Suivi du temps pour votre entreprise

Suivi du temps pour les organisateurs d’événements

Les organisateurs d’événements travaillent sur les phases de concept, de recherche de lieu, de coordination des fournisseurs, de logistique et de réalisation sur site - souvent avec des honoraires fixes où le coût réel en temps est invisible jusqu’à la fin de l’événement. Sans registres de temps précis, les événements à forfait érodent silencieusement la marge, les changements de périmètre restent non tarifés et le prochain devis n’est qu’une nouvelle supposition. Sandtime.io vous permet d’enregistrer le temps par événement et phase au fur et à mesure, suit les heures par rapport aux estimations d’honoraires en temps réel et vous donne les données pour tarifer les événements futurs en fonction de ce que la planification prend réellement.

Commencer gratuitementPas de carte de crédit nécessaire

Organisateurs d’événements : pourquoi choisir Sandtime.io

Suivez le temps par événement et phase

Affectez chaque heure au bon événement et à la bonne phase - concept, recherche de lieu, coordination des fournisseurs, logistique, sur site et bilan post-événement - au fur et à mesure. Sachez exactement ce que coûte chaque événement en temps avant d’envoyer la facture finale.

Connaissez votre taux réel sur les événements à forfait

Voyez combien d’heures un événement à forfait a consommé. Connaissez votre taux effectif réel sur les travaux à honoraires fixes et utilisez des données réelles pour devis les événements futurs - pas la mémoire et l’optimisme d’avant.

Comparez les heures à l’estimation d’honoraires

Un rapport regroupé par projet montre les heures déjà consommées par chaque événement. Comparez-les aux heures prévues dans vos honoraires, et signalez les changements de périmètre tant qu’il est encore temps de revoir le prix.

Facturez sans reconstituer la semaine

Extrayez des journaux de temps prêts à facturer par événement ou client à la fin de chaque phase ou projet. Plus besoin de reconstituer les appels fournisseurs, visites de site et heures de coordination depuis un calendrier et une boîte mail.

Comment un organisateur d’événements suit son temps par événement

Un organisateur d’événements configure Sandtime.io avec un projet par événement, découpé en phases comme le concept, la coordination des prestataires et la réalisation sur place quand le forfait couvre plusieurs étapes. Y saisir appels, visites de lieux et heures du jour J révèle le vrai taux horaire d’un forfait et donne de vrais chiffres pour le prochain devis.

  1. Ouvrez un projet dès que l’événement est signéNommez-le d’après le client et la date de l’événement, et n’ajoutez des projets par phase que pour les événements assez grands pour en avoir besoin. Présentations et propositions pour des événements pas encore gagnés vont dans un projet non facturable.
  2. Intégrez freelances et assistants à l’événementInvitez les assistants sur place et les coordinateurs freelances comme Utilisateurs et affectez-les à cet événement seulement. Il n’y a pas de frais par utilisateur : une équipe qui s’agrandit pour un gros week-end ne coûte rien de plus.
  3. Saisissez en déplacement, puis comblez les trousLancez des minuteurs dans l’application mobile pendant les visites de lieux et le jour J, et ajoutez ensuite les appels et e-mails prestataires avec leur heure de début et de fin. La détection des chevauchements signale une entrée qui en recouvre une autre.
  4. Bouclez avec un rapport par événementAprès l’événement, regroupez un rapport par projet et par membre pour voir le total d’heures par phase et par personne. Exportez-le vers Excel ou CSV pour la facture finale ou pour chiffrer le prochain événement de même taille.

Pas à pas dans le centre d’aide : invitez l’équipe avec le bon rôle, approuvez une semaine depuis l’e-mail et activez le verrouillage automatique.

Suivez votre prochain événement gratuitementGratuit pour un nombre illimité d’utilisateurs. Aucune carte de crédit requise.

Cas d’usage courants

  • Enregistrez le temps par événement et phase au fur et à mesure de l’avancement de la planification
  • Suivez séparément la coordination des fournisseurs, les visites de site et les réunions clients
  • Connaissez le taux horaire effectif sur les événements à forfait et à tarif journalier
  • Surveillez les heures par rapport aux estimations d’honoraires pour détecter les changements de périmètre tôt
  • Extrayez des récapitulatifs de facturation par client ou événement à la fin de chaque phase
  • Séparez le travail de planification facturable des activités non facturables de démarchage et d’administration

Fonctionnalités clés

Minuteurs en un clic

Commencez à chronométrer quand une tâche commence et arrêtez quand vous passez à autre chose. Un clic enregistre dans le bon événement et la bonne phase sans interrompre votre flux de travail.

Saisie de temps rétroactive

Ajoutez des appels fournisseurs, des visites de site ou des heures de coordination après coup avec une note. Rien n’est perdu parce que vous étiez sur site ou gériez plusieurs événements.

Plusieurs événements à la fois

Suivez plusieurs événements actifs simultanément. Passez d’un client à l’autre sans perdre de temps sur aucun d’eux.

Export et rapports

Générez des rapports de temps par projet ou par période. Exportez en CSV pour la facturation, les rapports client ou le chiffrage de futurs travaux.

Là où s’arrête Sandtime.io

Mieux vaut le savoir avant d’inviter l’équipe. Voici les manques qui reviennent le plus souvent dans ce métier.

  • Pas de facturationSandtime.io n’émet pas de factures. Le modèle de rapport Factures liste le temps, le taux, le revenu net, la taxe et le total par projet, et vous l’exportez vers Excel ou CSV pour votre logiciel de facturation.
  • Pas de budgets de projetIl n’y a ni champ de budget ni alerte de dépassement. Un rapport regroupé par projet montre les heures, le coût et le revenu à date, et vous les comparez vous-même à l’estimation.
  • Le rappel est un e-mail hebdomadaireLe rappel de saisie est un seul e-mail, envoyé le vendredi à 18 h tant que le verrouillage automatique est activé. Il est désactivé par défaut : chaque membre l’active dans ses paramètres de notifications.

Modèles gratuits pour ce processus

Utilisez dès maintenant un fichier pratique, puis passez à Sandtime.io lorsque la collecte, l’approbation, le verrouillage et la création de rapports deviennent une tâche récurrente.

Feuilles de temps quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles

Commencez par une feuille de temps quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle modifiable tant qu’un simple fichier suffit au processus.

Liste de contrôle pour l’intégration du client et la mise en place du projet

Confirmez avant le début du travail les décisions relatives au client, au périmètre, à la facturation, à la communication, aux accès, au staffing, au suivi du temps, aux risques et à la préparation.

Suivi du budget projet et des heures facturables

Suivez les heures budgétées, la valeur facturable, le coût du travail et le budget restant du projet dans un classeur Excel avec formules.

Feuille de rapprochement des factures et des feuilles de temps

Comparez les heures approuvées et les taux convenus aux lignes de facture, aux ajustements, aux montants finaux et aux justificatifs.

Journal de temps projet

Enregistrez qui a travaillé sur un projet et pendant combien de temps, avec des heures totales, facturables et non facturables automatiques.

Rapport d’avancement hebdomadaire

Partagez ce qui est fait, en cours, prévu ensuite et bloqué dans un rapport hebdomadaire simple et reproductible.

Continuer à explorer

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Suivre les pauses et le temps non facturable

Sandtime.io n’a pas de minuteur de pause dédié. Un projet avec l’interrupteur Facturable désactivé garde les pauses dans la feuille de temps, hors facture.

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Heures facturables

Heures de travail facturables à un client ou projet. Essentielles pour les entreprises de services professionnels.

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Rapports de coûts, revenus et temps facturable

Utilisez les indicateurs facturables et les taux pour comprendre la rentabilité des projets sans perdre le flux de travail déclaratif.

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Coût

La dépense associée aux heures de travail des employés. Calculée en multipliant le temps par les taux de coût.

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Créer un projet pour le temps rapporté

Créez des projets sur lesquels les utilisateurs peuvent déclarer du temps, marquez-les comme facturables ou non et gardez des rapports clairs.

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Rapports personnalisés

Rapports définis par l’utilisateur avec des regroupements, métriques et filtres flexibles. Répondent à des questions spécifiques.

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Choisissez la meilleure étape suivante

Utilisez ce workflow comme point de départ, puis passez à la page qui répond à la question d’achat suivante - preuve business, adéquation produit, tarification ou démarrage immédiat.

Commencer avec un modèle de feuille de temps

Téléchargez gratuitement une feuille de temps quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle au format Excel ou PDF lorsqu’un simple fichier est le bon point de départ.

Calculez les heures facturables perdues

Estimez combien de travail client oublié manque peut-être déjà sur vos factures avant de changer quoi que ce soit d’autre.

Découvrir le logiciel de suivi du temps

Voir la page d’ensemble principale pour les équipes qui facturent, budgètent et rendent compte du temps.

Voir les tarifs et les détails du plan

Passez en revue l’offre gratuite, le modèle à utilisateurs illimités et l’approche fondée sur la confiance avant d’inviter l’équipe.

Accédez directement au suivi du temps gratuit

Commencez par l’offre gratuite si le problème est déjà clair et que vous voulez capturer le travail tout de suite.

Comparer Sandtime.io avec d’autres outils

Découvrez comment Sandtime.io se compare à Clockify, Harvest, Toggl, Jibble et d’autres, avec les prix vérifiés sur le site de chaque éditeur.

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