Przepływ zatwierdzeń arkuszy czasu pracy

W skrócie: w Sandtime.io każdy wysyła do zatwierdzenia własny tydzień z arkusza czasu pracy, każdy Administrator organizacji dostaje e-mail z podsumowaniem tego tygodnia i przyciskami Zatwierdź, Wyświetl oraz Odrzuć, a zatwierdzony tydzień się blokuje. Poprawki po zatwierdzeniu wymagają prośby o czasowe odblokowanie, a każda prośba zapisuje, kto prosił, kto zdecydował i kiedy. Decydują tylko Administratorzy, a zatwierdzanie jest darmowe dla nieograniczonej liczby użytkowników.

Jak tydzień zostaje zatwierdzony krok po kroku

1. Wysłanie. Członek otwiera Arkusz czasu pracy, wybiera tydzień i w sekcji Zatwierdzenia wybiera Wyślij do zatwierdzenia. Potwierdzenie informuje, że arkusz zostanie zablokowany w momencie zatwierdzenia, więc ostatnie poprawki robi się wcześniej. Przycisk pojawia się tylko przy własnym tygodniu, gdy nie jest on zablokowany ani nie czeka już na decyzję.
2. Powiadomienie. Każdy aktywny Administrator dostaje e-mail z raportem podsumowującym tygodnia w formie obrazka oraz przyciskami Zatwierdź, Wyświetl i Odrzuć. To e-mail transakcyjny, więc dociera niezależnie od ustawień powiadomień Administratorów.
3. Decyzja. Administrator zatwierdza lub odrzuca tydzień z e-maila, ze Skrzynki odbiorczej albo w sekcji Zatwierdzenia na dole arkusza członka. Wyświetl otwiera cały tydzień, gdy wymaga dokładniejszego spojrzenia.
4. Informacja dla członka. Członek dostaje e-mail o zatwierdzeniu lub odrzuceniu tygodnia z przyciskiem Wyświetl arkusz czasu pracy.
5. Blokada. Zatwierdzony tydzień blokuje się bez limitu czasu, niezależnie od tego, czy włączone jest automatyczne blokowanie. Odrzucenie nie blokuje tygodnia, więc członek go poprawia i wysyła ponownie.

Każda prośba zostawia ślad w sekcji Zatwierdzenia danego tygodnia: kiedy ją wysłano, kto ją rozpatrzył i kiedy. Administratorzy widzą wszystkie prośby, a członek te, które sam wysłał.

Przykład: piątek w firmie doradczej z ośmioma osobami

Firma ma dwóch Administratorów, więc zatwierdzanie nie czeka na kalendarz jednej osoby, i ma włączone automatyczne blokowanie.

• Piątek, 25 września 2026 r. Wszyscy ośmioro doradców wysyła 39. tydzień do zatwierdzenia. Obaj Administratorzy dostają osiem e-maili. Do poniedziałkowego poranka siedem tygodni jest zatwierdzonych i zablokowanych.
• Jeden tydzień pokazuje 52 godziny, w tym 11 w środę. Szef operacji otwiera go przyciskiem Wyświetl, widzi dwukrotnie wpisane warsztaty u klienta i odrzuca tydzień. Odrzucenie nie zawiera notatki, więc wyjaśnia doradczyni powód na czacie zespołu.
• W sobotę doradczyni usuwa zduplikowany 8-godzinny wpis, tydzień spada do 44 godzin i wysyła go ponownie. Zostaje zatwierdzony w poniedziałek, 28 września, i się blokuje.
• Połowa października. Klient pyta o wtorek 39. tygodnia. Sekcja Zatwierdzenia pokazuje, kiedy tydzień wysłano, kto go zatwierdził i kiedy, a zablokowany tydzień wciąż zawiera dokładnie zatwierdzone godziny.
• Późna poprawka. Doradczyni znajduje pomyłkę w projekcie w zatwierdzonym tygodniu. Wysyła prośbę o odblokowanie, Administrator ją zatwierdza, a tydzień otwiera się na Czas odblokowania organizacji, domyślnie 30 minut, po czym znów się blokuje.

Czego celowo nie robi

• Decydują tylko Administratorzy. Administratorzy projektu i Użytkownicy nie zatwierdzają, więc nie ma zatwierdzających dla poszczególnych zespołów ani wieloetapowych ścieżek. Zamiast tego obciążenie dzieli kilku Administratorów.
• Brak notatki przy odrzuceniu. Odrzucenie zapisuje, kto odrzucił i kiedy, ale nie dlaczego.
• Tylko całe tygodnie. Prośba obejmuje tydzień jednej osoby, a nie pojedyncze dni czy projekty.
• Brak automatycznego przekazania do płac lub faktur. Zatwierdzone godziny wychodzą przez eksport do Excela albo raport.

Jak łączy się z resztą Sandtime.io

Zatwierdzanie leży między tygodniowym arkuszem czasu pracy a blokowaniem, a piątkowy e-mail z przypomnieniem zachęca do domknięcia tygodnia, zanim się zablokuje. Strona o rolach i uprawnieniach wyjaśnia, dlaczego decydują tylko Administratorzy. Artykuł pomocy o zatwierdzaniu pokazuje każdy ekran, darmowy szablon zasad zatwierdzania i korekt arkuszy czasu pracy pozwala spisać reguły, a blog porównuje oprogramowanie do zatwierdzania arkuszy czasu pracy różnych dostawców i planów.