Czym jest Kadromierz? Funkcje, cennik i zastosowanie

Kadromierz to polski system zarządzania czasem pracy, który łączy dyspozycyjność pracowników, planowanie zmian, rejestrację obecności, wnioski urlopowe, porównanie planu z wykonaniem i ewidencję gotową dla płac. Menedżerowie planują pracę, zapisują wejścia i wyjścia, rozliczają wyjątki, a następnie eksportują dane do polskich systemów kadrowo-płacowych.

Weryfikacja informacji: 15 września 2026 roku. Funkcje i ceny sprawdziliśmy na oficjalnej stronie produktu i stronie cennika Kadromierza.

Dla przejrzystości: Sandtime.io publikuje ten przewodnik i oferuje ewidencję czasu projektowego. Kadromierz nie jest powiązany z Sandtime.io.

W skrócie

• Kadromierz zaczyna od zmiany: planuje pracę, rejestruje obecność, rozlicza urlopy i różnice w czasie, a następnie przygotowuje ewidencję dla płac.
• Pasuje do zespołów pracujących zmianowo: restauracje, hotele, handel, ochrona zdrowia, logistyka i inne organizacje ze zmiennymi grafikami to najbardziej oczywiste zastosowania.
• Nie jest przede wszystkim ewidencją kliencką: agencje i firmy konsultingowe raportujące godziny, stawki i pracę rozliczaną z klientami według projektu potrzebują innego rodzaju ewidencji, którą Sandtime.io prowadzi bezpłatnie dla nieograniczonej liczby użytkowników.
• Pakiety przy płatności rocznej: „Planuję czas pracy” kosztuje 12,99 zł netto miesięcznie za pracownika, „Planuję i rozliczam” 15,99 zł, a Pakiet premium 19,99 zł. Rejestracja czasu pracy i eksporty do systemów kadrowo-płacowych zaczynają się od drugiego pakietu.

Jaki problem rozwiązuje Kadromierz?

Kadromierz wypełnia operacyjną lukę między grafikiem a listą płac. Menedżer musi wiedzieć, kto miał pracować, kto faktycznie przyszedł, co się zmieniło, jak urlopy i nadgodziny wpłynęły na zapis oraz które zatwierdzone godziny powinny trafić do płac. Oficjalna strona Kadromierza przedstawia te zadania jako jeden połączony system.

Ten główny obszar ma znaczenie. „Ewidencja czasu” może oznaczać zarówno zdarzenie obecności, jak i wpis projektowy, ale te zapisy wspierają inne decyzje:

• czas obecności służy do obsady zmian, potwierdzania obecności, uzgadniania ewidencji czasu pracy i przygotowania płac;
• czas projektowy służy do raportowania dla klientów, określania statusu rozliczeniowego, stosowania stawek, zatwierdzania oraz analizy kosztu i przychodu.

Kadromierz opiera się na pierwszym zapisie. Produkt projektowy taki jak Sandtime.io opiera się na drugim.

Przykład zmienionej zmiany pokazuje tę różnicę. Grafik może początkowo przewidywać osiem godzin, ale zamiana, spóźnienie, wniosek urlopowy lub nadgodziny zmieniają końcową ewidencję. Użytecznym wynikiem nie jest tylko liczba godzin. Potrzebny jest uzgodniony zapis tego, co zaplanowano, co się wydarzyło, skąd wzięła się różnica i jakie dane powinny trafić do płac.

Jak działa proces w Kadromierzu?

Proces zaczyna się jeszcze przed wejściem pracownika:

1. Zbieranie dyspozycyjności i planowanie zmian. Menedżerowie mogą tworzyć grafiki, obsadzać otwarte zmiany i obsługiwać zamiany.
2. Rejestrowanie wejść i wyjść. Dostawca wymienia kody QR, PIN, aplikację mobilną, GPS i potwierdzenie zdjęciem.
3. Uzgadnianie planu z wykonaniem. Urlopy, nieobecności, zmienione godziny i nadgodziny stają się częścią ewidencji czasu pracy.
4. Przygotowanie danych dla płac. Kadromierz wymienia eksporty XLS, CSV i PDF oraz obsługę polskich systemów kadrowo-płacowych, w tym Comarch, Sage, Enova i R2Płatnik.

Sekwencja od grafiku przez obecność do płac jest najważniejszą ideą produktu. Ogranicza konieczność odtwarzania danych płacowych z osobnego grafiku, rejestratora i wniosków urlopowych.

Co zmienia się na każdym etapie?

Grafik jest planem. Rejestracja obecności dodaje potwierdzenie. Rozliczenie zamienia wyjątki w ewidencję, którą można wyjaśnić, a zatwierdzenie sprawia, że ten zapis nadaje się do dalszego wykorzystania. Dlatego rzetelna ocena produktu powinna przeprowadzić tę samą zmianę przez wszystkie cztery etapy, a nie kończyć się po poprawnym ułożeniu grafiku.

• Przed zmianą: sprawdź, czy dyspozycyjność, zapotrzebowanie na obsadę, otwarte zmiany i zamiany prowadzą do grafiku, który pracownicy mogą wykonać.
• W trakcie zmiany: przetestuj wybraną metodę wejścia i wyjścia w miejscach, w których pracownicy rzeczywiście pracują.
• Po zmianie: dodaj spóźnienie, nieobecność, zmienioną zmianę i nadgodziny, aby zobaczyć, jak menedżer rozlicza wyjątki.
• Przy przekazaniu do płac: potwierdź, że zatwierdzony wynik zawiera pola i poziom szczegółowości oczekiwane przez zespół płacowy.

Kto korzysta z poszczególnych części procesu?

Pracownicy przekazują dyspozycyjność, sprawdzają przydzieloną pracę, korzystają z wybranej metody rejestracji i składają wnioski urlopowe. Menedżerowie tworzą na tej podstawie grafiki i rozliczają różnicę między planem a wykonaniem. Specjaliści ds. kadr lub płac sprawdzają wynikową ewidencję i ją eksportują. Test z udziałem wszystkich trzech grup mówi więcej niż prezentacja tylko dla menedżera, ponieważ wygodny grafik nadal może prowadzić do trudnego rozliczenia płac.

Które funkcje Kadromierza są ważne przy wyborze?

Najważniejsze możliwości opisane na oficjalnej stronie produktu nie są osobnymi punktami listy. Łączą kolejne etapy ewidencji pracowniczej:

• grafiki oparte na zapotrzebowaniu i dyspozycyjności;
• otwarte zmiany i zamiany zmian;
• rejestrację wejść i wyjść przez QR, PIN, urządzenie mobilne, GPS lub zdjęcie;
• elektroniczne wnioski urlopowe i limity nieobecności;
• porównanie planu z wykonaniem, nieobecności i bilans nadgodzin;
• eksport ewidencji czasu pracy do przygotowania płac.

Testuj połączony scenariusz, a nie osobne funkcje

Lista funkcji nie pokazuje, czy przekazanie danych między etapami działa. Przygotuj tydzień testowy z konfliktem dyspozycyjności, otwartą zmianą, zamianą, jednym wnioskiem urlopowym, jednym brakującym lub spóźnionym odbiciem i korektą nadgodzin. Następnie poproś menedżera o zamknięcie tygodnia, a specjalistę płacowego o sprawdzenie eksportu. Taki test szybciej ujawnia podwójne wpisywanie danych, niejasną odpowiedzialność i granice pakietu niż klikanie po pustym koncie.

Osobnego testu wymaga metoda rejestracji obecności. QR, PIN, aplikacja mobilna, GPS i zdjęcie dostarczają różnego rodzaju potwierdzeń oraz wiążą się z innymi skutkami praktycznymi i dotyczącymi prywatności. Najbardziej rozbudowana metoda nie musi być najlepsza. Wybierz najprostszą, która dostarcza dowód naprawdę potrzebny organizacji, a następnie ustal, kto może go sprawdzać i korygować.

Kadromierz i ewidencja projektowa odpowiadają na inne pytania

• Punkt wyjścia

  Zapis w Kadromierzu

  Zaplanowana zmiana i obecność

  Zapis projektowy

  Klient, projekt i aktywność

• Rejestracja

  Zapis w Kadromierzu

  Wejście przez QR, PIN, aplikację, GPS lub zdjęcie

  Zapis projektowy

  Minutnik lub ręczny wpis czasu projektowego

• Weryfikacja

  Zapis w Kadromierzu

  Plan i wykonanie, urlopy, nieobecności, nadgodziny

  Zapis projektowy

  Kompletność, zatwierdzenie, stawki i status rozliczeniowy

• Wynik

  Zapis w Kadromierzu

  Ewidencja czasu pracy dla płac

  Zapis projektowy

  Raporty klientów i projektów, koszt oraz przychód

Zrzut zwraca też uwagę na ważne pytanie zakupowe: kto odpowiada za ostateczne zatwierdzenie? System może obliczyć sumy, ale organizacja nadal potrzebuje jasnych zasad dotyczących nierozliczonych nieobecności, brakujących odbić, ręcznych korekt i momentu, w którym okres jest gotowy do przekazania do płac.

Ile kosztuje Kadromierz?

15 września 2026 roku oficjalny cennik Kadromierza pokazywał trzy różne pakiety przy płatności rocznej. To nie są trzy ceny za ten sam zakres produktu.

Pakiety Kadromierza przy płatności rocznej

• Planuję czas pracy

  Cena netto miesięcznie za pracownika

  12,99 zł

  Zakres pakietu

  Grafiki, dyspozycyjność, aplikacja mobilna pracownika, elektroniczne wnioski urlopowe i porównanie planu z wykonaniem. Rejestracja czasu pracy i eksporty do systemów kadrowo-płacowych zaczynają się w kolejnym pakiecie.

• Planuję i rozliczam

  Cena netto miesięcznie za pracownika

  15,99 zł

  Zakres pakietu

  Dodaje rejestrację wejść i wyjść przez aplikację, QR, PIN, GPS lub zdjęcie oraz eksporty do Comarch, Sage, Enova i R2Płatnika. Automatyczne układanie grafików i wybrane analizy operacyjne zaczynają się w Pakiecie premium.

• Pakiet premium

  Cena netto miesięcznie za pracownika

  19,99 zł

  Zakres pakietu

  Pakiet dla dużych przedsiębiorstw i sieci, obejmujący automatyczne układanie grafików, monitorowanie %COL i SPMH, prognozę sprzedaży oraz kwartalne konsultacje z opiekunem klienta.

Strona informowała też o 14-dniowym okresie próbnym bez karty płatniczej i dwóch darmowych miesiącach przy płatności rocznej. Przed zakupem sprawdź na stronie dostawcy zakres pakietów, podatki i warunki umowy.

Jak porównywać pakiety?

Zacznij od granicy procesu, a nie od najniższej ceny w nagłówku. Zespół, który potrzebuje tylko grafików, dyspozycyjności, wniosków urlopowych i porównania planu z wykonaniem, może oceniać pakiet podstawowy. Jeśli potrzebuje również rejestracji obecności i eksportów do płac, powinien rozpocząć porównanie od pakietu środkowego. Automatyczne układanie grafików i nazwane wskaźniki operacyjne należą do Pakietu premium.

Opublikowany przedział cen przy płatności rocznej wynosi od 12,99 do 19,99 zł netto miesięcznie za pracownika. Aby zamienić go w realistyczny budżet, sprawdź, którzy pracownicy podlegają rozliczeniu, jak traktowane są osoby sezonowe lub nieaktywne, czy wdrożenie albo integracje kosztują dodatkowo, jakie zobowiązanie roczne obowiązuje i jakie podatki należy doliczyć. Te odpowiedzi mogą mieć większe znaczenie niż 7 zł różnicy między pokazanymi pakietami.

Dla kogo Kadromierz jest najlepszym wyborem?

Kadromierz powinien trafić na krótką listę, gdy grafiki się zmieniają, a organizacja musi uzgadniać planowaną pracę z obecnością w zakładzie lub w terenie. Oficjalna strona wskazuje między innymi restauracje, hotele, handel, ochronę zdrowia, logistykę i produkcję.

Najlepsze dopasowanie ma trzy cechy:

1. menedżerowie publikują lub modyfikują grafiki pracowników;
2. firma potrzebuje wiarygodnych zapisów wejść i wyjść;
3. płace zależą od rozliczenia urlopów, nieobecności i nadgodzin względem planu.

Agencja może nadal używać Kadromierza do ewidencji pracowniczej, ale sama obecność nie wyjaśnia, którego klienta dotyczyła praca ani czy dana godzina była rozliczana z klientem. Do tego może być potrzebna druga karta czasu pracy, skoncentrowana na projektach i objęta procesem zatwierdzania.

Dwa częste rodzaje dopasowania

Najbardziej oczywisty przypadek użycia Kadromierza to zakład lub organizacja ze zmienną obsadą: menedżerowie muszą ułożyć wykonalny grafik, pracownicy potwierdzić obecność, a zespół płacowy otrzymać rozliczone godziny. Przykłady branż na oficjalnej stronie odpowiadają temu schematowi, choć właściwa metoda rejestracji może być inna w każdym miejscu pracy.

Mniej pełne dopasowanie występuje w firmie, której pytania biznesowe zaczynają się tam, gdzie kończy się obecność. Agencja lub firma konsultingowa może potrzebować ewidencji pracowniczej, ale musi też wiedzieć, który projekt pochłonął czas, czy praca była rozliczana z klientem, jaka stawka obowiązywała i czy raport dla klienta jest kompletny. W takim przypadku oceń ewidencję czasu dla agencji programistycznych jako osobny proces, zamiast zmuszać ewidencję obecności do wykonywania obu zadań.

Co sprawdzić przed wyborem Kadromierza?

Najważniejszym ograniczeniem nie musi być brak funkcji. Jest nim granica zapisu. Podczas okresu próbnego zapytaj:

• Czy wynikowa ewidencja wyjaśnia rentowność klienta, czy tylko obecność i dane dla płac?
• Które metody rejestracji obecności są właściwe w świetle celu, zasad prywatności i prawa pracy?
• Które możliwości należą do wybranego pakietu, a które wymagają konfiguracji lub integracji?
• Czy eksport odpowiada rzeczywistemu systemowi płacowemu i procesowi kontroli przed naliczeniem wynagrodzeń?
• Czy pracownicy biurowi, zdalni, projektowi i zmianowi potrzebują tego samego sposobu pracy?

Jak przeprowadzić użyteczny test?

1. Odtwórz reprezentatywny tydzień. Uwzględnij rzeczywiste role, miejsca pracy, ograniczenia dyspozycyjności i zmiany grafiku, które utrudniają planowanie.
2. Użyj docelowych metod rejestracji. Nie testuj aplikacji mobilnej ani GPS wyłącznie przy biurku, jeśli pracownicy zwykle wykonują pracę gdzie indziej.
3. Celowo utwórz wyjątki. Dodaj urlop, spóźnienie, brak rejestracji, nadgodziny i skorygowaną zmianę, aby osoby weryfikujące zobaczyły pełną ścieżkę zmian.
4. Zakończ w dziale płac. Poproś osobę odpowiedzialną za płace o ocenę eksportu, a nie tylko sum widocznych na ekranie.

Przed rozpoczęciem testu uzgodnij kryteria sukcesu: czas potrzebny do ułożenia grafiku, liczbę korekt, zrozumiałość procesu dla pracowników, czas zamknięcia okresu oraz możliwość wykorzystania eksportu bez odtwarzania go w arkuszu kalkulacyjnym.

Sandtime.io nie należy przedstawiać jako zamiennika tych funkcji obecnościowych. Nie oferuje planowania zmian, odbijania wejść i wyjść, obecności GPS, potwierdzania zdjęciem, geofencingu ani zarządzania urlopami. Obejmuje ewidencję czasu projektowego, karty czasu pracy, stawki, zatwierdzanie i raporty.

Jakie alternatywy dla Kadromierza warto rozważyć?

Zacznij od powodu, dla którego Kadromierz znalazł się na liście. Przewodnik po 34 polskich aplikacjach rozdziela czas projektowy i kliencki, obecność i grafiki oraz szersze systemy kadrowo-płacowe.

Kiedy dwie ewidencje mają sens?

Dwa systemy mogą być uzasadnione, jeśli każdy z nich ma jasno określoną rolę źródła prawdy. Kadromierz może pozostać ewidencją obecności i danych dla płac, a aplikacja projektowa przechowywać klientów, projekty, stawki, status rozliczeniowy, zatwierdzenia i raporty. Przed wdrożeniem obu ustal, jaki identyfikator pracownika i okres raportowania je łączy, kto wyjaśnia rozbieżności oraz które sumy mogą zasadnie się różnić. Takie krótkie ustalenie operacyjne zapobiega sytuacji, w której dwie poprawne ewidencje wyglądają na sprzeczne.

Jeśli brakuje raportowania projektów i klientów, zespół może wypróbować Sandtime.io bezpłatnie dla nieograniczonej liczby użytkowników bez zmiany systemu obecności. Przetestuj jeden rzeczywisty cykl raportowania, zachowaj osobne ewidencje i sprawdź, czy każda z nich odpowiada na właściwe pytania. Przewodnik po polskich aplikacjach będzie lepszym kolejnym krokiem, jeśli na liście nadal są systemy obecnościowe, kadrowe i płacowe.

Najczęstsze pytania o Kadromierz

Czy Kadromierz jest aplikacją do ewidencji czasu?

Tak, ale jego głównym modelem jest ewidencja czasu pracy: grafiki, obecność, urlopy, porównanie planu z wykonaniem i przygotowanie danych dla płac. To inny zapis niż minutnik projektowy oparty na klientach, stawkach i pracy rozliczanej z klientami.

Czy Kadromierz obsługuje rejestrację obecności z GPS?

Tak. Kadromierz wymienia GPS i potwierdzanie zdjęciem obok kodów QR, PIN-u i aplikacji mobilnej. Kupujący powinni wybrać metodę odpowiadającą celowi, zespołowi i obowiązującym zasadom prywatności.

Czy Kadromierz obsługuje urlopy?

Tak. Publiczne strony produktu i cennika wymieniają elektroniczne wnioski urlopowe oraz limity nieobecności jako część połączonego procesu ewidencji czasu pracy.

Czy Kadromierz przygotowuje dane dla płac?

Tak. Kadromierz wymienia eksporty ewidencji w formatach XLS, CSV i PDF oraz obsługę kilku polskich systemów kadrowo-płacowych. Dokładny sposób przekazania danych warto potwierdzić z zespołem płacowym podczas testu.

Czy Kadromierz jest bezpłatny?

Publiczny cennik reklamuje 14-dniowy okres próbny bez karty płatniczej. Ceny przy płatności rocznej wynoszą od 12,99 do 19,99 zł netto miesięcznie za pracownika, zależnie od wybranego pakietu.

Czy Sandtime.io w pełni zastępuje Kadromierz?

Nie. Sandtime.io ma znaczenie, gdy potrzebny jest czas projektowy i kliencki, zatwierdzanie, stawki, raporty i eksporty. Nie oferuje grafików zmianowych, rejestracji obecności, GPS ani zarządzania urlopami.

Czy firma może używać Kadromierza i Sandtime.io równocześnie?

Tak. Organizacja zmianowa, która rozlicza też klientów według projektów, może potrzebować ewidencji obecności dla płac i ewidencji projektowej do raportowania dla klientów. Przetestuj rzeczywisty tydzień, zanim zdecydujesz, czy dwa systemy są uzasadnione.