Saisie du temps dans une feuille de temps
Il existe de nombreuses façons d’enregistrer le temps. Certaines sont peu coûteuses, mais peu efficaces. Découvrez les avantages et les inconvénients des feuilles papier, des tableurs et des feuilles de temps intégrées à une application.
Feuille de temps sur papier
Aujourd’hui, presque plus personne n’utilise de feuilles de temps sur papier. Pourtant, on en trouve encore dans certains endroits. Les inconvénients de ce format sont si importants que la plupart des entreprises recherchent des solutions plus pratiques pour recueillir les feuilles de temps de leurs employés. Bien sûr, il est facile de l’intégrer rapidement à une routine quotidienne. Mais si vous souhaitez partager l’état actuel d’un projet avec un client ou des managers, le plus grand défi est de retrouver, organiser et numériser le papier concerné. Sans compter qu’une feuille de temps papier peut être perdue, sans laisser de preuve de votre travail.
Tableur pour le suivi du temps
Il existe plusieurs façons pour les entreprises de gérer le calcul des feuilles de temps. L’une des plus répandues consiste à tout conserver dans un seul grand fichier Excel ou autre tableur. Le principal avantage de cette méthode est sa simplicité apparente. Malheureusement, elle demande beaucoup d’efforts pour garder les données cohérentes, valides et accessibles à celles et ceux qui veulent les consulter dans une perspective managériale.
Le plus gros problème reste l’imprécision des données saisies dans les cellules. Les employés peuvent surestimer ou sous-estimer le temps réellement passé à travailler. Cela peut réduire vos revenus par rapport à ce qu’ils devraient être. D’un autre côté, si vous voulez partager l’état actuel avec un client ou d’autres managers, cela peut devenir impossible sans graphiques et rapports avancés dans le tableur. Si vous gérez de nombreux projets, collègues et devises, il peut devenir difficile de calculer vos revenus, et donc de créer une facture correcte.
Calcul des feuilles de temps dans une application de suivi du temps
Avec une application d’enregistrement du temps, aussi appelée outil de suivi du temps ou application de déclaration du temps, vous pouvez automatiser le calcul des feuilles de temps. L’idée principale d’une telle application est de conserver des informations à jour sur votre temps de travail et celui de vos employés, réparti entre différentes activités.
Avec une application de feuilles de temps, vous pouvez collecter les bonnes données en saisissant le nombre d’heures travaillées. Vous pouvez aussi enregistrer automatiquement les entrées de temps grâce au minuteur intégré.
Feuilles de temps hebdomadaires générées automatiquement
Le moyen le plus efficace de collecter les données liées au temps que vous et votre équipe consacrez à chaque projet est de laisser un système externe, comme une application d’enregistrement du temps, le faire pour vous.
Les employés n’aiment généralement pas remplir des feuilles de temps, et cela s’explique souvent par deux raisons :
- ils ne savent pas pourquoi vous souhaitez collecter ces données et craignent les conséquences possibles ;
- ils le savent, mais les feuilles papier ou les tableurs ne sont pas conviviaux et demandent un effort supplémentaire.
Avec une solution automatisée, vous et vos employés pouvez rapidement lancer ou arrêter le suivi du projet ou de l’activité sélectionnée. Après quelques jours ou quelques semaines, vous disposerez d’informations fiables sur le temps que votre équipe consacre à vos projets.
Ce n’est un secret pour personne : pour votre activité, chaque heure déclarée compte. Les informations sur l’état actuel des heures déclarées vous permettent d’affecter les bonnes personnes aux bonnes tâches, de créer des factures correctes et de verser une rémunération fiable.
Pourquoi votre équipe et vous devriez utiliser une application de suivi du temps
Le fait de collecter des données semaine après semaine ou mois après mois vous permet d’estimer plus précisément le temps dont votre équipe aura besoin pour terminer ses tâches. De meilleures estimations signifient davantage de revenus pour votre entreprise, et davantage de revenus signifient plus de possibilités à la fin du mois. Avec une application de suivi du temps, vous pouvez générer des rapports à partager avec vos clients ou vos employés.
À qui s’adresse une application de suivi du temps ?
Si vous êtes responsable, par exemple PDG, chef de projet, responsable de programme ou responsable d’équipe, vous savez à quel point il est important de voir clairement où vous en êtes. Vous voulez identifier rapidement les goulets d’étranglement, découvrir les problèmes d’affectation et, bien sûr, facturer correctement vos clients. Toutes ces activités, et bien d’autres encore, peuvent être gérées facilement à l’aide d’une application de suivi du temps. En plus de ces besoins de gestion, vous pouvez également être tenu par la loi de disposer d’une solution de suivi du temps pour comptabiliser chaque heure travaillée.
Si vous êtes freelance, consultant ou avocat, et que vous souhaitez facturer vos clients avec précision, une application de suivi du temps avec feuille de temps est indispensable.
Si vous êtes employeur, si vous estimez ne pas avoir une vue suffisante sur vos projets, ou si vous pensez consacrer trop de temps à certaines activités, une application de suivi du temps est faite pour vous. En un seul endroit, vous rassemblez toutes les données nécessaires, ce qui vous permet aussi de mieux surveiller l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Les problèmes les plus fréquents quand on n’utilise pas de feuilles de temps
Avant tout, vous perdez la vision actuelle de votre organisation. Cela peut vous coûter beaucoup d’argent. Vos prévisions ressemblent à des vœux pieux, car elles ne s’appuient pas sur des résultats historiques. Vos employés ou membres d’équipe peuvent être confrontés à la procrastination, qui fait échouer de nombreux projets. Même si vous pensez que votre équipe et vous êtes conscients des effets du multitâche, une application de suivi du temps peut vous montrer combien de temps vous et votre équipe consacrez réellement à chaque activité. À partir de ces informations, vous pouvez choisir les projets les plus bénéfiques pour votre organisation.
Comment choisir la meilleure solution de feuille de temps ?
Vous pouvez créer vous-même des feuilles de temps papier. Mais si vous passez suffisamment de temps à apprendre comment elles doivent fonctionner et quelles informations peuvent être utiles pour votre organisation, vous perdez du temps que vous pourriez consacrer au développement de votre activité.
Télécharger des feuilles Excel ou Google Sheets est un peu mieux. Cependant, vous resterez avec des données brutes, sans aide pour trouver les goulets d’étranglement, les économies possibles, les opportunités de croissance ou les pistes d’innovation pour votre entreprise.
La feuille de temps disponible dans une application de suivi du temps vous apporte tout cela, avec de nombreuses fonctionnalités développées à partir de l’expérience du terrain. L’une des solutions que vous pouvez essayer gratuitement est Sandtime.io, conçue par un responsable. Vous y trouverez facilement les feuilles de temps que vous et vos employés pouvez compléter, ainsi que des rapports personnalisables qui vous permettent de consulter toutes les informations nécessaires au quotidien, au mois ou à l’année. Et si vous avez besoin de tableurs, vous pouvez exporter chacun des rapports au format Excel.