Rappels de Feuilles de Temps
À la fin de chaque mois, les managers relancent leur équipe sur Slack et Teams pour obtenir les feuilles de temps. Sandtime.io envoie les rappels automatiquement, permet d’approuver en un clic et verrouille les périodes passées - la facturation client n’est ainsi jamais bloquée.
Comment Sandtime.io met fin aux relances
Rappels automatiques de remplissage des feuilles de temps
Sandtime.io rappelle automatiquement de remplir sa feuille de temps - aucun manager n’a besoin d’envoyer le message.
Un e-mail chaque vendredi avant le verrouillage
Avec le verrouillage automatique activé, le rappel arrive par e-mail le vendredi à 18 h dans le fuseau horaire de l’organisation, pour que la semaine soit remplie avant de se verrouiller.
Approbation en un clic
Une fois les feuilles de temps rentrées, les managers approuvent ou rejettent en un clic directement depuis l’e-mail.
Verrouillage automatique après approbation
Les périodes approuvées et passées se verrouillent automatiquement, de sorte que les chiffres cessent de bouger une fois la facturation commencée.
Détection des chevauchements intégrée
Les entrées qui se chevauchent ou paraissent invraisemblables sont signalées avant d’atteindre un rapport ou une facture.
Historique horodaté
Chaque rappel, soumission, approbation et verrouillage est horodaté, ce qui donne à la facturation de fin de mois une trace claire.
Qui utilise les rappels de feuilles de temps
- Managers qui relancent aujourd’hui manuellement les feuilles de temps sur Slack ou Microsoft Teams
- Agences et sociétés de développement qui ne peuvent pas facturer leurs clients tant que toutes les feuilles de temps ne sont pas rentrées
- Équipes finance et paie qui clôturent une période et ont besoin de dossiers complets et approuvés
- Équipes en croissance où les relances de fin de mois ne passent plus à l’échelle
Comment arrêter de relancer en trois étapes
- Activez le verrouillage automatique des feuilles de temps dans les paramètres. Le verrouillage hebdomadaire est l’échéance que rappelle l’e-mail.
- Demandez à chacun d’activer l’e-mail de rappel de saisie dans ses paramètres de notifications. Le vendredi à 18 h, il part tout seul, et personne n’écrit le message Slack.
- Approuvez les semaines soumises depuis l’e-mail et laissez les périodes passées se verrouiller, pour que le relevé soit définitif au moment de facturer.
Gratuit ici, payant ailleurs : les rappels de remplissage se trouvent sur Clockify Standard et Toggl Track Premium, et TimeCamp les lie aux approbations sur TimeCamp Ultimate, chacun facturé par utilisateur. Sur Sandtime.io, ils sont inclus gratuitement pour un nombre illimité d’utilisateurs.
Questions sur les rappels
À quoi servent les rappels ?
Ils incitent à soumettre les heures avant la clôture de la période, ce qui reste le changement le plus efficace contre les heures arrivant après l’envoi d’une facture.
Qui reçoit le rappel ?
Chaque membre actif qui a activé l’e-mail de rappel de saisie dans ses paramètres de notifications. Il est désactivé par défaut : demandez à l’équipe de l’activer une fois, et chacun peut le désactiver plus tard.
Les rappels remplacent-ils les approbations ?
Non. Les rappels font arriver les heures à temps ; les approbations décident si elles sont acceptées. Les deux fonctionnent ensemble et sont gratuits.
Où arrivent les rappels ?
Par e-mail, le vendredi à 18 h dans le fuseau horaire de l’organisation. Les rappels ne passent pas par Slack ; l’intégration Slack couvre le démarrage et l’arrêt des minuteurs.
Quelles applications de suivi du temps font payer les rappels de feuilles de temps ?
Clockify place les rappels sur son plan Standard et Toggl Track sur Premium, et TimeCamp les lie aux approbations sur Ultimate, tous facturés par utilisateur. Sandtime.io les envoie gratuitement pour un nombre illimité d’utilisateurs.
Les rappels fonctionnent-ils gratuitement pour une équipe de toute taille ?
Oui. Les rappels, les approbations et le verrouillage sont inclus pour chaque organisation, sans frais par siège et sans taille d’équipe à partir de laquelle ils deviennent payants.
Arrêtez de courir après les feuilles de temps
Gratuit pour un nombre illimité d’utilisateurs. Aucune carte de crédit requise.