Affectation
Une affectation est la relation entre un membre d’équipe et un projet. Les affectations déterminent qui peut enregistrer du temps sur un projet et définissent les taux applicables à leur travail.
Caractéristiques principales
- Contrôle d’accès : seuls les membres affectés peuvent enregistrer du temps sur un projet.
- Liaison des taux : les affectations connectent les membres aux taux de facturation spécifiques au projet.
- Traçable : chaque affectation enregistre qui l’a créée, et quand.
Composants d’une affectation
Éléments requis
- Membre de l’équipe
- Projet
- Rôle dans le projet (Administrateur ou Utilisateur)
Éléments optionnels
- Intitulé du membre sur ce projet
- Notes et étiquettes
- Taux horaire spécifique au projet
Types d’affectations
Affectations actives
Relations actuelles où les membres peuvent enregistrer du temps.
Affectations archivées
Affectations retirées de l’usage mais conservées, afin que les saisies et les rapports antérieurs gardent leur contexte.
L’affectation elle-même ne porte ni date de début ni date de fin. La dimension temporelle se trouve sur les taux qui lui sont rattachés : ils ont une date de début et une date de fin optionnelle, de sorte qu’un changement de taux s’enregistre comme un historique au lieu d’écraser la base des rapports antérieurs.
Impact sur la planification des effectifs
Pour les entreprises utilisant un logiciel de suivi du temps comme Sandtime.io :
- Visibilité des ressources : voir qui travaille sur quels projets.
- Planification de capacité : comprendre l’allocation de l’équipe entre les projets.
- Gestion des taux : appliquer différents taux par combinaison projet-membre.
- Contrôle d’accès : limiter la saisie de temps aux membres autorisés.
Bonnes pratiques
- Réviser les affectations régulièrement pour les maintenir à jour.
- Archiver une affectation quand le travail se termine, plutôt que la supprimer.
- Définir des taux spécifiques au projet quand ils diffèrent des valeurs par défaut.
- Clôturer un taux avec une date de fin plutôt que modifier l’ancien, pour que les rapports antérieurs restent justes.
- Utiliser l’intitulé, les notes et les étiquettes pour consigner pourquoi une personne est sur un projet.
Cycle de vie de l’affectation
- Création : ajouter un membre au projet avec un rôle et, si besoin, un taux spécifique au projet.
- Active : le membre enregistre des activités sur le projet.
- Changements de taux : clôturer le taux courant et en ouvrir un nouveau via les taux temporels.
- Archivage : retirer l’affectation de l’usage quand le travail se termine.
- Historique : affectations archivées et taux clôturés préservent les rapports antérieurs.
Défis courants
Sur-affectation
Membres affectés à trop de projets. Surveiller la distribution de la charge de travail.
Affectations obsolètes
Membres restant affectés après la fin du projet. Planifier des revues régulières.
Confusion des taux
Incertitude sur le taux applicable. Documenter clairement les politiques de taux.
Termes associés
Les affectations connectent les membres aux projets et déterminent les taux horaires. Elles affectent les calculs de coût et de revenus. Les changements d’affectation peuvent utiliser les taux temporels pour préserver l’historique.