Flux d’approbation des feuilles de temps

En bref : dans Sandtime.io, chacun soumet sa propre semaine depuis la feuille de temps, chaque Administrateur de l’organisation reçoit un e-mail avec un résumé de cette semaine et les boutons Approuver, Voir et Rejeter, et une semaine approuvée se verrouille. Les corrections après approbation passent par une demande de déverrouillage limitée dans le temps, et chaque demande enregistre qui l’a faite, qui a tranché et quand. Seuls les Administrateurs décident, et les approbations sont gratuites pour un nombre illimité d’utilisateurs.

Comment une semaine est approuvée, étape par étape

1. Soumettre. Le membre ouvre Feuilles de temps, choisit la semaine et sélectionne Soumettre pour approbation dans la section Approbations. La confirmation précise que la feuille de temps sera verrouillée une fois approuvée : les dernières retouches se font avant. Le bouton n’apparaît que sur votre propre semaine, tant qu’elle n’est ni verrouillée ni déjà en attente d’une décision.
2. Prévenir. Chaque Administrateur actif reçoit un e-mail contenant le rapport de synthèse de la semaine sous forme d’image et les boutons Approuver, Voir et Rejeter. C’est un e-mail transactionnel : il arrive quels que soient les réglages de notification des Administrateurs.
3. Décider. Un Administrateur approuve ou rejette depuis l’e-mail, depuis la Boîte de réception ou dans la section Approbations en bas de la feuille de temps du membre. Voir ouvre la semaine complète quand elle mérite un examen attentif.
4. Informer le membre. Le membre reçoit un e-mail indiquant que sa semaine a été approuvée ou rejetée, avec un bouton Afficher la feuille de temps.
5. Verrouiller. Une semaine approuvée se verrouille sans limite de durée, que le verrouillage automatique soit actif ou non. Un rejet ne verrouille pas la semaine : le membre la corrige et la soumet à nouveau.

Chaque demande laisse une trace dans la section Approbations de la semaine concernée : quand elle a été soumise, qui l’a traitée et quand. Les Administrateurs voient toutes les demandes ; un membre voit celles qu’il a envoyées.

Exemple concret : un vendredi dans un cabinet de conseil de huit personnes

Le cabinet a deux Administrateurs, pour que les approbations ne dépendent pas de l’agenda d’une seule personne, et le verrouillage automatique est activé.

• Vendredi 25 septembre 2026. Les huit consultants soumettent la semaine 39. Les deux Administrateurs reçoivent huit e-mails. Le lundi matin, sept semaines sont approuvées et verrouillées.
• Une semaine affiche 52 heures, dont 11 le mercredi. Le responsable des opérations l’ouvre avec Voir, constate que l’atelier client a été saisi deux fois et la rejette. Un rejet ne porte pas de note : il explique la raison à la consultante dans la messagerie de l’équipe.
• Le samedi, elle supprime l’entrée de 8 heures en double, la semaine passe à 44 heures, et elle la soumet de nouveau. Elle est approuvée le lundi 28 septembre et se verrouille.
• Mi-octobre. Le client s’interroge sur le mardi de la semaine 39. La section Approbations montre quand la semaine a été soumise, qui l’a approuvée et quand, et la semaine verrouillée contient toujours exactement les heures approuvées.
• Une correction tardive. Une consultante repère une erreur de projet dans une semaine approuvée. Elle envoie une demande de déverrouillage, un Administrateur l’approuve, et la semaine s’ouvre pour la Durée de déverrouillage de l’organisation, 30 minutes par défaut, puis se verrouille à nouveau.

Ce qu’il ne fait pas, volontairement

• Seuls les Administrateurs décident. Les Administrateurs de projet et les Utilisateurs n’approuvent pas : il n’y a ni approbateurs par équipe ni circuits d’approbation à plusieurs étapes. Plusieurs Administrateurs se partagent plutôt la charge.
• Pas de note de rejet. Un rejet enregistre qui a rejeté et quand, pas pourquoi.
• Des semaines entières uniquement. Une demande couvre la semaine d’une personne, pas des jours ou des projets isolés.
• Pas de transmission automatique à la paie ou à la facturation. Les heures approuvées sortent par l’export Excel ou un rapport.

Comment il s’articule avec le reste de Sandtime.io

Les approbations se placent entre la feuille de temps hebdomadaire et le verrouillage, et l’e-mail de rappel du vendredi incite à boucler la semaine avant qu’elle ne se verrouille. La page rôles et permissions explique pourquoi seuls les Administrateurs décident. L’article d’aide sur les approbations montre chaque écran, le modèle gratuit de politique d’approbation et de correction des feuilles de temps met les règles par écrit, et le blog compare les logiciels d’approbation de feuilles de temps selon les éditeurs et les formules.