Verrouillage
Le verrouillage d’une feuille de temps empêche toute modification ultérieure de ses entrées. Une fois verrouillée, les membres de l’équipe ne peuvent pas ajouter, modifier ou supprimer des activités pour cette période sans demander un déverrouillage approuvé par un Administrateur.
Le verrouillage protège les données finalisées avant le traitement de la paie, la facturation client ou l’audit.
Verrouillage manuel vs. automatique
Sandtime.io propose deux modes de verrouillage :
- Verrouillage manuel - Un administrateur verrouille les feuilles de temps individuelles lorsque les données sont complètes et correctes.
- Verrouillage automatique - L’organisation peut configurer un verrouillage automatique à un moment précis après la clôture de la période de paie - par exemple, chaque lundi à 9h pour la semaine précédente.
Les deux modes produisent le même état verrouillé. La différence réside dans la personne qui en prend l’initiative.
Comment verrouiller et déverrouiller
Pour verrouiller une feuille de temps, accédez à la vue de feuille de temps du membre et utilisez l’action de verrouillage. Pour la déverrouiller, un Administrateur ouvre la période directement, ou approuve une demande envoyée par une personne qui ne le peut pas. Cette procédure conserve une trace de la raison pour laquelle la feuille a été rouverte.
Pour des instructions complètes, consultez Verrouiller et déverrouiller les feuilles de temps.
Pourquoi le verrouillage est important
- Exactitude de la paie - Empêche les modifications après coup qui créeraient des écarts entre les enregistrements approuvés et la paie réelle.
- Piste d’audit - Les feuilles de temps verrouillées sont des instantanés stables. Toute modification après approbation est enregistrée comme un événement de déverrouillage.
- Confiance des clients - Les factures générées depuis des feuilles de temps verrouillées ne peuvent pas être compromises par des modifications ultérieures.
Relation avec l’approbation
Le verrouillage et l’approbation sont liés mais distincts. L’approbation est une revue formelle (un responsable valide la feuille de temps). Le verrouillage est un contrôle technique (le système empêche les modifications). Une organisation peut utiliser les deux, l’un ou l’autre, ou aucun, selon son processus.
Termes associés
Les verrous s’appliquent aux feuilles de temps, sont gérés par les administrateurs et les administrateurs de projet, et fonctionnent avec le workflow d’approbation.