Śledzenie czasu pracy dla organizatorów wydarzeń
Organizatorzy wydarzeń pracują na etapach koncepcji, poszukiwania miejsca, koordynacji dostawców, logistyki i realizacji na miejscu - często przy stałych wynagrodzeniach, gdzie rzeczywisty koszt czasowy jest niewidoczny aż do zakończenia wydarzenia. Bez dokładnych rejestrów czasu wydarzenia ryczałtowe cicho pochłaniają marżę, zmiany zakresu pozostają nieuwzględnione w cenie, a kolejna wycena to znowu zgadywanka. Sandtime.io pozwala rejestrować czas według wydarzenia i fazy podczas pracy, śledzi godziny względem szacunków honorarium w czasie rzeczywistym i daje dane do wyceniania przyszłych wydarzeń na podstawie tego, ile planowanie naprawdę zajmuje.
Organizatorzy wydarzeń - dlaczego wybierają Sandtime.io
Śledź czas według wydarzenia i fazy
Przypisuj każdą godzinę do właściwego wydarzenia i fazy - koncepcja, poszukiwanie miejsca, koordynacja dostawców, logistyka, obsługa na miejscu i podsumowanie - podczas pracy. Wiedz dokładnie, ile każde wydarzenie kosztuje w czasie, zanim wyślesz ostateczną fakturę.
Poznaj swoją rzeczywistą stawkę przy wydarzeniach ryczałtowych
Zobacz, ile godzin pochłonęło wydarzenie ryczałtowe. Poznaj swoją rzeczywistą efektywną stawkę przy projektach z opłatą stałą i używaj realnych danych do wyceniania przyszłych wydarzeń - nie pamięci i optymizmu z ostatniego razu.
Porównuj godziny z wyceną
Raport pogrupowany według projektu pokazuje, ile godzin pochłonęło do tej pory każde wydarzenie. Porównaj je z liczbą godzin założoną w wycenie i sygnalizuj zmiany zakresu, póki jest jeszcze czas na nową wycenę.
Fakturuj bez odtwarzania tygodnia
Pobieraj gotowe do fakturowania dzienniki czasu według wydarzenia lub klienta na końcu każdej fazy lub projektu. Koniec z odtwarzaniem rozmów z dostawcami, wizyt na miejscu i godzin koordynacji z kalendarza i skrzynki odbiorczej.
Jak organizator wydarzeń rejestruje czas na każde wydarzenie
Organizator wydarzeń konfiguruje Sandtime.io z projektem dla każdego wydarzenia, podzielonym na fazy, takie jak koncepcja, koordynacja dostawców i realizacja na miejscu, gdy honorarium obejmuje kilka etapów. Zapisywanie w nim rozmów, wizyt w obiektach i godzin w dniu wydarzenia pokazuje rzeczywistą stawkę godzinową przy stałej cenie i daje prawdziwe liczby do kolejnej wyceny.
- Otwórz projekt, gdy wydarzenie zostanie zarezerwowaneNazwij go nazwą klienta i datą wydarzenia, a projekty dla faz dodawaj tylko przy wydarzeniach na tyle dużych, że ich potrzebują. Prezentacje i oferty dla wydarzeń, których jeszcze nie masz, trafiają do projektu niepłatnego.
- Zaproś freelancerów i asystentów do wydarzeniaZaproś asystentów na miejscu i koordynatorów freelancerów jako Użytkowników i przypisz ich tylko do tego wydarzenia. Nie ma opłat za użytkownika, więc zespół powiększony na duży weekend nic dodatkowo nie kosztuje.
- Zapisuj w biegu, a potem uzupełniaj lukiUruchamiaj timery w aplikacji na telefon podczas wizyt w obiektach i w dniu wydarzenia, a rozmowy i e-maile z dostawcami dodawaj później z godziną rozpoczęcia i zakończenia. Wykrywanie nakładających się wpisów oznacza wpis, który koliduje z innym.
- Podsumuj wydarzenie raportemPo wydarzeniu pogrupuj raport według projektu i członka, aby zobaczyć łączne godziny na każdą fazę i osobę. Wyeksportuj go do Excela lub CSV do faktury końcowej albo do wyceny kolejnego wydarzenia tej samej wielkości.
Krok po kroku w centrum pomocy: zaproś zespół z odpowiednią rolą, zatwierdź tydzień z e-maila i włącz automatyczne blokowanie.
Typowe przypadki użycia
- Rejestruj czas według wydarzenia i fazy w miarę postępu planowania
- Śledź oddzielnie koordynację dostawców, wizyty na miejscu i spotkania z klientem
- Poznaj efektywną stawkę godzinową przy wydarzeniach ryczałtowych i dniówkowych
- Monitoruj godziny względem szacunków honorarium, aby wcześnie wykryć zmiany zakresu
- Pobieraj podsumowania rozliczeniowe według klienta lub wydarzenia na końcu każdej fazy
- Oddziel rozliczalne prace planistyczne od nierozliczalnych ofertowania i administracji
Kluczowe funkcje
Timery jednym kliknięciem
Rozpocznij mierzenie czasu, gdy zadanie się zaczyna, i zatrzymaj, gdy przechodzisz do następnego. Jedno kliknięcie rejestruje czas w odpowiednim wydarzeniu i fazie bez przerywania przepływu pracy.
Wsteczne wprowadzanie czasu
Dodaj rozmowy z dostawcami, wizyty na miejscu lub godziny koordynacji po fakcie z notatką. Żadna praca nie przepadnie, bo byłeś na miejscu lub żonglowałeś wieloma wydarzeniami.
Wiele wydarzeń jednocześnie
Śledź jednocześnie wiele aktywnych wydarzeń. Przełączaj się między klientami bez utraty czasu na żadnym z nich.
Eksport i raporty
Twórz raporty czasu według projektu lub zakresu dat. Eksportuj do CSV na potrzeby fakturowania, raportów dla klienta lub wyceny przyszłych zleceń.
Gdzie kończy się Sandtime.io
Lepiej wiedzieć o tym, zanim zaprosisz zespół. Oto braki, o które w tej branży pyta się najczęściej.
- Bez fakturowaniaSandtime.io nie wystawia faktur. Szablon raportu Faktury zestawia czas, stawkę, przychód netto, podatek i sumę dla każdego projektu, a Ty eksportujesz go do Excela lub CSV dla swojego programu do fakturowania.
- Bez budżetów projektówNie ma pola budżetu ani alertów o jego przekroczeniu. Raport pogrupowany według projektu pokazuje dotychczasowe godziny, koszt i przychód, a z wyceną porównujesz je samodzielnie.
- Przypomnienie to cotygodniowy e-mailPrzypomnienie o uzupełnieniu arkusza to jeden e-mail wysyłany w piątek o 18:00, gdy automatyczne blokowanie jest włączone. Domyślnie jest wyłączone, więc każdy członek zespołu włącza je w swoich ustawieniach powiadomień.
Odkrywaj dalej
Przejdź do najbardziej trafnych stron Sandtime.io związanych z tym tematem.
Jak raportować przerwy i czas nierozliczany
Sandtime.io nie ma osobnego timera przerw. Projekty z wyłączonym przełącznikiem Płatne trzymają przerwy w karcie czasu pracy i poza tym, co fakturujesz.
Otwórz stronęGodziny rozliczeniowe
Godziny pracy, które można obciążyć klienta lub projektu. Kluczowe dla firm świadczących usługi profesjonalne.
Otwórz stronęRaporty kosztów, przychodów i czasu rozliczanego
Wykorzystaj oznaczenia czasu rozliczanego i stawki, aby rozumieć rentowność projektów bez utraty deklaratywnego sposobu raportowania.
Otwórz stronęKoszt
Koszt związany z godzinami pracy pracowników. Obliczany przez mnożenie czasu przez stawki kosztowe.
Otwórz stronęJak utworzyć projekt do raportowanego czasu
Twórz projekty, do których można raportować czas, oznaczaj je jako rozliczane lub nierozliczane i utrzymuj porządek w raportach.
Otwórz stronęRaporty niestandardowe
Raporty definiowane przez użytkownika z elastycznymi grupowaniami, metrykami i filtrami. Odpowiadają na konkretne pytania biznesowe.
Otwórz stronęZapisz dziś swoją pierwszą godzinę
Utwórz bezpłatne konto i zobaczysz wyniki w ciągu kilku minut.