Comment soumettre et approuver des feuilles de temps
Sandtime.io prend en charge un workflow d’approbation léger pour les feuilles de temps.
Comment fonctionne le circuit d’approbation ?
- Les employés soumettent une feuille de temps pour approbation.
- Les administrateurs la vérifient.
- La feuille peut être approuvée ou rejetée.
- Les feuilles approuvées deviennent verrouillées pour conserver la version validée.
Soumettre sa propre feuille de temps
Ouvrez la feuille de la semaine concernée et sélectionnez Soumettre pour approbation dans la section Approbations. La confirmation rappelle que la feuille sera verrouillée une fois approuvée : faites donc vos corrections avant de l’envoyer.
Vous ne pouvez soumettre que votre propre feuille, et seulement si elle n’est ni verrouillée ni déjà en attente de décision. L’absence du bouton signale l’un de ces deux états.
Approuver ou rejeter en tant qu’administrateur
Les demandes en attente apparaissent dans cette même section Approbations, avec les actions Approuver et Rejeter. Chaque décision enregistre qui a demandé, qui a tranché et quand, si bien que la trace survit à la conversation qui l’a produite.
Approbation par e-mail
Les administrateurs peuvent recevoir des e-mails avec des actions rapides telles que :
- approuver,
- rejeter,
- ouvrir la feuille pour une révision complète.
Cela aide lorsque les responsables ne veulent pas ouvrir l’application complète pour chaque approbation simple.
Puis-je modifier une semaine après son approbation ?
Une feuille approuvée est verrouillée : elle ne peut donc pas être modifiée directement. Pour la corriger, envoyez une demande de déverrouillage depuis la feuille verrouillée. L’administrateur la reçoit et, s’il l’accepte, la semaine se déverrouille pour une durée déterminée plutôt qu’indéfiniment. Chacun est notifié du verrouillage, du déverrouillage et du rejet d’une demande.
Cette limite de durée est tout l’intérêt du dispositif : une semaine approuvée puis facturée ne change pas discrètement après coup.
Bon usage
Les approbations sont particulièrement utiles pour le travail client, la préparation de la paie et les flux de validation de type fournisseur, là où une trace de décision claire compte.