Rejestrowanie czasu w karcie czasu pracy
Istnieje wiele sposobów rejestrowania czasu. Niektóre są bardzo tanie, ale mało skuteczne. Sprawdź zalety i wady papieru, arkuszy kalkulacyjnych oraz kart czasu pracy dostępnych w aplikacji.
Papierowa karta czasu pracy
Obecnie prawie nikt nie korzysta już z papierowych kart czasu pracy. Mimo to w niektórych miejscach nadal można je spotkać. Wady ręcznego wypełniania papierowych raportów czasu pracy są na tyle duże, że większość firm szuka wygodniejszych rozwiązań do zbierania ewidencji czasu pracy od pracowników. Owszem, taki sposób można szybko wprowadzić do codziennej rutyny. Jednak gdy chcesz podzielić się aktualnym statusem z klientem lub osobami zarządzającymi, największym problemem staje się odnalezienie, uporządkowanie i zeskanowanie kartki. Łatwo też zgubić papierową kartę czasu pracy i stracić potwierdzenie wykonanej pracy.
Arkusz kalkulacyjny do śledzenia czasu
Firmy radzą sobie z rozliczaniem kart czasu pracy na różne sposoby. Jednym z najpopularniejszych jest przechowywanie wszystkiego w jednym dużym pliku Excel lub innym arkuszu kalkulacyjnym. Największą zaletą takiego rozwiązania jest jego prostota. Niestety utrzymanie danych w spójnej, poprawnej i dostępnej formie wymaga sporo pracy, zwłaszcza gdy mają z nich korzystać osoby patrzące na dane z perspektywy zarządczej.
Największym problemem pozostaje niedokładność wpisów. Pracownicy mogą zawyżać albo zaniżać czas, który faktycznie poświęcili na pracę. To może sprawić, że Twoje przychody okażą się niższe, niż powinny. Z drugiej strony, jeśli chcesz pokazać aktualny stan klientowi lub innym osobom zarządzającym, może się to okazać trudne bez rozbudowanych wykresów i raportów w arkuszu. Przy wielu projektach, współpracownikach i walutach nawet samo obliczenie przychodów staje się skomplikowane, a przez to trudniej wystawić poprawną fakturę.
Rozliczanie karty czasu pracy w aplikacji do rejestrowania czasu
Dzięki aplikacji do rejestrowania czasu, czyli narzędziu do śledzenia czasu lub aplikacji do raportowania czasu pracy, możesz automatycznie obsługiwać rozliczenia kart czasu pracy. Główną ideą takiego rozwiązania jest utrzymywanie aktualnych informacji o Twoim czasie pracy oraz czasie pracy pracowników w podziale na różne aktywności.
Za pomocą takiej aplikacji możesz zbierać poprawne dane, wpisując liczbę przepracowanych godzin. Możesz też automatycznie rejestrować wpisy czasu przy użyciu wbudowanego timera.
Tygodniowe karty czasu pracy generowane automatycznie
Najskuteczniejszym sposobem zbierania danych o czasie, który Ty i Twój zespół poświęcacie na każdy projekt, jest powierzenie tego zadania zewnętrznemu systemowi, na przykład aplikacji do rejestrowania czasu.
Pracownicy zwykle nie lubią wypełniać kart czasu pracy, a najczęściej wynika to z dwóch powodów:
- nie wiedzą, po co zbierane są te dane, więc obawiają się nieznanych konsekwencji;
- wiedzą, po co są potrzebne, ale papierowe karty czasu pracy i arkusze kalkulacyjne są niewygodne i wymagają dodatkowego wysiłku.
Dzięki zautomatyzowanemu rozwiązaniu Ty i Twoi pracownicy możecie szybko włączać i wyłączać śledzenie aktualnie wybranego projektu lub aktywności. Po kilku dniach albo tygodniach zyskasz rzetelne informacje o czasie, jaki zespół poświęca na Twoje projekty.
Nie jest tajemnicą, że dla Twojej firmy każda zaraportowana godzina ma znaczenie. Informacje o aktualnym stanie zgłoszonych godzin pozwalają przypisywać osoby do odpowiednich zadań, wystawiać właściwe faktury i wypłacać rzetelne wynagrodzenie.
Dlaczego Ty i Twój zespół powinniście korzystać z aplikacji do śledzenia czasu
Zbieranie danych tydzień po tygodniu albo miesiąc po miesiącu pozwala dokładniej oszacować, ile czasu zespół będzie potrzebował na wykonanie zadań. Lepsze szacunki oznaczają większe przychody dla Twojej firmy, a większe przychody oznaczają więcej możliwości na koniec miesiąca. Dzięki aplikacji do śledzenia czasu możesz generować raporty, które pokażesz klientom lub pracownikom.
Dla kogo jest aplikacja do śledzenia czasu?
Jeśli jesteś osobą zarządzającą - na przykład prezesem, kierownikiem projektu, kierownikiem programu albo kierownikiem liniowym - wiesz, jak ważny jest bieżący wgląd w sytuację. Chcesz szybko identyfikować wąskie gardła, zauważać problemy z przydziałami i oczywiście poprawnie rozliczać klientów. Wszystkie te działania, a nawet więcej, możesz łatwo obsłużyć za pomocą aplikacji do śledzenia czasu. Poza potrzebami zarządczymi możesz też być prawnie zobowiązany do posiadania rozwiązania, które pozwala rozliczać każdą przepracowaną godzinę.
Jeśli jesteś freelancerem, konsultantem albo prawnikiem i chcesz dokładnie rozliczać klientów, aplikacja do śledzenia czasu z kartą czasu pracy jest rozwiązaniem, którego trudno się obyć.
Jeśli jesteś pracodawcą, masz poczucie zbyt małego wglądu w projekty albo uważasz, że na niektóre aktywności poświęcasz za dużo czasu, aplikacja do śledzenia czasu jest właśnie dla Ciebie. W jednym miejscu zbierzesz wszystkie potrzebne dane, które pomogą także lepiej kontrolować równowagę między pracą a życiem prywatnym.
Najczęstsze problemy wynikające z braku kart czasu pracy
Przede wszystkim tracisz aktualny obraz organizacji. To może kosztować dużo pieniędzy. Planowanie zaczyna przypominać myślenie życzeniowe, bo nie opierasz szacunków na danych historycznych. Pracownicy albo członkowie zespołu mogą wpadać w prokrastynację, która szkodzi wielu projektom. Nawet jeśli wydaje Ci się, że Ty i Twój zespół dobrze rozumiecie skutki wielozadaniowości, aplikacja do śledzenia czasu pokaże, ile czasu naprawdę poświęcacie na poszczególne aktywności. Na podstawie tej wiedzy łatwiej wybierzesz projekty bardziej opłacalne dla Twojej organizacji.
Jak wybrać najlepsze rozwiązanie do kart czasu pracy?
Możesz samodzielnie przygotować papierowe karty czasu pracy. Jeśli jednak poświęcisz dużo czasu na naukę, jak powinny działać i jakie informacje są naprawdę przydatne w Twojej organizacji, stracisz czas, który można przeznaczyć na rozwój firmy.
Pobranie arkuszy Excel lub Google Sheets jest trochę lepszym rozwiązaniem. Nadal jednak zostajesz z surowymi danymi, bez wsparcia w wykrywaniu wąskich gardeł, oszczędności, możliwości wzrostu czy innowacji w firmie.
Karta czasu pracy dostępna w aplikacji do śledzenia czasu daje Ci to wszystko, a do tego wiele funkcji rozwiniętych na podstawie praktycznych doświadczeń. Jednym z rozwiązań, które możesz wypróbować za darmo, jest Sandtime.io - produkt zaprojektowany przez osobę zarządzającą. Znajdziesz w nim karty czasu pracy, które Ty i Twoi pracownicy możecie wygodnie uzupełniać, oraz raporty konfigurowalne tak, aby sprawdzać wszystkie potrzebne informacje w ujęciu dziennym, miesięcznym i rocznym. A jeśli potrzebujesz arkuszy kalkulacyjnych, każdy raport możesz wyeksportować do pliku Excel.