Projets et activités dans Sandtime.io : quelle est la différence ?
Une activité est une seule entrée de temps : une personne, un début, une fin et un nom décrivant le travail. Un projet est le conteneur dans lequel les activités sont regroupées, avec les règles qui accompagnent ce regroupement : une valeur de facturation par défaut, une liste de membres et les taux utilisés pour les rapports. Chaque activité appartient à exactement une personne, tandis que le projet reste facultatif : une activité sans projet se range sous Non attribué.
Une activité, c'est le temps d'une seule personne
Une activité contient un Nom, un Commencé à et un Terminé à, un Projet facultatif, un interrupteur Facturable et l'Utilisateur à qui elle appartient. Laissez l'heure de fin vide et l'activité est toujours en cours. La Durée est une autre façon de définir la fin.
Ce sont les activités qui portent toutes les heures. Un projet n'a pas de durée propre : chaque chiffre d'un rapport est une somme d'activités.
Seule la personne à qui appartient une entrée, ou un Administrateur de l'organisation, peut la modifier. Le rôle d'Administrateur de projet ne s'étend pas aux entrées de temps d'un collègue, même sur votre propre projet. Voir Rôles et permissions.
Un projet est un conteneur assorti de règles
Un projet contient un nom, une image, des remarques, un réglage Facturable et une liste de membres. Le choisir sur une activité fait cinq choses qu'une simple étiquette ne ferait pas :
- Il fixe la facturation par défaut. Chaque projet est facturable au départ, et le choisir règle l'interrupteur Facturable de l'entrée. Une entrée isolée peut toujours être basculée en sens inverse. Voir Suivre les pauses et le temps non facturable.
- Il détermine qui voit ce temps. Les personnes qui partagent un projet se voient mutuellement, ainsi que les activités rapportées à ce projet. Voir Qui peut voir qui dans votre organisation.
- Il délimite le rôle d'Administrateur de projet. Ce rôle est attribué projet par projet et couvre l'équipe du projet, pas l'organisation entière.
- Il porte le taux de revenu. Les taux se définissent par personne et par projet : la même personne peut donc être facturée à des taux différents sur deux projets. Voir Rapports de coûts, revenus et temps facturable.
- Il regroupe le temps dans les rapports. Le Projet est l'un des critères de regroupement d'un rapport, aux côtés d'Activité et de Membre. Voir Créer et personnaliser des rapports.
Une activité peut-elle exister sans projet ?
Oui. Appuyez sur Commencer le suivi et l'activité démarre immédiatement comme Non attribué : vous pouvez choisir le projet pendant qu'elle tourne, ou plus tard. Le temps non attribué apparaît quand même sur votre feuille de temps et compte quand même dans le temps déclaré.
Attribuez un projet lorsque le temps doit apparaître comme une ligne distincte dans un rapport, être facturé, ou être visible par les personnes avec qui vous travaillez. En attendant, l'essentiel est d'avoir enregistré les heures.
Que faut-il créer en premier ?
Suivez d'abord, organisez ensuite. Aucun projet n'est nécessaire pour lancer un minuteur.
Créer des projets est une étape distincte et plus délibérée, réservée à un Administrateur de l'organisation : ouvrez Paramètres, allez dans Projets et cliquez sur Créer un nouveau projet. Voir Créer un projet pour le temps rapporté.
Déplacer du temps d'un projet à l'autre
Ouvrez l'entrée et changez son champ Projet. Voir Modifier ou supprimer une entrée de temps.
Deux choses peuvent bloquer le déplacement. La personne à qui appartient l'entrée doit être membre du projet de destination, et ni l'ancien ni le nouveau projet ne peuvent être archivés.
Que deviennent les activités quand un projet est archivé
Rien n'arrive aux activités elles-mêmes. Le projet devient inaccessible à ses membres et le temps qui lui a été rapporté disparaît des rapports, sauf si l'option Afficher les archivés est activée dans les filtres du rapport. Restaurer le projet depuis l'archive rend ces entrées à nouveau visibles.
Supprimer un projet est une autre action, et elle est définitive : toutes les activités jamais rapportées à ce projet sont supprimées avec lui, ainsi que les taux de revenu qui y étaient attribués. Il n'y a ni annulation ni restauration entrée par entrée. Voir Peut-on récupérer des activités supprimées ?. Archivez plutôt que de supprimer dès que la trace peut encore compter.