Feuilles de temps des projets financés par l’UE : ce qu’attendent les auditeurs d’Horizon Europe et d’Erasmus+ (2026)

Ce guide est une information générale et ne constitue pas un conseil juridique ou financier. Votre convention de subvention signée, sa fiche de données et les orientations en vigueur de l’organisme de financement priment toujours. Les règles varient selon le programme, l’appel et le type de subvention, et elles évoluent. Vérifiez la dernière version de chaque document et interrogez votre responsable de projet ou votre point de contact national lorsque votre situation n’est pas couverte. Les programmes nationaux, Interreg et les partenariats cofinancés ont leurs propres orientations, que ce guide ne couvre pas.

Les personnes qui gèrent des subventions de l’UE dans les universités, les instituts de recherche et les associations et organismes à but non lucratif découvrent souvent les règles de suivi du temps au pire moment : lors du premier audit. Ces règles sont pourtant courtes et publiques. Ce guide les rassemble, ne cite que ce que publient réellement la Commission européenne et la Cour des comptes européenne, et montre comment tenir des relevés qui résistent à un contrôle des années plus tard.

Pourquoi les relevés de temps décident du sort des frais de personnel en audit

Les frais de personnel constituent généralement le premier poste de dépenses d’un projet de recherche ou d’éducation, et c’est là que les auditeurs trouvent le plus d’erreurs. Dans son rapport annuel relatif à l’exercice 2024, la Cour des comptes européenne a relevé des erreurs liées aux frais de personnel dans 24 des 99 opérations de recherche contrôlées (chapitre 5, point 5.15), sans différence notable entre Horizon 2020 et Horizon Europe.

La conséquence figure dans la convention elle-même. L’article 20 de l’EU Grants Annotated Grant Agreement (l’AGA, le modèle de convention de subvention annoté par la Commission, publié uniquement en anglais) prévoit que si un bénéficiaire manque à ses obligations de conservation des pièces, les coûts insuffisamment justifiés sont inéligibles et rejetés, et la subvention peut être réduite. L’AGA le dit sans détour : les bénéficiaires qui ne conservent pas des pièces justificatives suffisantes et appropriées en supportent l’entier risque.

Les relevés de temps remplissent deux fonctions. Ils prouvent combien de jours chaque personne a consacrés à l’action et, avec une décision documentée qui affecte cette personne au projet, ils prouvent qu’elle y participait bel et bien. L’annotation de l’AGA sur l’article 6.2.A.1 indique qu’une déclaration mensuelle correctement signée ou des relevés de temps fiables suffisent normalement à prouver l’affectation, sauf preuve contraire.

Ce qui compte comme frais de personnel dans Horizon Europe

Pour les salariés (catégorie budgétaire A.1 de l’AGA), les frais de personnel éligibles se limitent aux salaires, aux cotisations de sécurité sociale, aux impôts et aux autres coûts liés à la rémunération qui découlent du droit national ou du contrat de travail. Il doit s’agir des coûts réellement supportés et enregistrés dans vos comptes, pas de montants budgétés.

L’AGA précise aussi ce qui ne peut pas être inclus, par exemple la rémunération qui n’a pas été un coût réel pour vous (comme un salaire remboursé par la sécurité sociale pendant un long arrêt maladie), les primes liées à des objectifs commerciaux ou de collecte de fonds, les primes arbitraires et les primes versées uniquement s’il reste des fonds dans le budget d’un projet.

Le calcul, défini à l’article 6.2.A.1, est le suivant :

• frais de personnel = taux journalier de la personne × nombre d’équivalents-jours travaillés sur l’action, arrondi à la demi-journée la plus proche,
• taux journalier = frais de personnel réels des mois de la période de rapport ÷ nombre maximal d’équivalents-jours déclarables,
• nombre maximal d’équivalents-jours déclarables = (215 ÷ 12) × nombre de mois d’emploi dans la période de rapport × facteur de temps de travail (1 à temps plein, 0,5 à mi-temps), arrondi à la demi-journée la plus proche.

L’AGA ajoute un plafond horizontal : pour une même personne, le total des équivalents-jours déclarés dans l’ensemble des subventions de l’UE ne peut pas dépasser 215 par année civile, ou le prorata correspondant pour un temps partiel. C’est pourquoi un service de gestion des projets a besoin d’une vue unique du temps de chaque personne sur toutes les subventions, et non d’un tableur par projet.

Deux façons de justifier les jours : déclaration mensuelle ou relevés de temps

L’article 20 de l’AGA exige que le temps consacré à l’action soit justifié par des déclarations signées chaque mois par la personne et son supérieur hiérarchique, sauf si un autre système fiable d’enregistrement du temps est en place. L’annotation précise que cela vaut pour toute personne travaillant sur l’action, à temps plein ou à temps partiel, qu’elle y travaille exclusivement ou non, ce que l’AGA signale comme une nouveauté de la période 2021-2027.

Vous pouvez choisir l’une ou l’autre voie.

La déclaration mensuelle des jours travaillés. C’est la solution par défaut, et la Commission publie un modèle : l’EU Grants declaration of days worked on a project (document en anglais). Il se conserve pour les audits et ne s’envoie pas. Pour chaque mois de l’année, il demande les jours travaillés sur l’action, les lots de travail concernés, la date et la signature de la personne, ainsi que le nom, la date et la signature du supérieur hiérarchique, sous un en-tête qui reprend l’acronyme et le numéro du projet, le participant, la personne et le type de personnel. Sa note de bas de page définit une journée comme le nombre d’heures qu’un salarié à temps plein du participant doit travailler lors d’une journée standard. L’AGA recommande d’envisager cette voie, qui évite de convertir des heures en jours.

Un système fiable d’enregistrement du temps. À la place, vous pouvez utiliser un système papier ou informatique qui enregistre au moins tout le temps, en jours ou en heures, consacré à l’action. Selon l’AGA, ces relevés doivent être datés et signés au moins une fois par mois par la personne et son supérieur hiérarchique. Dans un système informatique, les signatures peuvent être électroniques, à condition de disposer d’un processus documenté et sécurisé de gestion des droits des utilisateurs et d’un journal auditable de toutes les opérations électroniques.

Deux règles s’appliquent dans les deux cas :

• Pas d’arrondi dans le relevé mensuel. L’exemple de l’AGA : une personne dont la journée standard est de huit heures et qui a travaillé deux heures sur l’action dans le mois inscrit 0,25 jour. L’arrondi à la demi-journée n’intervient qu’ensuite, dans le calcul des coûts.
• Des relevés parallèles doivent concorder. Si vous tenez des feuilles de temps hebdomadaires en heures et des déclarations mensuelles en jours, elles doivent être cohérentes. En cas d’écarts importants constatés par les auditeurs, l’AGA prévoit que seul l’ensemble de documents indiquant le plus petit nombre de jours est retenu.

Ce que doit contenir une feuille de temps à l’épreuve de l’audit

Tous les points sauf le dernier proviennent du modèle de la Commission et de l’article 20 de l’AGA. Le dernier découle de ce que les auditeurs constatent réellement, comme le montre la section suivante.

Un conseil pratique, et non une obligation : enregistrez tout le temps de travail, y compris les autres projets, l’enseignement, l’administration et le travail interne, pas seulement les heures consacrées à la subvention. Une feuille de temps qui ne montre que le projet financé ne peut pas prouver que ces heures tiennent dans le mois de travail. Une feuille complète se rapproche d’elle-même du contrat, des absences et des autres subventions.

Convertir les heures en équivalents-jours

Si vous enregistrez des heures plutôt que des jours, vous convertissez pour chaque période de rapport le total des heures consacrées à l’action en équivalents-jours : heures sur l’action ÷ nombre d’heures d’un équivalent-jour, arrondi à la demi-journée la plus proche (exemples de l’AGA : 17,79 donne 18 et 17,64 donne 17,5). L’article 20 propose trois options pour la durée d’un équivalent-jour :

1. Huit heures.
2. La durée moyenne de travail prévue par le contrat ou un autre document contraignant. Un nombre d’heures journalier se divise par le facteur de temps de travail. Un nombre hebdomadaire ou mensuel se divise par le facteur de temps de travail, puis par le nombre standard de jours ouvrés de la semaine ou du mois, en général cinq par semaine. Un nombre annuel se divise par le facteur de temps de travail, puis par 215.
3. Les heures productives annuelles, si votre pratique habituelle de comptabilité analytique les fixe : la plus élevée des deux valeurs entre le nombre standard d’heures productives annuelles d’un salarié à temps plein et 90 % du nombre standard d’heures ouvrables annuelles, divisée par 215.

L’option retenue doit être appliquée de façon cohérente, au moins par groupe de personnel employé dans des conditions similaires. Impossible de choisir l’option la plus favorable personne par personne. La conversion se fait normalement une fois par personne et par période de rapport ; il n’est donc pas nécessaire de tenir un second relevé qui convertit les heures de chaque journée.

Les constats d’audit les plus fréquents

Le rapport annuel relatif à l’exercice 2024 de la Cour des comptes européenne (chapitre 5, « Marché unique, innovation et numérique ») donne l’image publique la plus récente de ce qui ne va pas :

• Des absences comptées comme jours sur le projet. Dans l’encadré 5.2, un bénéficiaire à but non lucratif établi en Belgique a déclaré le maximum de 215 jours pour une personne sur une période de référence de 12 mois. La personne avait déclaré 261,5 jours de travail sur le projet, mais les registres du bénéficiaire lui-même montraient 55,5 jours de congé annuel, de congé de maladie de courte durée et d’autres absences : elle n’avait donc travaillé que 206 jours. Les coûts déclarés étaient trop élevés.
• Des montants estimatifs au lieu des coûts réels et des coûts non supportés par le bénéficiaire (point 5.21).
• L’ancienne méthode d’Horizon 2020. Horizon 2020 utilisait des taux horaires ; Horizon Europe utilise des taux journaliers et des équivalents-jours. Dans 5 des 34 opérations Horizon Europe de l’échantillon, les bénéficiaires employaient encore l’ancienne méthode ou ne suivaient pas les nouvelles règles, et dans trois cas cela a conduit à des déclarations de coûts incorrectes (point 5.18).
• Les chercheurs détachés. Des coûts déclarés pour des chercheurs détachés d’autres organisations alors que les conditions d’éligibilité n’étaient pas remplies (points 5.19 et 5.20).

Le premier constat est celui qu’une habitude d’enregistrement du temps prévient. Quand chaque journée de travail est consignée et que les absences figurent dans le même calendrier, un jour de projet saisi pendant un congé saute aux yeux avant que quiconque ne signe.

Tenir les relevés sur plusieurs subventions et le temps hors projet

La plupart des personnes rémunérées sur des subventions de l’UE travaillent aussi sur autre chose. Une organisation qui tient la route :

• Un projet par subvention, ou par lot de travail si vous déclarez le temps par lot, nommé avec l’acronyme de la subvention pour que les exports reprennent les termes de la convention.
• Des projets distincts pour tout le reste : projets financés au niveau national, enseignement, administration et travail interne. Rien n’est imputé à une subvention faute d’autre endroit où le saisir.
• Une seule source pour les absences. Gardez les congés et arrêts maladie dans votre outil RH ou de paie, et rapprochez chaque mois les jours de projet de ces données avant toute signature.
• Un contrôle du plafond de 215 jours par personne et par année civile sur l’ensemble des subventions de l’UE, mené de façon centralisée plutôt que projet par projet.
• Une clôture mensuelle fixe : chacun complète son mois, le supérieur vérifie et signe, puis le mois est fermé aux modifications, toute correction ultérieure étant documentée.

Erasmus+ : quand les feuilles de temps ne sont pas la base du paiement

Erasmus+ fonctionne différemment, et il vaut la peine d’être précis. Le Guide du programme Erasmus+ 2026 indique dans sa partie C, à « Étape 3 : vérification des conditions financières », que la majorité des subventions sont financées sous la forme de montants forfaitaires ou de coûts unitaires. Dans ce cas, précise le guide, les candidats n’ont pas à justifier les coûts engagés par le projet.

Cela ne veut pas dire qu’il n’y a rien à prouver. Pour les coûts unitaires, le nombre d’unités doit être identifiable et vérifiable. Pour les montants forfaitaires, le travail doit être correctement réalisé et les livrables obtenus. Si un contrôle révèle que les activités n’ont pas eu lieu comme approuvé, l’agence nationale ou exécutive peut recouvrer jusqu’au montant de la subvention, ou la réduire en cas de mauvaise exécution. Pour les actions gérées par l’agence exécutive, un montant forfaitaire fondé sur le budget est fixé à partir d’un budget estimatif qui doit tout de même respecter les conditions d’éligibilité de base des subventions fondées sur les coûts réels : les jours de personnel qui y figurent doivent donc être réalistes.

La même logique s’applique aux subventions forfaitaires d’Horizon Europe. L’article 20 de l’AGA indique que pour les coûts simplifiés (unités, montants forfaitaires, taux forfaitaires), il n’est pas nécessaire de tenir des relevés financiers des coûts réels, mais qu’il faut conserver des pièces prouvant les unités déclarées ou la bonne exécution du travail. Il rappelle aussi que cela ne dispense pas des obligations de conservation prévues par le droit national.

Dans un projet Erasmus+, la feuille de temps est donc rarement ce sur quoi la subvention est versée. Elle reste utile pour montrer que le travail a été fait, répartir le temps de l’équipe entre les projets et respecter les obligations nationales en matière de paie et de décompte du temps de travail. Consultez la section « Quelles sont les règles de financement ? » de votre action dans la partie B du guide, ainsi que votre convention, pour savoir quelle forme s’applique.

Combien de temps conserver les relevés

L’annotation de l’AGA sur l’article 20 indique que les pièces doivent être conservées pendant la durée prévue par la fiche de données de la convention (point 6) : en général au moins cinq ans après le paiement du solde, ou trois ans pour les subventions de faible montant jusqu’à 60 000 EUR, et plus longtemps si un audit, une enquête ou un litige est en cours. Le droit national peut imposer une durée plus longue. Le Guide du programme Erasmus+ 2026 retient les mêmes seuils : des contrôles peuvent avoir lieu jusqu’à cinq ans après le paiement final, ou trois ans pour les subventions ne dépassant pas 60 000 EUR.

Conservez les originaux dans le format où ils ont été créés. Selon l’AGA, les documents créés sous forme électronique se conservent sous forme électronique, sans copie papier, et les documents numériques valent originaux lorsque le droit national l’autorise.

Un exemple chiffré

Prenons une chercheuse employée à temps plein pendant toute l’année 2026, avec un contrat de 37,5 heures par semaine sur cinq jours. La période de rapport Horizon Europe va du 1er janvier au 31 décembre 2026. Les chiffres sont illustratifs.

1. Équivalent-jour : selon l’option 2, 37,5 ÷ 1 ÷ 5 = 7,5 heures.
2. Nombre maximal d’équivalents-jours déclarables : (215 ÷ 12) × 12 × 1 = 215.
3. Taux journalier : les frais de personnel éligibles enregistrés en comptabilité pour 2026 s’élèvent à 51 600 EUR, soit 51 600 ÷ 215 = 240 EUR.
4. Heures sur l’action : les feuilles de temps mensuelles signées indiquent 812 heures sur la subvention. En mars, par exemple, la chercheuse y a consacré 70 heures, consignées comme 70 heures (9,33 équivalents-jours), sans arrondi.
5. Conversion : 812 ÷ 7,5 = 108,27, arrondi à la demi-journée la plus proche = 108,5 équivalents-jours.
6. Frais de personnel déclarés : 108,5 × 240 = 26 040 EUR.
7. Contrôle du plafond : si la même personne compte 95 équivalents-jours sur une seconde subvention de l’UE en 2026, le total atteint 203,5, sous le plafond de 215 jours. Les mêmes feuilles de temps montrent aussi les autres projets et les absences, si bien que chaque mois se tient.

Ce que Sandtime.io apporte, et où il s’arrête

Sandtime.io est un outil de suivi du temps, pas un logiciel de gestion de subventions. Voici ce qu’il fait pour les équipes qui gèrent des projets financés par l’UE, vérifié dans le produit :

• Un projet par subvention ou par lot de travail, et des projets distincts pour les autres financements et le travail interne, afin que les rapports regroupent le temps comme la convention.
• Rappels de feuilles de temps par e-mail chaque vendredi, avant le verrouillage de la semaine, pour que les heures soient saisies pendant que la semaine est encore fraîche plutôt que reconstituées en fin de mois.
• Approbations des feuilles de temps : chacun soumet sa semaine avec Soumettre pour approbation et un Administrateur l’approuve ou la rejette. Chaque décision enregistre qui a demandé, qui a tranché et quand. Les approbations relèvent des Administrateurs de l’organisation : le supérieur hiérarchique qui signe pour la subvention a donc besoin de ce rôle.
• Verrouillage des feuilles de temps : les semaines approuvées se verrouillent, les semaines passées peuvent se verrouiller automatiquement, et une correction passe par une demande de déverrouillage qui ne rouvre la semaine que pour une durée définie.
• Détection des chevauchements signale les saisies qui se chevauchent ou sont invraisemblables avant qu’elles n’arrivent dans un rapport.
• Rapports et exports : un modèle de rapport Feuille de temps mensuelle, des regroupements par membre, projet et date, l’export vers Excel et CSV et l’impression en PDF.
• Taux de coût avec historique : des taux de coût horaires avec date de début, pour qu’une augmentation ne réécrive pas les chiffres de l’année précédente.

Ce qu’il ne fait pas :

• Il ne produit pas la déclaration des jours travaillés de la Commission et ne calcule ni les taux journaliers, ni les équivalents-jours, ni le plafond de 215 jours. Vous les calculez à partir des heures exportées et de vos données de paie.
• Il ne signe pas de documents. C’est à votre organisation et à votre auditeur de décider si une soumission et une approbation dans l’application valent signatures électroniques au sens de l’AGA. Beaucoup d’équipes exportent le mois et le signent comme leur service des projets le fait déjà.
• Il ne gère pas les congés. Gardez les absences dans votre outil RH et rapprochez-les du temps passé sur les projets.
• Il n’enregistre que du temps déclaré par les utilisateurs, sans captures d’écran ni surveillance de l’activité.

Sandtime.io est gratuit pour un nombre illimité d’utilisateurs, et les organismes à but non lucratif enregistrés peuvent demander une offre personnalisée. Découvrez comment les associations le configurent sur la page suivi du temps pour les associations, ou comparez les options dans notre sélection des meilleures applications de suivi du temps pour les associations. Si vous n’êtes pas prêt pour une application, commencez par le modèle de feuille de temps mensuelle gratuit et ajoutez-y le lot de travail, la signature et la date de la liste de contrôle ci-dessus.

Questions fréquentes