Suivi du temps pour les organisateurs d'événements
Les organisateurs d'événements travaillent sur les phases de concept, de recherche de lieu, de coordination des fournisseurs, de logistique et de réalisation sur site - souvent avec des honoraires fixes où le coût réel en temps est invisible jusqu'à la fin de l'événement. Sans registres de temps précis, les événements à forfait érodent silencieusement la marge, les changements de périmètre restent non tarifés et le prochain devis n'est qu'une nouvelle supposition. Sandtime.io vous permet d'enregistrer le temps par événement et phase au fur et à mesure, suit les heures par rapport aux estimations d'honoraires en temps réel et vous donne les données pour tarifer les événements futurs en fonction de ce que la planification prend réellement.
Pourquoi Organisateurs d'événements choisissent Sandtime.io
Suivez le temps par événement et phase
Affectez chaque heure au bon événement et à la bonne phase - concept, recherche de lieu, coordination des fournisseurs, logistique, sur site et bilan post-événement - au fur et à mesure. Sachez exactement ce que coûte chaque événement en temps avant d'envoyer la facture finale.
Connaissez votre taux réel sur les événements à forfait
Voyez combien d'heures un événement à forfait a consommé. Connaissez votre taux effectif réel sur les travaux à honoraires fixes et utilisez des données réelles pour devis les événements futurs - pas la mémoire et l'optimisme d'avant.
Surveillez les budgets d'événements en temps réel
Suivez les heures par rapport à l'estimation d'honoraires de l'événement au fil de chaque phase. Sachez quand un événement dépasse le budget avant que cela ne devienne une conversation client, et signalez les changements de périmètre pendant qu'il est encore temps de retarifer.
Facturez sans reconstituer la semaine
Extrayez des journaux de temps prêts à facturer par événement ou client à la fin de chaque phase ou projet. Plus besoin de reconstituer les appels fournisseurs, visites de site et heures de coordination depuis un calendrier et une boîte mail.
Cas d'usage courants
- Enregistrez le temps par événement et phase au fur et à mesure de l'avancement de la planification
- Suivez séparément la coordination des fournisseurs, les visites de site et les réunions clients
- Connaissez le taux horaire effectif sur les événements à forfait et à tarif journalier
- Surveillez les heures par rapport aux estimations d'honoraires pour détecter les changements de périmètre tôt
- Extrayez des récapitulatifs de facturation par client ou événement à la fin de chaque phase
- Séparez le travail de planification facturable des activités non facturables de démarchage et d'administration
Fonctionnalités clés
Minuteurs en un clic
Commencez à chronométrer quand une tâche commence et arrêtez quand vous passez à autre chose. Un clic enregistre dans le bon événement et la bonne phase sans interrompre votre flux de travail.
Saisie de temps rétroactive
Ajoutez des appels fournisseurs, des visites de site ou des heures de coordination après coup avec une note. Rien n'est perdu parce que vous étiez sur site ou gériez plusieurs événements.
Plusieurs événements à la fois
Suivez plusieurs événements actifs simultanément. Passez d'un client à l'autre sans perdre de temps sur aucun d'eux.
Export et rapports
Générez des rapports de temps par événement, phase ou plage de dates. Exportez en CSV pour la facturation, les rapports clients ou les devis futurs.
Prêt à commencer le suivi ?
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