Karty czasu pracy w projektach unijnych: czego oczekują audytorzy programów „Horyzont Europa” i Erasmus+ (2026)

Ten przewodnik ma charakter ogólnoinformacyjny i nie stanowi porady prawnej ani finansowej. Pierwszeństwo mają zawsze podpisana umowa o udzielenie dotacji, jej karta danych i aktualne wytyczne instytucji finansującej. Zasady różnią się w zależności od programu, naboru i rodzaju dotacji, a do tego się zmieniają. Sprawdzaj najnowszą wersję każdego dokumentu, a gdy Twój przypadek nie jest opisany, pytaj opiekuna projektu lub Krajowy Punkt Kontaktowy. Programy krajowe, Interreg i partnerstwa współfinansowane mają własne wytyczne, których ten przewodnik nie obejmuje.

Osoby, które rozliczają dotacje UE na uczelniach, w instytutach badawczych i organizacjach non-profit, zwykle poznają zasady ewidencji czasu w najgorszym momencie: podczas pierwszego audytu. Same zasady są krótkie i publiczne. Ten przewodnik zbiera je w jednym miejscu, przytacza tylko to, co faktycznie publikują Komisja Europejska i Europejski Trybunał Obrachunkowy, i pokazuje, jak prowadzić ewidencję, która obroni się przy kontroli po latach.

Dlaczego od ewidencji czasu zależy, czy koszty osobowe przetrwają audyt

Koszty osobowe są zwykle największą pozycją w projekcie badawczym lub edukacyjnym i to w nich audytorzy najczęściej znajdują błędy. W sprawozdaniu rocznym za rok budżetowy 2024 Europejski Trybunał Obrachunkowy wykrył błędy związane z kosztami osobowymi w 24 z 99 zbadanych transakcji w obszarze badań naukowych (rozdział 5, pkt 5.15) i nie stwierdził istotnych różnic między programami „Horyzont 2020” i „Horyzont Europa”.

Konsekwencje zapisano w samej umowie. Artykuł 20 EU Grants Annotated Grant Agreement (AGA, czyli wzoru umowy o udzielenie dotacji z komentarzem Komisji, dostępnego tylko po angielsku) stanowi, że jeśli beneficjent naruszy obowiązki dotyczące prowadzenia dokumentacji, niewystarczająco udokumentowane koszty są niekwalifikowalne i zostają odrzucone, a dotacja może zostać obniżona. AGA mówi też wprost, że beneficjenci, którzy nie przechowują wystarczających i odpowiednich dokumentów, ponoszą pełne ryzyko.

Ewidencja czasu pełni dwie funkcje. Dowodzi, ile dni każda osoba przepracowała przy projekcie, a razem z udokumentowaną decyzją o przypisaniu tej osoby do projektu dowodzi, że w ogóle do niego należała. Komentarz AGA do art. 6.2.A.1 mówi, że prawidłowo podpisane miesięczne oświadczenie lub wiarygodna ewidencja czasu zwykle wystarczają jako dowód przypisania, o ile nie przeczą temu inne dowody.

Co jest kosztem osobowym w programie „Horyzont Europa”

W przypadku pracowników (kategoria budżetowa A.1 w AGA) kwalifikowalne koszty osobowe obejmują wyłącznie wynagrodzenia, składki na ubezpieczenia społeczne, podatki i inne koszty związane z wynagrodzeniem, które wynikają z prawa krajowego lub umowy o pracę. Muszą to być koszty faktycznie poniesione i ujęte w księgach, a nie kwoty z budżetu.

AGA wymienia też, czego nie wolno wliczać, na przykład wynagrodzenia, które nie były dla Ciebie faktycznym kosztem (jak pensja refundowana przez ubezpieczenie społeczne w czasie długiego zwolnienia lekarskiego), premii za cele sprzedażowe lub związane z pozyskiwaniem funduszy, premii uznaniowych oraz premii wypłacanych tylko wtedy, gdy w budżecie projektu zostaną pieniądze.

Sposób obliczenia określa art. 6.2.A.1:

• koszty osobowe = stawka dzienna danej osoby × liczba ekwiwalentów dni przepracowanych przy projekcie, zaokrąglona do najbliższej połowy dnia,
• stawka dzienna = rzeczywiste koszty osobowe za miesiące okresu sprawozdawczego ÷ maksymalna liczba ekwiwalentów dni, jaką można zadeklarować,
• maksymalna liczba ekwiwalentów dni = (215 ÷ 12) × liczba miesięcy zatrudnienia w okresie sprawozdawczym × wymiar etatu (1 dla pełnego etatu, 0,5 dla połowy), zaokrąglona do najbliższej połowy dnia.

Do tego AGA wprowadza limit horyzontalny: łączna liczba ekwiwalentów dni zadeklarowanych dla jednej osoby we wszystkich dotacjach UE nie może przekroczyć 215 w roku kalendarzowym, a przy niepełnym etacie odpowiedniej części tej liczby. Dlatego dział projektów potrzebuje jednego widoku czasu każdej osoby we wszystkich dotacjach, a nie osobnego arkusza dla każdego projektu.

Dwa sposoby udokumentowania dni: miesięczne oświadczenie albo ewidencja czasu

Artykuł 20 AGA wymaga, aby czas pracy przy projekcie był potwierdzony oświadczeniami podpisywanymi co miesiąc przez daną osobę i jej przełożonego, chyba że działa inny wiarygodny system ewidencji czasu. Komentarz wyjaśnia, że dotyczy to każdego, kto pracuje przy projekcie, na pełny etat lub jego część, niezależnie od tego, czy pracuje wyłącznie przy tym projekcie. AGA oznacza to jako nowość w latach 2021-2027.

Możesz wybrać jedną z dwóch dróg.

Miesięczne oświadczenie o przepracowanych dniach. To rozwiązanie domyślne, a Komisja publikuje do niego wzór: EU Grants declaration of days worked on a project (dokument w języku angielskim). Przechowuje się go na potrzeby audytu, nie wysyła. Dla każdego miesiąca roku wpisuje się w nim liczbę dni przepracowanych przy projekcie, pakiety robocze, datę i podpis pracownika oraz imię i nazwisko, datę i podpis przełożonego, a w nagłówku akronim i numer projektu, uczestnika, osobę i rodzaj personelu. Przypis definiuje jeden dzień jako liczbę godzin, które pracownik pełnoetatowy uczestnika musi przepracować w standardowym dniu. AGA zaleca rozważenie tej drogi, bo pozwala uniknąć przeliczania godzin na dni.

Wiarygodny system ewidencji czasu. Zamiast oświadczenia możesz użyć papierowego lub komputerowego systemu, który rejestruje co najmniej cały czas (w dniach lub godzinach) przepracowany przy projekcie. Według AGA taka ewidencja musi być co najmniej raz w miesiącu datowana i podpisana przez daną osobę i jej przełożonego. W systemie komputerowym podpisy mogą być elektroniczne, pod warunkiem że istnieje udokumentowany i bezpieczny proces zarządzania uprawnieniami użytkowników oraz audytowalny rejestr wszystkich operacji elektronicznych.

Dwie zasady dotyczą obu dróg:

• Bez zaokrągleń w ewidencji miesięcznej. Przykład z AGA: osoba o ośmiogodzinnym standardowym dniu pracy, która w danym miesiącu przepracowała przy projekcie dwie godziny, wpisuje 0,25 dnia. Zaokrąglenie do najbliższej połowy dnia następuje dopiero przy obliczaniu kosztów.
• Równoległe ewidencje muszą być spójne. Jeśli prowadzisz tygodniowe karty czasu w godzinach i miesięczne oświadczenia w dniach, muszą się zgadzać. Gdy audytorzy znajdą istotne rozbieżności, AGA przewiduje, że uznany zostanie tylko ten zestaw dokumentów, który wykazuje mniejszą liczbę dni.

Co musi zawierać karta czasu pracy odporna na audyt

Wszystkie punkty poza ostatnim pochodzą ze wzoru Komisji i z art. 20 AGA. Ostatni wynika z tego, co audytorzy faktycznie znajdują, o czym mówi następna sekcja.

Praktyczna wskazówka, a nie wymóg: rejestruj cały czas pracy, także inne projekty, dydaktykę, administrację i pracę wewnętrzną, a nie tylko godziny przy dotacji. Karta czasu, na której widać wyłącznie projekt finansowany, nie pokaże, że te godziny mieszczą się w miesiącu pracy. Pełna karta sama uzgadnia się z umową, nieobecnościami i innymi dotacjami.

Przeliczanie godzin na ekwiwalenty dni

Jeśli rejestrujesz godziny, a nie dni, w każdym okresie sprawozdawczym przeliczasz łączną liczbę godzin przepracowanych przy projekcie na ekwiwalenty dni: godziny przy projekcie ÷ liczba godzin jednego ekwiwalentu dnia, z zaokrągleniem do najbliższej połowy dnia (przykłady z AGA: 17,79 daje 18, a 17,64 daje 17,5). Artykuł 20 podaje trzy sposoby ustalenia długości ekwiwalentu dnia:

1. Osiem godzin.
2. Średni czas pracy według umowy lub innego wiążącego dokumentu. Dzienną liczbę godzin dzielisz przez wymiar etatu. Tygodniową lub miesięczną dzielisz przez wymiar etatu, a potem przez standardową liczbę dni roboczych w tygodniu lub miesiącu, zwykle pięć w tygodniu. Roczną dzielisz przez wymiar etatu, a potem przez 215.
3. Roczne godziny produktywne, jeśli określa je Twoja zwykła praktyka rachunkowości kosztów: wyższa z dwóch wartości, czyli standardowa roczna liczba godzin produktywnych pracownika pełnoetatowego albo 90% standardowej rocznej liczby godzin pracy, podzielona przez 215.

Wybrany sposób trzeba stosować konsekwentnie, co najmniej w obrębie grupy pracowników zatrudnionych na podobnych warunkach. Nie można wybierać najkorzystniejszej opcji osobno dla każdej osoby. Przeliczenie wykonuje się zwykle raz na osobę w każdym okresie sprawozdawczym, więc nie trzeba prowadzić drugiej ewidencji, która przelicza godziny z każdego dnia.

Najczęstsze ustalenia audytów

Sprawozdanie roczne za rok budżetowy 2024 Europejskiego Trybunału Obrachunkowego (rozdział 5 „Jednolity rynek, innowacje i gospodarka cyfrowa”) daje najnowszy publiczny obraz tego, co idzie nie tak:

• Nieobecności zaliczone jako dni pracy przy projekcie. W ramce 5.2 organizacja non-profit z Belgii zadeklarowała dla jednej osoby maksymalne 215 dni w 12-miesięcznym okresie sprawozdawczym. Osoba ta zarejestrowała 261,5 dnia pracy przy projekcie, ale z dokumentacji samego beneficjenta wynikało 55,5 dnia urlopu wypoczynkowego, krótkiego zwolnienia lekarskiego i innych nieobecności, więc przepracowała tylko 206 dni. Zadeklarowane koszty były zawyżone.
• Kwoty szacunkowe zamiast kosztów rzeczywistych oraz koszty, których beneficjent nie poniósł (pkt 5.21).
• Stara metoda z programu „Horyzont 2020”. W „Horyzoncie 2020” stosowano stawki godzinowe, w programie „Horyzont Europa” stosuje się stawki dzienne i ekwiwalenty dni. W 5 z 34 zbadanych transakcji dotyczących programu „Horyzont Europa” beneficjenci nadal stosowali poprzednią metodę albo nie w pełni przestrzegali nowych przepisów, a w trzech przypadkach doprowadziło to do nieprawidłowych zestawień wydatków (pkt 5.18).
• Naukowcy oddelegowani. Koszty pracy naukowców oddelegowanych z innych organizacji, gdy nie spełniono warunków kwalifikowalności (pkt 5.19 i 5.20).

Przed pierwszym z tych błędów chroni nawyk rzetelnej ewidencji. Gdy każdy dzień pracy jest zapisany, a nieobecności są w tym samym kalendarzu, dzień przy projekcie wpisany w czasie urlopu widać, zanim ktokolwiek złoży podpis.

Ewidencja przy kilku dotacjach i pracy poza projektami

Większość osób opłacanych z dotacji UE zajmuje się też czymś innym. Układ, który się sprawdza:

• Jeden projekt na dotację albo na pakiet roboczy, jeśli raportujesz czas według pakietów, nazwany akronimem dotacji, tak aby eksporty brzmiały tak samo jak umowa.
• Osobne projekty na wszystko inne: projekty finansowane ze źródeł krajowych, dydaktykę, administrację i pracę wewnętrzną. Nic nie trafia na dotację tylko dlatego, że nie było gdzie tego wpisać.
• Jedno źródło danych o nieobecnościach. Urlopy i zwolnienia lekarskie trzymaj w systemie kadrowo-płacowym i co miesiąc, przed podpisem, porównuj z nimi dni przy projektach.
• Kontrola limitu 215 dni dla każdej osoby w roku kalendarzowym we wszystkich dotacjach UE, prowadzona centralnie, a nie projekt po projekcie.
• Stałe zamknięcie miesiąca: pracownicy uzupełniają miesiąc, przełożeni sprawdzają i podpisują, a potem miesiąc zostaje zamknięty dla zmian, a każda późniejsza korekta jest udokumentowana.

Erasmus+: kiedy karty czasu pracy nie są podstawą rozliczenia

Erasmus+ działa inaczej i warto opisać to precyzyjnie. Przewodnik po programie Erasmus+ 2026 w części C, w sekcji „Krok 3: sprawdzenie warunków finansowych”, mówi, że większość dotacji jest wypłacana w formie kwot ryczałtowych lub wkładów jednostkowych. Według przewodnika wnioskodawcy nie muszą w takim przypadku uzasadniać kosztów poniesionych w projekcie.

Nie znaczy to, że nie trzeba niczego udowadniać. Przy wkładach jednostkowych liczba jednostek musi być możliwa do zidentyfikowania i zweryfikowania. Przy kwotach ryczałtowych praca musi być prawidłowo wykonana, a rezultaty osiągnięte. Jeśli kontrola wykaże, że działania nie odbyły się zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem, agencja narodowa lub wykonawcza może odzyskać kwotę do wysokości dotacji albo obniżyć ją z powodu słabej realizacji. W działaniach zarządzanych przez agencję wykonawczą kwota ryczałtowa oparta na budżecie jest ustalana na podstawie szacunkowego budżetu, który nadal musi spełniać podstawowe warunki kwalifikowalności dotacji opartych na kosztach rzeczywistych, więc dni pracy personelu w tym budżecie muszą być realne.

Ta sama logika dotyczy dotacji ryczałtowych w programie „Horyzont Europa”. Artykuł 20 AGA mówi, że przy uproszczonych formach kosztów (jednostki, kwoty ryczałtowe, stawki ryczałtowe) nie trzeba prowadzić dokumentacji finansowej kosztów rzeczywistych, ale trzeba przechowywać dokumenty potwierdzające zadeklarowane jednostki lub prawidłowe wykonanie pracy. AGA zastrzega też, że nie zwalnia to z obowiązków dokumentacyjnych wynikających z prawa krajowego.

W projekcie Erasmus+ karta czasu pracy rzadko jest więc podstawą wypłaty dotacji. Nadal pomaga jednak wykazać, że praca została wykonana, planować czas zespołu między projektami i spełnić krajowe obowiązki dotyczące płac i ewidencji czasu pracy. Sprawdź sekcję „Jakie są zasady finansowania?” dla swojego działania w części B przewodnika oraz swoją umowę, aby ustalić, która forma ma zastosowanie.

Jak długo przechowywać dokumentację

Komentarz AGA do art. 20 mówi, że dowody trzeba przechowywać przez okres wskazany w karcie danych umowy (pkt 6): co do zasady co najmniej pięć lat od wypłaty salda albo trzy lata przy dotacjach o niskiej wartości do 60 000 EUR, a dłużej, jeśli trwa audyt, postępowanie wyjaśniające lub spór sądowy. Prawo krajowe może wymagać dłuższego okresu. Przewodnik po programie Erasmus+ 2026 stosuje te same progi: kontrole mogą się odbyć do pięciu lat od płatności końcowej albo do trzech lat przy dotacjach nieprzekraczających 60 000 EUR.

Przechowuj oryginały w formie, w jakiej powstały. AGA mówi, że dokumenty utworzone elektronicznie przechowuje się elektronicznie, bez potrzeby drukowania, a dokumenty cyfrowe są uznawane za oryginały, jeśli dopuszcza to prawo krajowe.

Przykład obliczeń

Weźmy badaczkę zatrudnioną na pełny etat przez cały 2026 rok, z umową na 37,5 godziny tygodniowo w pięciu dniach. Okres sprawozdawczy w programie „Horyzont Europa” trwa od 1 stycznia do 31 grudnia 2026 roku. Liczby są przykładowe.

1. Ekwiwalent dnia: według sposobu 2 to 37,5 ÷ 1 ÷ 5 = 7,5 godziny.
2. Maksymalna liczba ekwiwalentów dni: (215 ÷ 12) × 12 × 1 = 215.
3. Stawka dzienna: kwalifikowalne koszty osobowe ujęte w księgach za 2026 rok wynoszą 51 600 EUR, więc 51 600 ÷ 215 = 240 EUR.
4. Godziny przy projekcie: podpisane miesięczne karty czasu pokazują 812 godzin przy dotacji. W marcu badaczka przepracowała przy niej na przykład 70 godzin i tak to zapisano: 70 godzin (9,33 ekwiwalentu dnia), bez zaokrąglenia.
5. Przeliczenie: 812 ÷ 7,5 = 108,27, po zaokrągleniu do najbliższej połowy dnia 108,5 ekwiwalentu dnia.
6. Deklarowane koszty osobowe: 108,5 × 240 = 26 040 EUR.
7. Kontrola limitu: jeśli ta sama osoba ma w 2026 roku 95 ekwiwalentów dni w drugiej dotacji UE, łącznie daje to 203,5, czyli mieści się w limicie 215 dni. Te same karty czasu pokazują też inne projekty i nieobecności, więc obraz z każdego miesiąca się zgadza.

Jak pomaga Sandtime.io i gdzie się kończy

Sandtime.io to narzędzie do ewidencji czasu pracy, a nie system do zarządzania dotacjami. Oto, co robi dla zespołów realizujących projekty z funduszy UE, sprawdzone w produkcie:

• Projekty dla każdej dotacji lub pakietu roboczego, a obok nich osobne projekty na inne źródła finansowania i pracę wewnętrzną, dzięki czemu raporty grupują czas tak jak umowa.
• Przypomnienia o arkuszach czasu pracy e-mailem w każdy piątek, przed zablokowaniem tygodnia, żeby godziny były zapisywane na bieżąco, a nie odtwarzane pod koniec miesiąca.
• Zatwierdzanie arkuszy czasu pracy: każda osoba wysyła swój tydzień przyciskiem Wyślij do zatwierdzenia, a Administrator go zatwierdza lub odrzuca. Każda decyzja zapisuje, kto złożył wniosek, kto go rozpatrzył i kiedy. Zatwierdzają Administratorzy organizacji, więc przełożony, który podpisuje się pod dotacją, potrzebuje tej roli.
• Blokowanie arkuszy czasu pracy: zatwierdzone tygodnie są blokowane, minione tygodnie mogą blokować się automatycznie, a korekta wymaga prośby o odblokowanie, która otwiera tydzień tylko na określony czas.
• Wykrywanie nakładających się wpisów oznacza wpisy nachodzące na siebie lub nieprawdopodobne, zanim trafią do raportu.
• Raporty i eksport: szablon raportu Miesięczny arkusz czasu pracy, grupowanie według osoby, projektu i daty, eksport do Excela i CSV oraz druk do PDF.
• Stawki kosztowe z historią: godzinowe stawki kosztowe z datą początkową, więc podwyżka nie zmienia danych z poprzedniego roku.

Czego Sandtime.io nie robi:

• Nie tworzy oświadczenia Komisji o przepracowanych dniach i nie oblicza stawek dziennych, ekwiwalentów dni ani limitu 215 dni. Liczysz je na podstawie wyeksportowanych godzin i danych płacowych.
• Nie podpisuje dokumentów. To, czy wysłanie i zatwierdzenie tygodnia w aplikacji spełnia warunki podpisu elektronicznego opisane w AGA, ocenia Twoja organizacja i audytor. Wiele zespołów eksportuje miesiąc i podpisuje go tak, jak dotąd robi to dział projektów.
• Nie zarządza urlopami. Nieobecności trzymaj w systemie kadrowym i porównuj je z czasem przy projektach.
• Rejestruje wyłącznie czas zgłaszany przez użytkowników, bez zrzutów ekranu i monitorowania aktywności.

Sandtime.io jest darmowe dla nieograniczonej liczby użytkowników, a zarejestrowane organizacje non-profit mogą zapytać o indywidualną ofertę. Zobacz, jak konfigurują je organizacje pozarządowe, na stronie ewidencja czasu pracy dla organizacji non-profit albo porównaj opcje w zestawieniu najlepszych aplikacji do śledzenia czasu dla organizacji non-profit. Jeśli nie chcesz jeszcze wdrażać aplikacji, zacznij od darmowego miesięcznego szablonu karty czasu pracy i dodaj do niego pakiet roboczy, podpis i datę z powyższej listy kontrolnej.

Najczęściej zadawane pytania