Rôles et permissions

En bref : Sandtime.io compte trois rôles. Un Administrateur pilote l’organisation, définit les taux et reste le seul rôle qui approuve, rejette, verrouille et déverrouille les feuilles de temps. Un Administrateur de projet est désigné projet par projet et s’occupe de l’équipe de ce projet. Un Utilisateur suit son propre temps et ne voit ses collègues que sur les projets partagés. Les rôles ne coûtent rien, puisque Sandtime.io est gratuit pour un nombre illimité d’utilisateurs.

Ce que chaque rôle peut faire

Les règles ci-dessous sont appliquées par le serveur, pas seulement masquées dans l’interface.

• Créer des projets, inviter des personnes, changer le rôle de quelqu’un dans l’organisation : Administrateur uniquement.
• Modifier les paramètres de l’organisation, comme l’arrondi du temps, le verrouillage des feuilles de temps, les heures de base et le sous-domaine personnalisé : Administrateur uniquement. Les autres voient la règle en vigueur en lecture seule.
• Approuver ou rejeter les feuilles de temps et les demandes de déverrouillage : Administrateur uniquement. Les Administrateurs de projet n’approuvent rien.
• Définir les taux de coût et de revenu : Administrateur uniquement.
• Voir les taux : un Administrateur les voit tous. Un Administrateur de projet voit les taux de revenu de son projet et les taux de coût de ses membres. Un Utilisateur n’en voit aucun, pas même les siens.
• Modifier, supprimer ou déplacer l’entrée de quelqu’un d’autre : Administrateur uniquement. Chacun modifie ses propres entrées tant que la semaine n’est pas verrouillée.
• Voir le temps des autres : un Administrateur voit tout le monde. Un Utilisateur voit ses entrées et le temps de ses collègues sur les projets partagés.
• Soumettre une feuille de temps pour approbation : tout le monde, pour sa propre semaine.

Attribuer un rôle, étape par étape

1. Invitez la personne : Paramètres, Organisation, Membres, puis Inviter des membres. Elle arrive avec le rôle Utilisateur, sans mot de passe à créer. Le guide des invitations décrit ce qu’elle reçoit.
2. Pour en faire un Administrateur, ouvrez son profil dans Membres et changez le Rôle. Une organisation peut avoir plusieurs Administrateurs, et le dernier ne peut pas se retirer tant qu’il n’a promu personne d’autre.
3. Pour en faire un Administrateur de projet, ouvrez le projet dans Paramètres, Projets, choisissez la personne dans Membres et définissez son Rôle dans le projet. La même personne peut administrer un projet et être simple membre d’un autre.

Exemple concret : une agence de 12 personnes

L’agence a deux Administrateurs, la fondatrice et le responsable des opérations, pour que les approbations ne s’arrêtent pas quand l’un des deux est en congé. Deux chargées de clientèle sont Administratrices de projet sur les projets clients qu’elles pilotent. Sept salariés et un développeur freelance sont Utilisateurs.

• Le vendredi, les dix personnes qui suivent leur temps soumettent leur semaine. Les deux Administrateurs reçoivent les e-mails d’approbation, et l’un comme l’autre peut trancher.
• Une chargée de clientèle ouvre son projet et voit le taux de revenu de chaque personne qui y travaille ainsi que leurs taux de coût : elle peut juger la marge du projet. Elle ne voit pas les taux du projet de sa collègue.
• Elle veut faire entrer sur son projet le freelance, déjà invité dans l’organisation. L’affecter envoie une demande, que le responsable des opérations approuve.
• Le freelance, Utilisateur sur ce seul projet, voit ses heures, le temps de ses coéquipiers sur ce projet et les Administrateurs. Il ne voit ni les autres projets, ni les autres équipes, ni aucun taux, pas même le sien.
• Une designer a saisi son mardi deux fois. Seule elle, ou un Administrateur, peut corriger l’entrée ; la chargée de clientèle ne le peut pas, même sur son propre projet.

Ce qu’il ne fait pas, volontairement

• Pas de rôles personnalisés ni de réglages permission par permission. Trois rôles fixes couvrent l’essentiel, et l’appartenance aux projets fait le travail fin.
• Pas de rôle limité à l’approbation ni de rôle en lecture seule. Approuver les feuilles de temps fait partie du rôle Administrateur.
• Pas de chaîne d’approbation par équipe : les demandes d’approbation vont à tous les Administrateurs.
• Pas d’authentification unique d’entreprise via SAML ou SCIM. On se connecte avec un lien ou un code envoyé par e-mail, ou avec Google, Microsoft, Apple ou Yahoo sur la même adresse. Voir les options de connexion.

Comment il s’articule avec le reste de Sandtime.io

Les rôles décident qui boucle les approbations de feuilles de temps, qui configure le verrouillage et qui voit les montants dans les rapports et les taux multidevises. L’appartenance aux projets, réglée depuis la gestion de projet, décide qui voit qui ; la page sur la visibilité des projets et l’article d’aide qui peut voir qui vont plus loin. La référence complète se trouve dans rôles et permissions, et une politique écrite peut partir du modèle gratuit de politique de suivi du temps.