Od zatwierdzonych arkuszy do rozliczeń z klientem: przykład

Bez konta i adresu e-mail. To rzeczywiste eksporty raportu Sandtime.io z odizolowanych, fikcyjnych zapisów, nie ręcznie przygotowany arkusz. Zrzuty poniżej pokazują prawdziwy interfejs udostępnionego raportu z tymi samymi danymi. Nie przedstawiają konta klienta.

Tydzień i obliczenia

Projekt to Odświeżenie strony (dane fikcyjne), osoba: Alex Example, okres: 21-27 września 2026 r. Strefa raportu to Europe/Warsaw. Każda sesja trwa dokładnie dwie godziny:

• Poniedziałek: analiza potrzeb i projektowanie, 4 godziny płatne.
• Wtorek: implementacja, 2 godziny płatne.
• Środa: testowanie i przegląd z klientem, 4 godziny płatne.
• Czwartek: przekazanie, 2 godziny płatne.
• Piątek: administracja wewnętrzna, 2 godziny niepłatne.

Zarejestrowany czas wynosi 14:00. Czas płatny to 12:00, a niepłatny 02:00. Obliczenie: 12 × 80 EUR = 960 EUR. Podatek wynosi zero, więc przychód netto i przychód całkowity wynoszą po 960 EUR. Rozliczenie wszystkich 14 godzin niesłusznie dodałoby 160 EUR.

„Czas płatny” oznacza tutaj czas rozliczany z klientem, nie potwierdzenie otrzymania zapłaty. Administracja nie trafia na fakturę klienta; to nie oznacza, że pracownik nie otrzymuje za nią wynagrodzenia.

Zerowy podatek to założenie przykładu, nie porada dotycząca Twoich faktur. Osobno sprawdź umowę, walutę, podatki i zasady zaokrąglania.

Zapisz pracę i stawkę

Użyj ręcznych wpisów lub liczników, przypisując każdą sesję do projektu. Oznacz sześć sesji pracy dla klienta jako płatne, a administrację jako niepłatną. Wpisuj opisy zrozumiałe dla osoby sprawdzającej, nie samo „praca”.

Przy członku zespołu w projekcie wybierz Dodaj stawkę. Ustaw Stawka godzinowa na 80, Waluta na EUR i Stawka podatku na 0, z okresem obejmującym ten tydzień. To stawka przychodu, nie kosztu członka organizacji. Powinien sprawdzić ją administrator: osoby z rolą Użytkownik nie widzą przypisanych im stawek.

W tym przykładzie wyłącz zaokrąglanie raportu. Przewodnik po stawkach i przychodach opisuje konfigurację, a stawki historyczne wyjaśniają, dlaczego późniejsza stawka nie powinna zmieniać tego tygodnia.

Prześlij, sprawdź i zachowaj zatwierdzony tydzień

Otwórz własny tygodniowy arkusz i wybierz Wyślij do zatwierdzenia w sekcji Zatwierdzenia. Przed wysłaniem popraw brakujące sesje i błędne oznaczenia. Opcja jest dostępna tylko dla własnego, niezablokowanego tygodnia, który nie czeka już na decyzję.

Administrator sprawdza projekt, daty, opisy i oznaczenia czasu płatnego, następnie wybiera Zatwierdź lub Odrzuć. Zatwierdzenie blokuje tydzień. Późniejszą poprawkę wprowadź po złożeniu prośby o odblokowanie, w dozwolonym oknie czasowym, i ponownie sprawdź dane przekazywane do rozliczeń.

Instrukcja zatwierdzania opisuje te warunki. Eksport nie jest dowodem zatwierdzenia: raport przykładowy zawiera godziny i kwoty, nie kolumnę statusu zatwierdzenia. Przed rozliczeniem sprawdź zatwierdzenie i blokadę tygodnia.

Ustaw raport odpowiadający na pytanie rozliczeniowe

W sekcji Raporty utwórz lub edytuj raport niestandardowy dla tego projektu i okresu 21-27 września. Grupuj po Projekt i dodaj Zarejestrowany czas, Czas płatny, Czas nierozliczany, Przychód godzinowy, Stawka podatku dochodowego, Przychód netto, Podatek od przychodu i Łączny przychód.

Pozostaw widoczną pracę niepłatną. Odfiltrowanie jej ukryłoby powód, dla którego z 14 zapisanych godzin tylko 12 trafia do rozliczenia. Raport nalicza przychód od pracy płatnej; administracja zwiększa czas, ale nie przychód.

Do sprawdzenia każdej sesji grupuj po Rok-miesiąc-dzień i Aktywność. Instrukcja raportów szczegółowych opisuje także kolumny początku i końca pracy.

Wyeksportuj i uzgodnij z procesem fakturowania

Pod raportem wybierz Eksportuj do Excela lub Eksportuj do CSV. Pokazane wyżej udostępnione raporty są tylko do odczytu i nie pokazują przycisku eksportu. Pliki do pobrania powstały w tym samym mechanizmie raportowania i eksportu co w aplikacji po zalogowaniu.

Przed wystawieniem faktury w obecnym narzędziu:

1. Dopasuj projekt i okres 21-27 września do zatwierdzonego, zablokowanego arkusza.
2. Sprawdź: 14 godzin zapisanych = 12 płatnych + 2 niepłatne.
3. Sprawdź uzgodnioną stawkę 80 EUR za godzinę i założenie zerowego podatku.
4. Przenieś do szkicu faktury tylko 12 godzin płatnych i 960 EUR.
5. Porównaj ilość, walutę, stawkę i sumę szkicu z eksportem. Zachowaj eksport i odniesienie do zatwierdzenia przy dokumentacji rozliczenia.

Excel zapisuje czas jako liczbowy ułamek doby, wyświetlany w godzinach i minutach. CSV zawiera czas, np. 12:00, i lokalny zapis kwot. Jeśli narzędzie fakturowe wymaga godzin dziesiętnych, wpisz 12, nie 12:00 ani wewnętrzną wartość arkusza 0,5 doby.

Szablon uzgadniania faktur z ewidencją czasu pomoże zapisać różnice i odwołania. Sandtime.io nie wystawia ani nie wysyła faktur, nie księguje zapisów i nie potwierdza płatności.

Powtórz test na jednym ze swoich projektów

Rezultatem nie jest sam plik. Jest nim uzgodniony z osobą sprawdzającą zestaw godzin, zgodny z kwotą do rozliczenia klienta. Przed zmianą narzędzia sprawdź pełny tydzień, zachowując obecny proces fakturowania.

Sprawdź raportowanie, zatwierdzanie arkuszy lub porównaj alternatywy. Sandtime.io jest darmowy bez limitu użytkowników. Płace, rozliczenia kancelarii i planowanie zasobów pozostają osobnymi decyzjami.