszej zgody, nie musisz nas wymieniać i nie masz za co płacić.

„Spory o nadgodziny prawie nigdy nie dotyczą samych godzin. Dotyczą tego, czy zostały uzgodnione, po jakiej stawce i kto to potwierdził.”

Kopiuj cytat Udostępnij na X

Jeśli prowadzisz księgowość, zajmujesz się operacjami na część etatu albo uruchamiasz nowego klienta w agencji, właśnie o tę swobodę chodzi. Weź pięć plików o nadgodzinach, umieść na nich nazwę klienta i oddaj działający proces w jedno popołudnie.

Kiedy arkusz przestaje być właściwym narzędziem?

Nie wtedy, gdy ktoś powie Ci, że arkusz jest nieprofesjonalny. Wspólny plik często jest dokładnie tym, czego trzeba, a wiele zespołów pracuje na nim latami bez problemu. Uczciwa odpowiedź brzmi: istnieje próg i da się sprawdzić, czy został przekroczony.

Żaden z tych sygnałów nie oznacza, że szablony były błędem. Oznaczają, że posłużyły wystarczająco długo, by proces z nich wyrósł, a to najlepszy możliwy los darmowego pliku.

Najczęstsze pytania

Czy istnieje darmowy szablon wniosku o nadgodziny?

Tak. Udostępniamy darmowy wniosek o nadgodziny w Wordzie i w PDF do druku, bez konta i bez adresu e-mail. Zapisuje powód, wnioskowane daty, szacowane godziny, projekt, którego dotyczy, oraz decyzję osoby zatwierdzającej wraz z limitem i warunkami. Możesz go edytować, oznaczyć własną marką i wykorzystywać komercyjnie, bo przekazujemy go do domeny publicznej, zamiast udzielać na niego licencji.

Czym różni się rejestr nadgodzin od rozliczenia nadgodzin?

Rejestr sumuje wyłącznie godziny i tyle wystarczy osobie sprawdzającej okres. Rozliczenie dzieli te godziny na grupy zwykłą, 1,5x i 2x według stawki godzinowej i zwraca wynagrodzenie za nadgodziny oraz łączne, czyli to, czego potrzebują płace. Większość zespołów używa obu, w różnych momentach.

Jak obliczyć wynagrodzenie za nadgodziny w Excelu?

Przemnóż każdą grupę godzin przez jej własny mnożnik i dodaj wyniki: godziny zwykłe razy stawka, plus nadgodziny razy stawka razy 1,5, plus godziny w podwójnej stawce razy stawka razy 2. Darmowe rozliczenie robi to w dwóch kolumnach z formułami i sumuje okres, a mnożniki można zmienić, bo dodatki różnią się w zależności od kraju i umowy.

Czy potrzebuję polityki, skoro używam już formularzy?

Formularze działają bez niej, ale wtedy każdy wniosek negocjuje się od zera. Polityka ustala odpowiedzi na dwa pytania wywołujące spory: czy niezatwierdzone nadgodziny są płatne i czy nadgodziny odpłaca się pieniędzmi, czy czasem wolnym. To rozstrzyga, których pozostałych szablonów w ogóle potrzebujesz.

Czy można używać tych szablonów w Arkuszach Google?

Tak. Pobierz plik Excela i zaimportuj go do Arkuszy Google, gdzie formuły i większość formatowania zostaną zachowane. Natywne linki kopiujące do Arkuszy Google istnieją dla ewidencji dziennej, tygodniowej i miesięcznej; pozostałe arkusze na razie trafiają tam przez import z Excela.

Czy szablony są darmowe do użytku komercyjnego?

Tak. Każdy plik przekazujemy do domeny publicznej, zamiast udzielać na niego licencji, a to najbardziej swobodne rozwiązanie, jakie istnieje. Możesz używać ich komercyjnie, umieszczać na nich własne oznaczenia, publikować zmienione wersje i pobierać od klientów wynagrodzenie za pracę opartą na nich. Bez zgody, bez wymieniania nas, bez opłat.

Ile nadgodzin dopuszczają przepisy?

To zależy od kraju. W Unii Europejskiej dyrektywa o czasie pracy wymaga, aby przeciętny czas pracy w każdym okresie siedmiodniowym, wliczając nadgodziny, nie przekraczał 48 godzin, liczonych w okresie rozliczeniowym. Przepisy krajowe, układy zbiorowe i umowy dokładają kolejne limity. Te szablony są ogólnymi dokumentami organizacyjnymi, a nie poradą prawną, więc sprawdź zasady, które Cię obowiązują.

Kiedy przestać rozliczać nadgodziny w arkuszu?

Gdy zbieranie plików trwa dłużej niż ich wypełnianie, gdy formuły rozjeżdżają się między kopiami, gdy nikt nie potrafi wskazać zatwierdzonej wersji albo gdy raportowanie trwa dłużej niż zapisanie pracy. Dopóki żadne z tych zdań nie jest prawdziwe, wspólny plik zwykle pozostaje tańszą odpowiedzią.

Weź pliki, zostaw sobie nawyk

Pobierz pięć szablonów nadgodzin, używaj ich przez kwartał i zobacz, które elementy procesu się przyjmą. Te, które się przyjmą, warto później zautomatyzować; te, które nie, nigdy nie były Twoim problemem.

Pobierz szablony nadgodzin, przejrzyj całą bibliotekę 39 darmowych plików albo zacznij bezpłatnie rejestrować czas, gdy zbieranie plików stanie się kosztowne. Dłuższy wywód o papierze, arkuszach i oprogramowaniu zapisaliśmy w tekstach zapisywanie czasu w ewidencji oraz metody rejestrowania czasu w projektach.