Feuille de temps
Une feuille de temps est un relevé des heures travaillées par un employé sur une période spécifique, généralement une semaine ou un mois. Les feuilles de temps documentent quand le travail a eu lieu et catégorisent souvent le temps par projet, tâche ou client.
Caractéristiques principales
- Documentation du temps : enregistre les heures travaillées chaque jour.
- Basée sur une période : couvre généralement une semaine, deux semaines ou un mois.
- Workflow d'approbation : nécessite souvent une révision et validation du manager.
- Multi-usage : sert la paie, la facturation et la gestion de projet.
Composants d'une feuille de temps
Éléments de base
- Nom et identifiant de l'employé
- Plage de dates
- Heures travaillées quotidiennement
- Total des heures pour la période
- Approbation du manager
Éléments avancés
- Allocation projet/client
- Détail des tâches
- Catégorisation facturable vs non facturable
- Heures supplémentaires
- Entrées de congés
Types de feuilles de temps
Feuilles de temps hebdomadaires
Format le plus courant. Couvre du lundi au dimanche ou une période similaire de 7 jours.
Feuilles de temps bimensuelles
Couvre deux semaines consécutives. Souvent alignée sur les cycles de paie.
Feuilles de temps mensuelles
Moins fréquentes mais utiles pour les employés salariés ou la facturation par projet.
Feuilles de temps par projet
Organisées par projet plutôt que par période calendaire. Utiles pour suivre les budgets de projet.
Impact sur la planification des effectifs
Pour les entreprises utilisant un logiciel de suivi du temps comme Sandtime.io :
- Précision de la paie : les feuilles de temps sont la base du calcul des salaires.
- Facturation client : les heures facturables génèrent les factures.
- Coûts de projet : suivre les heures réelles vs estimées par projet.
- Taux d'utilisation : calculer le pourcentage de temps productif.
- Conformité : documenter les heures fixes et supplémentaires pour les exigences légales.
Feuilles de temps numériques vs papier
| Numérique | Papier |
|---|---|
| Calculs automatiques | Erreurs de calcul manuel |
| Soumission en temps réel | Traitement retardé |
| Historique consultable | Défis d'archivage |
| Intégration paie | Saisie manuelle des données |
| Piste d'audit | Risque de documents manquants |
Bonnes pratiques
- Soumettre les feuilles de temps à temps (généralement fin de période de paie).
- Réviser les entrées quotidiennement pour maintenir la précision.
- Utiliser des codes projet cohérents dans toute l'organisation.
- Conserver les détails justificatifs pour le temps facturable.
- Les managers doivent réviser rapidement pour éviter les goulots d'étranglement.
Processus d'approbation
- L'employé soumet la feuille de temps complétée.
- Le manager révise la précision et la conformité aux politiques.
- Approbation ou rejet avec commentaires si nécessaire.
- Traitement de la paie une fois approuvé.
- Archivage pour la conformité et les audits.
Défis courants
Soumissions tardives
Définir des délais clairs et des rappels automatisés.
Entrées inexactes
Encourager le suivi du temps en temps réel plutôt que la reconstitution en fin de semaine.
Approbations manquantes
Implémenter des workflows d'escalade pour les révisions managers retardées.
Codification incohérente
Fournir des directives claires et une formation sur les codes projet.
Termes connexes
Les feuilles de temps sont produites par le suivi du temps, enregistrent les heures facturables et supplémentaires, et alimentent les calculs du taux d'utilisation.