Jak oszczędzać czas korzystając z trackera czasu

Wszyscy znamy ten moment, gdy patrzymy na zegar i uświadamiamy sobie, że do terminu projektu zostało już tylko kilka godzin. Zwykle czas nie zniknął: poszedł na drobne rzeczy, których nikt nie liczył. Narzędzie do śledzenia czasu sprawia, że stają się widoczne. Oto jak pomaga zaplanować dzień, zajmować się jednym zadaniem naraz i odzyskać godziny, które dziś przeciekają Ci przez palce.

Czym jest narzędzie do śledzenia czasu pracy?

Narzędzie do śledzenia czasu pracy to aplikacja, która zapisuje, ile czasu poświęcasz na poszczególne zadania i projekty. W najprostszej postaci to timer z etykietą; większość prowadzi też tygodniowy arkusz czasu pracy i zamienia wpisy w raporty.

Narzędzia różnią się tym, co oferują ponad to. Jedne kończą na śledzeniu własnego czasu, inne dodają projekty i klientów, stawki rozliczeniowe, zatwierdzanie w zespole albo fakturowanie. Jeśli pracujesz dla klientów, wybierz takie, które oddziela czas rozliczalny od nierozliczalnego: pokaże, które godziny naprawdę trafiają na fakturę.

Jak działa narzędzie do śledzenia czasu?

Są dwa popularne sposoby zapisywania czasu:

• Timer. Uruchamiasz go na początku zadania i zatrzymujesz albo przełączasz, gdy przechodzisz do innego. Jest dokładny, o ile pamiętasz o przełączaniu.
• Wpis ręczny. Wpisujesz godziny do arkusza po fakcie, na podstawie kalendarza lub notatek. Sprawdza się przy spotkaniach i przy wszystkim, czego zapomniałeś zmierzyć.

Wpisy trafiają potem do raportów według dni, projektów lub klientów, więc widać, gdzie podział się tydzień.

Niektóre produkty rejestrują też aktywność automatycznie: robią zrzuty ekranu, zapisują używane aplikacje albo poziom aktywności. To odpowiedź na inne pytanie, co było na ekranie, i częściej służy pilnowaniu pracowników niż pomaganiu im. Do oszczędzania własnego czasu wystarczy zapis, który prowadzisz sam, i zwykle jest on bardziej uczciwy.

Korzyści z korzystania z narzędzia do śledzenia czasu

• Widzisz, gdzie naprawdę idzie czas. Szacunki własnego tygodnia są zwykle chybione, zapisany tydzień nie.
• Planujesz według rzeczywistych czasów. Gdy wiesz, że miesięczny raport zajmuje trzy godziny, a nie jedną, tak go planujesz.
• Przełączanie się staje się widoczne. Dzień złożony z dwudziestu krótkich wpisów tłumaczy, dlaczego nic nie zostało skończone.
• Godziny rozliczalne przestają uciekać. Krótkie rozmowy i drobne poprawki dla klientów trafiają na fakturę, zamiast przepadać.

Często wystarczy zobaczyć jeden zapisany tydzień, żeby zmienić kolejny.

Jak korzystać z narzędzia do śledzenia czasu

1. Wybierz, co śledzisz. Utwórz kilka projektów zgodnych z tym, jak myślisz o swojej pracy, na przykład po jednym na klienta oraz „administracja” i „nauka”. Im mniej, tym lepiej.
2. Zapisuj na bieżąco. Uruchamiaj timer przy zmianie zadania albo uzupełniaj arkusz na koniec każdego dnia. Codziennie jest lepiej niż raz w tygodniu, bo pamięć szybko się zaciera.
3. Rób cotygodniowy przegląd. Sprawdź sumy w projektach i porównaj je z tym, czego się spodziewałeś.
4. Zmień jedną rzecz. Usuń, skróć, zgrupuj albo przekaż komuś największe zaskoczenie, a potem sprawdź, czy kolejny tydzień wygląda inaczej.

Wskazówki dotyczące śledzenia czasu

1. Trzymaj narzędzie na jedno kliknięcie: w karcie przeglądarki, w aplikacji na komputer albo w telefonie.
2. Jeśli nie chcesz uruchamiać timera, zapisuj, czym się zajmujesz, mniej więcej co 30 minut.
3. Na koniec dnia uzupełnij luki, póki jeszcze je pamiętasz.
4. Oznaczaj, który czas jest rozliczalny, żeby widzieć, jaka część dnia zarabia pieniądze.
5. Raz w tygodniu wybierz czynność, która kosztowała najwięcej przy najmniejszym efekcie, i zaplanuj, jak ją ograniczyć.

Podsumowanie

Narzędzie do śledzenia czasu samo nie oszczędza czasu. Pokazuje, gdzie on idzie, a to pozwala zdecydować, jak wykorzystać go inaczej. Zacznij od prostego zapisu, przeglądaj go co tydzień i zmieniaj jedną rzecz naraz.

Sandtime.io prowadzi taki zapis timerem uruchamianym jednym kliknięciem albo w tygodniowym arkuszu czasu pracy: w przeglądarce, w aplikacjach na komputer i na telefonie. Raporty oddzielają czas rozliczalny od nierozliczalnego w każdym projekcie, bez zrzutów ekranu i śledzenia aktywności, a całość jest darmowa dla nieograniczonej liczby użytkowników, więc możesz dołączyć zespół, gdy będziesz gotowy.