Projekty a aktywności w Sandtime.io: czym się różnią?
Aktywność to pojedynczy wpis czasu: jedna osoba, początek, koniec i nazwa opisująca pracę. Projekt to zasobnik, w którym aktywności są grupowane, wraz z regułami, które z tego grupowania wynikają - domyślnym ustawieniem płatności, listą członków i stawkami używanymi w raportowaniu. Każda aktywność należy do dokładnie jednej osoby, natomiast projekt jest opcjonalny: aktywność bez projektu trafia do grupy Nieprzypisane.
Aktywność to czas jednej osoby
Aktywność zawiera Nazwę, Rozpoczęcie i Zakończenie, opcjonalny Projekt, przełącznik Płatne oraz Użytkownika, do którego należy. Jeśli zostawisz puste pole zakończenia, aktywność nadal trwa. Czas trwania to alternatywny sposób ustawienia końca.
To w aktywnościach zapisane są wszystkie godziny. Projekt nie ma własnego czasu trwania, więc każda liczba w raporcie jest sumą aktywności.
Wpis może zmienić tylko osoba, do której należy, albo Administrator organizacji. Rola Administrator projektu nie obejmuje wpisów czasu innej osoby, nawet we własnym projekcie. Zobacz Role i uprawnienia.
Projekt to zasobnik z regułami
Projekt zawiera nazwę, obrazek, notatki, ustawienie Płatne oraz listę członków. Wybranie projektu w aktywności robi pięć rzeczy, których zwykła etykieta by nie zrobiła:
- Ustawia domyślną płatność. Każdy projekt na starcie jest płatny, a jego wybór ustawia przełącznik Płatne danego wpisu. Pojedynczy wpis nadal można przestawić z powrotem. Zobacz Jak raportować przerwy i czas nierozliczany.
- Decyduje, kto widzi ten czas. Osoby, które dzielą projekt, widzą siebie nawzajem oraz aktywności zgłoszone do tego projektu. Zobacz Kto kogo widzi w Twojej organizacji.
- Wyznacza zakres roli Administrator projektu. Ta rola jest przypisywana osobno dla każdego projektu i obejmuje zespół projektu, a nie całą organizację.
- Przechowuje stawkę przychodu. Stawki ustawia się osobno dla każdej osoby w każdym projekcie, więc ta sama osoba może być rozliczana według różnych stawek w dwóch projektach. Zobacz Raporty kosztów, przychodów i czasu rozliczanego.
- Grupuje czas w raportach. Projekt jest jednym z kryteriów grupowania w raporcie, obok pozycji Aktywność i Członek. Zobacz Jak tworzyć i dostosowywać raporty.
Czy aktywność może istnieć bez projektu?
Tak. Naciśnij Rozpocznij śledzenie, a aktywność zacznie się natychmiast jako Nieprzypisane - projekt możesz wybrać w trakcie jej trwania albo później. Nieprzypisany czas nadal pojawia się w arkuszu czasu pracy i nadal liczy się do zarejestrowanego czasu.
Przypisz projekt wtedy, gdy czas ma pojawić się jako osobna pozycja w raporcie, ma zostać rozliczony albo ma być widoczny dla osób, z którymi pracujesz. Do tego czasu najważniejsze jest samo zapisanie godzin.
Co tworzyć najpierw?
Najpierw rejestruj, potem porządkuj. Do uruchomienia timera projekt nie jest potrzebny.
Tworzenie projektów to osobny i bardziej świadomy krok, który może wykonać tylko Administrator organizacji: otwórz Ustawienia, przejdź do sekcji Projekty i kliknij Utwórz nowy projekt. Zobacz Jak utworzyć projekt do raportowanego czasu.
Przenoszenie czasu między projektami
Otwórz wpis i zmień jego pole Projekt. Zobacz Edytowanie lub usuwanie wpisu czasu.
Przeniesienie mogą zablokować dwie rzeczy. Osoba, do której należy wpis, musi być członkiem projektu docelowego, a żaden z projektów - ani poprzedni, ani nowy - nie może być zarchiwizowany.
Co dzieje się z aktywnościami po zarchiwizowaniu projektu
Z samymi aktywnościami nie dzieje się nic. Projekt staje się niedostępny dla swoich członków, a czas do niego zgłoszony znika z raportów, chyba że w filtrach raportu włączysz opcję Pokaż zarchiwizowane. Przywrócenie projektu z archiwum ponownie uwidacznia te wpisy.
Usunięcie projektu to inna operacja, i to nieodwracalna: razem z projektem kasowane są wszystkie zgłoszone do niego aktywności oraz przypisane w nim stawki przychodu. Nie ma cofnięcia ani przywracania pojedynczych wpisów - zobacz Czy można odzyskać usunięte aktywności?. Gdy zapis może się jeszcze przydać, archiwizuj zamiast usuwać.