Comment gagner du temps avec un suivi du temps

Nous connaissons tous ce moment où l’on regarde l’horloge et où l’on réalise qu’il ne reste plus que quelques heures pour un projet qui arrive bientôt à échéance. En général, le temps ne s’est pas volatilisé : il est parti dans de petites choses que personne n’a comptées. Un outil de suivi du temps rend ces choses visibles. Voici comment il vous aide à organiser votre journée, à rester sur une tâche à la fois et à récupérer les heures que vous perdez aujourd’hui.

Qu’est-ce qu’un outil de suivi du temps ?

Un outil de suivi du temps est une application qui enregistre le temps que vous consacrez à chaque tâche ou projet. Dans sa forme la plus simple, c’est un minuteur avec un libellé ; la plupart tiennent aussi une feuille de temps hebdomadaire et transforment vos saisies en rapports.

Les outils diffèrent par ce qu’ils ajoutent. Certains s’en tiennent au suivi personnel ; d’autres ajoutent les projets et les clients, les taux facturables, l’approbation en équipe ou la facturation. Si vous travaillez pour des clients, choisissez-en un qui sépare le temps facturable du temps non facturable : il montre lesquelles de vos heures arrivent réellement sur une facture.

Comment fonctionne un outil de suivi du temps ?

Il existe deux façons courantes d’enregistrer le temps :

• Le minuteur. Lancez-le au début d’une tâche et arrêtez-le, ou changez de tâche, quand vous passez à autre chose. Précis, à condition de penser à changer.
• La saisie manuelle. Entrez les heures après coup dans une feuille de temps, à partir de votre agenda ou de vos notes. Pratique pour les réunions et pour tout ce que vous avez oublié de chronométrer.

Les saisies sont ensuite regroupées en rapports par jour, projet ou client, pour voir où est passée la semaine.

Certains produits enregistrent aussi l’activité automatiquement, avec des captures d’écran, les applications utilisées ou le niveau d’activité. Cela répond à une autre question, ce qui était affiché à l’écran, et sert plus souvent à surveiller les employés qu’à les aider. Pour gagner votre propre temps, un relevé que vous tenez vous-même suffit, et il est généralement plus honnête.

Les avantages d’utiliser un outil de suivi du temps

• Vous voyez où passe vraiment le temps. Les estimations de sa propre semaine sont notoirement fausses ; une semaine enregistrée ne l’est pas.
• Vous planifiez avec des durées réelles. Une fois que vous savez qu’un rapport mensuel prend trois heures et non une, vous le planifiez ainsi.
• Les changements de tâche deviennent visibles. Une journée de vingt saisies courtes explique pourquoi rien n’a été terminé.
• Les heures facturables ne fuient plus. Les appels rapides et les petites corrections pour les clients arrivent sur la facture au lieu de disparaître.

Souvent, voir une semaine écrite suffit à changer la suivante.

Comment utiliser un outil de suivi du temps

1. Choisissez ce que vous suivez. Créez quelques projets qui correspondent à votre façon de voir votre travail, par exemple un par client plus « administratif » et « formation ». Moins il y en a, mieux c’est.
2. Enregistrez au fil de l’eau. Lancez le minuteur quand vous changez de tâche, ou remplissez votre feuille de temps en fin de journée. Chaque jour vaut mieux que chaque semaine, car la mémoire s’efface vite.
3. Faites le point chaque semaine. Regardez les totaux par projet et comparez-les à ce que vous attendiez.
4. Agissez sur un seul constat. Supprimez, raccourcissez, regroupez ou déléguez la plus grosse surprise, puis vérifiez si la semaine suivante change.

Conseils pour le suivi du temps

1. Gardez l’outil à un clic : un onglet du navigateur, l’application de bureau ou votre téléphone.
2. Si vous préférez ne pas lancer de minuteur, notez ce que vous faites toutes les 30 minutes environ.
3. En fin de journée, comblez les trous tant que vous vous en souvenez.
4. Indiquez quel temps est facturable, pour voir quelle part de votre journée rapporte de l’argent.
5. Une fois par semaine, choisissez l’activité qui a coûté le plus pour le moins de résultat et prévoyez de la réduire.

En conclusion

Un outil de suivi du temps ne fait pas gagner de temps à lui seul. Il montre où va le temps, et c’est ce qui vous permet de décider de l’employer autrement. Commencez par un relevé simple, revoyez-le chaque semaine et changez une chose à la fois.

Sandtime.io tient ce relevé avec un minuteur en un clic ou une feuille de temps hebdomadaire, dans le navigateur, dans les applications de bureau et sur votre téléphone. Les rapports séparent le temps facturable et non facturable pour chaque projet, sans captures d’écran ni suivi de l’activité, et c’est gratuit pour un nombre illimité d’utilisateurs : vous pourrez embarquer votre équipe quand vous serez prêt.