Suivi du temps pour votre entreprise

Suivi du temps pour les assistants virtuels

Les assistants virtuels travaillent pour plusieurs clients simultanément - administration, e-mail, planification, recherche, réseaux sociaux - mais quand les heures ne sont pas enregistrées ou se mélangent entre clients, les factures sont inexactes, les feuilles de temps spécifiques au client sont impossibles à générer et les dérives de périmètre restent non facturées. Sandtime.io vous permet d’enregistrer le temps par client et tâche depuis n’importe quel appareil, suit les heures de retainer et de forfait en temps réel et vous fournit des feuilles de temps claires prêtes pour les clients avant chaque facture.

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Assistants virtuels : pourquoi choisir Sandtime.io

Suivez le temps par client et tâche

Donnez à chaque client son propre projet et indiquez la tâche dans l’intitulé de la saisie - gestion des e-mails, agenda, recherche, réseaux sociaux, comptabilité ou administratif - au fil de l’eau. Vous savez exactement combien de temps coûte chaque client avant l’envoi de la facture.

Surveillez les heures au forfait et les heures du package

Voyez combien d’heures chaque client sous retainer ou forfait a consommé. Sachez quand un client approche ses heures incluses avant que cela ne devienne une conversation, et détectez les dérives de périmètre avant qu’elles ne restent non facturées.

Générez des feuilles de temps prêtes pour les clients

À la fin de chaque période de facturation, obtenez les relevés de temps par projet et par période. Sans reconstruire la semaine à partir de l’historique du navigateur et de l’agenda pour justifier la facture.

Connaissez votre taux réel par client

Voyez combien d’heures chaque client et type de tâche prend réellement. Connaissez votre taux effectif réel chez différents clients et utilisez ces données pour tarifer avec précision les futurs retainers et forfaits.

Cas d’usage courants

  • Enregistrez le temps par client et tâche au fil de la journée de travail
  • Surveillez les heures au forfait par rapport à ses limites en temps réel
  • Suivre le temps de plusieurs clients actifs sans mélanger les heures
  • Extrayez des feuilles de temps spécifiques au client pour une facturation mensuelle précise
  • Séparez le travail client facturable de l’administration et de l’intégration non facturables
  • Exportez les données de temps par client pour les rapports mensuels et les revues de forfait

Fonctionnalités clés

Minuteurs en un clic

Commencez à chronométrer quand une tâche commence et arrêtez quand vous passez à autre chose. Un clic enregistre chez le bon client et tâche sans interrompre votre concentration.

Saisie de temps rétroactive

Ajoutez n’importe quelle tâche après coup avec une note. Rien n’est perdu parce que vous étiez plongé dans une boîte mail client ou en appel.

Plusieurs clients simultanément

Lancez des minuteurs séparés pour plusieurs clients actifs simultanément. Chaque client est suivi indépendamment, de sorte que les heures ne se croisent jamais entre les comptes.

Export et rapports

Générez des rapports de temps par projet ou par période. Exportez en CSV pour la facturation, les revues de forfait ou les rapports client.

Modèles gratuits pour ce processus

Utilisez dès maintenant un fichier pratique, puis passez à Sandtime.io lorsque la collecte, l’approbation, le verrouillage et la création de rapports deviennent une tâche récurrente.

Feuilles de temps quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles

Commencez par une feuille de temps quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle modifiable tant qu’un simple fichier suffit au processus.

Liste de contrôle pour l’intégration du client et la mise en place du projet

Confirmez avant le début du travail les décisions relatives au client, au périmètre, à la facturation, à la communication, aux accès, au staffing, au suivi du temps, aux risques et à la préparation.

Suivi du budget projet et des heures facturables

Suivez les heures budgétées, la valeur facturable, le coût du travail et le budget restant du projet dans un classeur Excel avec formules.

Feuille de rapprochement des factures et des feuilles de temps

Comparez les heures approuvées et les taux convenus aux lignes de facture, aux ajustements, aux montants finaux et aux justificatifs.

Journal de temps projet

Enregistrez qui a travaillé sur un projet et pendant combien de temps, avec des heures totales, facturables et non facturables automatiques.

Rapport d’avancement hebdomadaire

Partagez ce qui est fait, en cours, prévu ensuite et bloqué dans un rapport hebdomadaire simple et reproductible.

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Coût

La dépense associée aux heures de travail des employés. Calculée en multipliant le temps par les taux de coût.

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Créer un projet pour le temps rapporté

Créez des projets sur lesquels les utilisateurs peuvent déclarer du temps, marquez-les comme facturables ou non et gardez des rapports clairs.

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Rapports personnalisés

Rapports définis par l’utilisateur avec des regroupements, métriques et filtres flexibles. Répondent à des questions spécifiques.

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Choisissez la meilleure étape suivante

Utilisez ce workflow comme point de départ, puis passez à la page qui répond à la question d’achat suivante - preuve business, adéquation produit, tarification ou démarrage immédiat.

Commencer avec un modèle de feuille de temps

Téléchargez gratuitement une feuille de temps quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle au format Excel ou PDF lorsqu’un simple fichier est le bon point de départ.

Calculez les heures facturables perdues

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