Najlepsze programy do śledzenia czasu dla biur rachunkowych (2026)

Dla przejrzystości: Tworzymy Sandtime.io i publikujemy ten przewodnik, dlatego nasze pierwsze miejsce nie jest niezależnym werdyktem. Stawiamy Sandtime.io na pierwszym miejscu w jednej, jasno nazwanej kategorii: darmowe śledzenie czasu dla biur rozliczających klientów za godziny. Otwarcie piszemy też, kiedy lepszym zakupem są systemy do zarządzania biurem albo narzędzia do czasu pracy i fakturowania.

Najlepszy program do śledzenia czasu dla księgowych to taki, który każdą rozmowę z klientem, przegląd dokumentów i sesję nad deklaracją zamienia w rozliczalny zapis, któremu biuro może zaufać na koniec miesiąca. Dla większości małych i średnich biur oznacza to trzy rzeczy: czas zapisany przy właściwym kliencie, stawkę przypisaną do każdej godziny i przegląd wspólnika, zanim cokolwiek trafi na fakturę. Cała reszta, od portali klienta po organizery podatkowe, to osobna decyzja zakupowa.

Porównanie 9 najlepszych narzędzi do śledzenia czasu dla księgowych

Tabela oddziela czyste narzędzia do śledzenia czasu od narzędzi do czasu pracy i fakturowania oraz od pełnych systemów do zarządzania biurem. Kliknij nazwę produktu, aby przejść do recenzji, aktualnych cen i głównego kompromisu.

Miejsce i aplikacja	Najlepsza dla	Rodzaj	Plan darmowy	Płatne od	Główny kompromis
1. Sandtime.io	Biura rozliczające klientów za godziny	Śledzenie czasu	Bez limitu użytkowników	0 USD	Brak wysyłki faktur, płatności, portalu klienta i procesów podatkowych
2. Karbon	Biura z rozbudowanymi procesami	Zarządzanie biurem	Brak planu darmowego	59 USD/użytkownika/miesiąc rocznie	Najwyższy koszt na użytkownika w zestawieniu
3. TaxDome	Biura podatkowe z wieloma klientami indywidualnymi	Zarządzanie biurem	Brak planu darmowego	800 USD/rok za jedno stanowisko solo	Płatność z góry, a stanowiska zespołowe zaczynają się od Pro
4. BigTime	Rosnące firmy potrzebujące WIP i fakturowania	Czas pracy i fakturowanie	Brak planu darmowego	20 USD/użytkownika/miesiąc	Portal klienta i wielopoziomowe zatwierdzanie są w wyższych planach
5. Harvest	Małe biura fakturujące z zarejestrowanego czasu	Czas pracy i fakturowanie	1 stanowisko, 2 projekty	9 USD/stanowisko/miesiąc rocznie	Zatwierdzanie arkuszy wymaga Enterprise
6. Clockify	Tanie płatne śledzenie czasu z fakturami	Śledzenie czasu z fakturowaniem	Do 5 użytkowników	3,99 USD/stanowisko/miesiąc rocznie	Zaokrąglanie, zatwierdzanie i faktury zaczynają się od Standard
7. TimeCamp	Biura eksportujące faktury do QuickBooks lub Xero	Śledzenie czasu z fakturowaniem	Bez limitu użytkowników	3,99 USD/użytkownika/miesiąc rocznie	Stawki rozliczeniowe i zatwierdzanie wymagają Ultimate
8. Toggl Track	Księgowi pracujący samodzielnie, którzy cenią dopracowany timer	Śledzenie czasu	Do 3 użytkowników	9 USD/użytkownika/miesiąc rocznie	Zatwierdzanie arkuszy wymaga Premium
9. Timely	Pracownicy, którzy zapominają włączyć timer	Automatyczne śledzenie czasu	Tylko okres próbny	9 USD/użytkownika/miesiąc rocznie	Starter ogranicza biuro do 5 użytkowników i 20 projektów

Ceny to publiczne ceny katalogowe w USD, bez podatków i promocji czasowych, przy płatności rocznej tam, gdzie producent ją publikuje. Poniżej znajdziesz roczny koszt dla 5, 15 i 40 osób.

Śledzenie czasu, czas pracy z fakturowaniem czy zarządzanie biurem?

Biura rachunkowe wybierają spośród trzech kategorii, które pojawiają się w tych samych wynikach wyszukiwania. Pomylenie ich to najdroższy błąd przy tym zakupie.

• Czyste narzędzia do śledzenia czasu zapisują, kto pracował dla jakiego klienta, jak długo i po jakiej stawce, a potem dają biuru raporty i eksporty. Należą tu Sandtime.io, Toggl Track i Timely. Clockify i TimeCamp dodają podstawowe fakturowanie w płatnych planach.
• Narzędzia do czasu pracy i fakturowania, takie jak Harvest i BigTime, dokładają do arkusza czasu faktury, a często także płatności. BigTime sięga dalej: do WIP, planowania zasobów i budżetów projektów.
• Systemy do zarządzania biurem, takie jak Karbon i TaxDome, obsługują całe biuro: kartoteki klientów, cykliczne zlecenia, e-maile, portale, e-podpisy, fakturowanie i płatności. Śledzenie czasu jest w nich jednym z wielu modułów.

Biuro, które już korzysta z takiego systemu, zwykle rejestruje czas właśnie w nim. Biuro, które fakturuje z QuickBooks, Xero lub innego systemu księgowego i potrzebuje po prostu rzetelnych godzin na klienta, rzadko musi płacić za to cenę pełnego systemu. Ten ranking powstał z myślą o takim biurze.

Jak badaliśmy i ocenialiśmy narzędzia

Zaczęliśmy od produktów, które regularnie pojawiają się w wynikach wyszukiwania programów do śledzenia czasu dla biur rachunkowych oraz narzędzi do czasu pracy i fakturowania dla księgowych. Następnie każdą cenę i funkcję zależną od planu sprawdziliśmy na stronach cenników, produktów lub pomocy samego producenta. Ranking jest oceną redakcyjną, a nie wynikiem punktowym. Każdy produkt oceniliśmy pod kątem sześciu pytań:

1. Czy pracownicy mogą bez wysiłku zapisywać czas na klienta? Timery, ręczne wpisy po rozmowie oraz dostęp z telefonu i przeglądarki.
2. Czy każda godzina ma właściwą stawkę? Stawki rozliczeniowe na osobę i na klienta oraz historia stawek.
3. Czy godziny można zaokrąglać do jednostek rozliczeniowych? Wiele biur rozlicza się w jednostkach 6-minutowych (0,1 godziny) lub 15-minutowych.
4. Czy wspólnik może przejrzeć czas przed zafakturowaniem? Przesyłanie, zatwierdzanie i blokowanie.
5. Co trafia na fakturę dla klienta? Wbudowane fakturowanie, czysty eksport lub synchronizacja z systemem księgowym.
6. Ile kosztuje całe biuro? Limity planu darmowego, ceny za stanowisko, zobowiązania i plan, w którym jest to, czego potrzebują księgowi.

Jeśli funkcja jest dostępna w wyższym planie, podajemy nazwę tego planu. Jeśli producent nie opublikował ceny, piszemy o tym wprost.

9 najlepszych narzędzi do śledzenia czasu dla księgowych

1. Sandtime.io: Najlepszy darmowy program do śledzenia czasu dla biur rozliczających klientów za godziny

Sandtime.io to aplikacja do śledzenia czasu, która jest bezpłatna dla nieograniczonej liczby użytkowników, więc każdy wspólnik, księgowy, pracownik biura i sezonowy pomocnik może z niej korzystać bez opłaty za użytkownika. Zalecana konfiguracja dla księgowych i biur rachunkowych to jeden projekt na klienta, a przy dużym kliencie jeden projekt na zlecenie, z czasem oznaczonym jako płatny lub niepłatny. Sprawy wewnętrzne biura trafiają do niepłatnego projektu, więc nigdy nie zawyżają sumy dla klienta.

Stawki kosztowe i przychodowe można ustawić dla projektu i dla członka zespołu, a historia stawek sprawia, że ubiegłoroczne godziny zachowują ubiegłoroczne stawki po corocznej podwyżce. Raporty obsługują wiele walut. Pracownicy mogą uruchomić timer, dodać rozmowę po fakcie albo prowadzić kilka timerów naraz: w przeglądarce, na Windowsie, macOS, iPhonie, Androidzie, w rozszerzeniu Chrome lub w Slacku.

Przypomnienia o uzupełnieniu arkusza czasu pracy przychodzą e-mailem przed zablokowaniem tygodnia, pracownicy przesyłają arkusze, a wspólnik je zatwierdza lub odrzuca, także jednym kliknięciem z e-maila. Minione okresy blokują się automatycznie, więc zafakturowane godziny przestają się zmieniać. Raporty grupują czas według projektu, członka, aktywności lub daty, a zaokrąglanie czasu zaokrągla godziny w raportach do 5, 10, 15, 30 lub 60 minut albo do własnego interwału, na przykład 6 minut, bez zmiany oryginalnych wpisów. Szablon raportu Faktury pokazuje czas, stawkę godzinową, przychód netto, podatek i przychód łączny dla każdego projektu, a obok są szablony Miesięczny arkusz czasu pracy i Przychody z projektu. Wszystko można wyeksportować do Excela lub CSV.

Wspólnicy są Administratorami, starszy księgowy prowadzący grupę klientów może być Administratorem projektu, a pracownicy biura są Użytkownikami, którzy dzięki widoczności projektów widzą tylko przypisanych im klientów. Nie ma zrzutów ekranu, rejestrowania naciśnięć klawiszy ani wskaźników aktywności.

Dlaczego zajmuje pierwsze miejsce: to jedyny produkt w tym zestawieniu, który daje całemu biuru czas na klienta, stawki z historią, zaokrąglanie, zatwierdzanie i blokowanie bez żadnych kosztów.

Kompromis: Sandtime.io nie wysyła faktur, nie przyjmuje płatności, nie prowadzi portalu klienta ani nie obsługuje procesów podatkowych. Sumy trafiają do QuickBooks, Xero lub innego systemu księgowego przez eksport do Excela lub CSV. Wybierz Karbon lub TaxDome, jeśli potrzebujesz pełnego systemu do zarządzania biurem, albo BigTime i Harvest, jeśli faktury mają powstawać w tym samym narzędziu.

2. Karbon: Najlepszy system do zarządzania biurem z rozbudowanymi procesami

Karbon to oprogramowanie do zarządzania biurem stworzone dla biur rachunkowych, w którym śledzenie czasu jest częścią większego systemu. Każdy plan obejmuje wspólną skrzynkę e-mail, szablony procesów, zarządzanie klientami, portal klienta, zarządzanie dokumentami, śledzenie czasu z budżetami zleceń oraz fakturowanie i płatności. Plan Team kosztuje 59 USD za użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej (79 USD przy płatności miesięcznej), a Business 89 USD rocznie (99 USD miesięcznie) i dodaje automatyczne przypomnienia dla klientów, automatyzację zadań oraz integracje branżowe. Płatność miesięczna jest dostępna tylko dla zespołów od czterech osób. Moduł Billing and Payments tworzy faktury na podstawie wykonanej pracy i synchronizuje faktury oraz płatności z QuickBooks Online lub Xero.

Dlaczego zajmuje drugie miejsce: dla biura, którego wąskim gardłem są cykliczne zlecenia, prośby do klientów i e-maile, Karbon zastępuje kilka narzędzi naraz, a czas pracy i fakturowanie są w tej samej kartotece klienta.

Kompromis: to najdroższa opcja w przeliczeniu na użytkownika w tym przewodniku, a biuro, które potrzebuje tylko rozliczanych godzin, płaci za system procesów, z którego może nie korzystać.

3. TaxDome: Najlepsza platforma „wszystko w jednym” dla biur podatkowych z portalem klienta

TaxDome łączy CRM, markowy portal klienta z aplikacją mobilną, przechowywanie dokumentów, e-podpisy, automatyzację procesów, oferty i płatności. Jego moduł czasu pracy i fakturowania tworzy faktury z wpisów czasu ze stawkami godzinowymi dla członka zespołu lub usługi, a integracja z QuickBooks Online synchronizuje faktury i płatności. Ceny są liczone za stanowisko na rok i płatne z góry: Essentials kosztuje 800 USD rocznie za jednego użytkownika solo, Pro 1000 USD za stanowisko, a Business 1200 USD za stanowisko przy rocznym zobowiązaniu. Przy trzyletnim zobowiązaniu ceny spadają do 700, 900 i 1100 USD. Pro pozwala dokupić miesięczne stanowiska dla pracowników krótkoterminowych za 100 USD miesięcznie, a Business stanowiska sezonowe za 500 USD na cztery miesiące.

Dlaczego zajmuje trzecie miejsce: biura podatkowe z setkami klientów indywidualnych dostają portal dla klientów, formularze wstępne i e-podpisy, do których narzędzie do śledzenia czasu nie jest stworzone, a stanowiska sezonowe pasują do kalendarza rozliczeń.

Kompromis: Essentials jest przeznaczony dla jednego użytkownika, więc każdy zespół zaczyna od Pro. Roczna płatność z góry czyni z niego zobowiązanie dla całego biura, a nie narzędzie do przetestowania w jednym zespole.

4. BigTime: Najlepsza platforma do czasu pracy i fakturowania dla rosnących firm rachunkowych

BigTime to platforma do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA), której strona dla księgowości eksponuje raporty niezafakturowanego czasu, stawki kosztowe i fakturowanie zbiorcze. Plan Essentials zaczyna się od 20 USD za użytkownika miesięcznie i obejmuje śledzenie czasu i wydatków, fakturowanie, zarządzanie stawkami, zatwierdzanie, aplikację mobilną i integrację z QuickBooks. Advanced dodaje samoobsługowy portal klienta, własne raporty i szablony projektów. Premier dodaje fakturowanie w wielu walutach, własne zarządzanie kosztami i stawkami, budżetowanie projektów, wielopoziomowe zatwierdzanie oraz integracje z Sage Intacct, Lacerte i API. Ceny planów Advanced i Premier są dostępne po prezentacji.

Dlaczego zajmuje czwarte miejsce: odpowiada na pytania, które zadaje wspólnik zarządzający rosnącym biurem, na przykład ile pracy w toku nie zostało zafakturowane i które zlecenia przynoszą stratę, a przy tym pozostaje bliżej czasu pracy i fakturowania niż pełny system do zarządzania biurem.

Kompromis: publiczna cena dotyczy tylko planu podstawowego, więc prawdziwy koszt portalu klienta i wielopoziomowego zatwierdzania wymaga rozmowy z działem sprzedaży.

5. Harvest: Najlepsze proste śledzenie czasu z wbudowanymi fakturami

Harvest to klasyczne narzędzie do czasu pracy i fakturowania dla małych firm usługowych. Plan darmowy obejmuje jedno stanowisko i dwa projekty ze śledzeniem czasu i fakturowaniem. Teams kosztuje 9 USD za stanowisko miesięcznie przy płatności rocznej (11 USD miesięcznie) i dodaje nieograniczoną liczbę stanowisk, raporty zespołowe oraz integracje księgowe i płatnicze ze Stripe, QuickBooks Online i Xero. Enterprise kosztuje 14 USD za stanowisko miesięcznie rocznie (17,50 USD miesięcznie) i dodaje zatwierdzanie arkuszy czasu pracy, raporty rentowności, dziennik aktywności i obowiązkowe notatki. Harvest nalicza też opłaty za dodatkowe faktury, projekty, klientów i zadania ponad limity planu. Administrator może włączyć zaokrąglanie czasu dla całego konta do 6, 15 lub 30 minut, które obowiązuje w raportach zbiorczych i nowych fakturach.

Dlaczego zajmuje piąte miejsce: droga od zarejestrowanych godzin do wysłanej faktury jest bardzo krótka, a 6-minutowe zaokrąglanie działa od razu.

Kompromis: biuro, w którym wspólnicy muszą zatwierdzać arkusze przed fakturowaniem, musi opłacić Enterprise dla każdego stanowiska. Szczegóły różnic opisujemy w porównaniu z Harvest.

6. Clockify: Najlepsze tanie płatne śledzenie czasu z fakturami

Plan darmowy Clockify obsługuje do pięciu użytkowników, z nieograniczonym śledzeniem i eksportem raportów tylko do PDF. Basic kosztuje 3,99 USD za stanowisko miesięcznie przy płatności rocznej (4,99 USD miesięcznie) i dodaje stawki rozliczeniowe, historię stawek oraz eksport do CSV i Excela. Standard kosztuje 5,49 USD rocznie (6,99 USD miesięcznie) i to zwykle plan, którego potrzebuje biuro rachunkowe: dodaje fakturowanie, faktury cykliczne, zatwierdzanie arkuszy, blokowanie minionego czasu, zaokrąglanie, stawki dla zadań i integrację z QuickBooks. Pro kosztuje 7,99 USD, a Enterprise 11,99 USD za stanowisko miesięcznie przy płatności rocznej.

Dlaczego zajmuje szóste miejsce: plan Standard łączy stawki, zaokrąglanie, zatwierdzanie, fakturowanie i synchronizację z QuickBooks w jednej z najniższych cen za stanowisko na rynku.

Kompromis: biuro od sześciu osób płaci za każde stanowisko, a stawki rozliczeniowe i eksport do arkuszy kalkulacyjnych zaczynają się od Basic. Szczegółowe zestawienie funkcji znajdziesz na stronie alternatywy dla Clockify.

7. TimeCamp: Najlepszy do eksportu faktur do QuickBooks lub Xero

Plan darmowy TimeCamp obejmuje nieograniczoną liczbę użytkowników i projektów. Starter kosztuje 3,99 USD za użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej (5,49 USD miesięcznie) i dodaje fakturowanie oraz eksport raportów do Excela. Premium kosztuje 6,99 USD rocznie (9,99 USD miesięcznie) i dodaje czas płatny, zaokrąglanie czasu oraz eksport faktur do QuickBooks i Xero. Ultimate kosztuje 9,99 USD rocznie (13,99 USD miesięcznie) i dodaje stawki rozliczeniowe, historię stawek, koszty pracy oraz zatwierdzanie arkuszy czasu pracy. TimeCamp oferuje też automatyczne śledzenie aplikacji i stron internetowych, a zrzuty ekranu są wymienione w planie Ultimate.

Dlaczego zajmuje siódme miejsce: Premium to niedrogi sposób, by wysyłać faktury z zarejestrowanego czasu do QuickBooks lub Xero, gdzie większość małych biur prowadzi księgi.

Kompromis: połączenie, którego zwykle szukają księgowi, czyli stawki na osobę i zatwierdzanie, jest dopiero w Ultimate. Biura, które wolą unikać zrzutów ekranu i śledzenia aktywności, powinny sprawdzić, które funkcje włączają. Plany porównujemy na stronie alternatywy dla TimeCamp.

8. Toggl Track: Najlepszy timer dla księgowych pracujących samodzielnie

Toggl Track ma jeden z najbardziej dopracowanych timerów w przeglądarce, na komputerze i w telefonie. Według cennika plan darmowy obejmuje do 3 użytkowników. Starter kosztuje 9 USD za użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej (12 USD miesięcznie) i dodaje stawki rozliczeniowe, szacunki projektów i raporty przychodów. Premium kosztuje 16 USD rocznie (24 USD miesięcznie) i dodaje zatwierdzanie arkuszy czasu pracy, analizę rentowności, projekty ryczałtowe i raporty wysyłane według harmonogramu.

Dlaczego zajmuje ósme miejsce: samodzielny księgowy lub dwuosobowe biuro dostaje szybki, przyjemny timer i przejrzyste raporty dla klientów.

Kompromis: przegląd przez wspólnika jest w planie Premium, przez co Toggl Track należy do droższych narzędzi dla biura, które potrzebuje zatwierdzania. Różnice opisujemy w porównaniu z Toggl Track.

9. Timely: Najlepsze automatyczne rejestrowanie czasu dla osób, które zapominają o timerze

Timely zapisuje w tle aktywność w aplikacjach i na stronach internetowych i na tej podstawie przygotowuje szkice arkuszy czasu pracy. Ma bezpłatny okres próbny, ale nie ma planu darmowego. Starter kosztuje 9 USD za użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej (11 USD miesięcznie) i jest ograniczony do pięciu użytkowników i 20 projektów. Premium kosztuje 16 USD rocznie (20 USD miesięcznie) dla maksymalnie 50 użytkowników i dodaje integracje z narzędziami księgowymi, budżety i koszty. Unlimited kosztuje 22 USD rocznie (28 USD miesięcznie) i znosi limit użytkowników.

Dlaczego zajmuje dziewiąte miejsce: księgowi, którzy przeskakują między wieloma krótkimi zadaniami dla klientów, mogą odtworzyć dzień z zapisu aktywności zamiast z pamięci.

Kompromis: automatyczne rejestrowanie zbiera więcej danych o aktywności niż timer, co część pracowników zakwestionuje, a limit 20 projektów w planie Starter wyklucza go w biurze, które prowadzi jeden projekt na klienta.

Co biura rachunkowe powinny sprawdzić przed wyborem

Listy funkcji wyglądają podobnie. Tych pięć testów pokazuje, czy narzędzie pasuje do biura rachunkowego.

Rozliczanie w jednostkach 6-minutowych

Wiele biur rozlicza się w dziesiątych częściach godziny, więc 20-minutowy przegląd to 0,4 godziny. Sprawdź, gdzie odbywa się zaokrąglanie i czy oryginalne wpisy pozostają nienaruszone. Sandtime.io zaokrągla w raportach, z własnym interwałem 6 minut, i nie zmienia zapisanego czasu. Harvest zaokrągla raporty zbiorcze i nowe faktury do 6, 15 lub 30 minut. Clockify ma zaokrąglanie w planie Standard, a TimeCamp w Premium. Zaokrąglanie każdego wpisu w górę to decyzja cenowa, którą klienci zauważają, więc ustal ją, pamiętając o różnicy między godzinami płatnymi i niepłatnymi.

Stawki według stanowiska

Godzina wspólnika i godzina młodszego księgowego mają różne ceny. Szukaj stawek na osobę i na klienta oraz historii stawek, żeby coroczna podwyżka nie zmieniała już zafakturowanej pracy z poprzedniego roku. Sandtime.io zapewnia to bezpłatnie dzięki historii stawek. Clockify ma historię stawek od planu Basic, TimeCamp historię stawek rozliczeniowych w Ultimate, a BigTime wymienia własne zarządzanie kosztami i stawkami w planie Premier.

Eksport do fakturowania klientów

Zdecyduj, gdzie powstaje faktura. Jeśli tworzy ją Twój system księgowy, narzędzie do śledzenia czasu musi dawać czysty eksport według klienta z godzinami, stawką i kwotą. W raportach Sandtime.io szablon Faktury podaje czas, stawkę godzinową, przychód netto, podatek i przychód łączny dla każdego projektu, z eksportem do Excela lub CSV. Jeśli fakturę ma tworzyć samo narzędzie, robią to bezpośrednio Harvest, BigTime, Clockify Standard, TimeCamp Starter, Karbon i TaxDome. Artykuł pomocy o tworzeniu i dostosowywaniu raportów pokazuje, jak zbudować raport do rozliczeń z klientami.

Obciążenie w sezonie podatkowym

Między styczniem a kwietniem liczba osób w biurze rośnie. Narzędzie płatne za stanowisko nalicza opłatę za każdą sezonową osobę, TaxDome sprzedaje stanowiska sezonowe, a Sandtime.io nie pobiera nic za dodatkowych użytkowników. Przypomnienia, zatwierdzanie przez wspólnika i blokowanie okresów są najważniejsze wtedy, gdy wszyscy mają zaległości. Nasz przewodnik o wykrywaniu utraconych godzin płatnych wskazuje miejsca, w których godziny znikają.

Koszt przy 5, 15 i 40 osobach

Oto roczna cena katalogowa planu, którego każdy producent wymaga, by objąć stawki rozliczeniowe na osobę i zatwierdzanie przez wspólnika, dla trzech wielkości biura. Wzór: liczba stanowisk × cena miesięczna przy płatności rocznej × 12.

• Sandtime.io, bezpłatnie: 0 USD przy 5, 15 i 40 osobach.
• Clockify Standard, 5,49 USD: 5 × 5,49 USD × 12 = 329,40 USD; 15 osób = 988,20 USD; 40 osób = 2635,20 USD.
• TimeCamp Ultimate, 9,99 USD: 5 osób = 599,40 USD; 15 osób = 1798,20 USD; 40 osób = 4795,20 USD.
• Harvest Enterprise, 14 USD: 5 osób = 840 USD; 15 osób = 2520 USD; 40 osób = 6720 USD, przed opłatami zależnymi od użycia.
• Toggl Track Premium, 16 USD: 5 osób = 960 USD; 15 osób = 2880 USD; 40 osób = 7680 USD.
• BigTime Essentials, od 20 USD: 5 osób = 1200 USD; 15 osób = 3600 USD; 40 osób = 9600 USD jako dolna granica, ponieważ BigTime nie podaje okresu rozliczeniowego dla tej ceny.
• Karbon Team, 59 USD: 5 osób = 3540 USD; 15 osób = 10 620 USD; 40 osób = 28 320 USD.
• TaxDome Pro, 1000 USD za stanowisko rocznie: 5 osób = 5000 USD; 15 osób = 15 000 USD; 40 osób = 40 000 USD przy rocznym zobowiązaniu albo 4500, 13 500 i 36 000 USD przy trzyletnim.

Te same ceny katalogowe dla biura zatrudniającego 15 osób. Karbon i TaxDome to cały system do zarządzania biurem, a nie tylko timer.

Karbon i TaxDome zastępują wspólną skrzynkę e-mail, portale klienta, narzędzia do dokumentów, e-podpisy i fakturowanie, więc porównuj je z zestawem narzędzi, który by zastąpiły, a nie z samym timerem.

Jak biuro rachunkowe co miesiąc zamyka godziny klientów

Wybór narzędzia to łatwiejsza część. Godziny trafiają na fakturę dopiero wtedy, gdy co miesiąc dzieje się tych samych sześć kroków, w tej samej kolejności, niezależnie od tego, kto jest na urlopie:

1. Skonfiguruj klientów raz. Utwórz jeden projekt na klienta, a przy większych klientach jeden na klienta i usługę, na przykład „Acme - kadry i płace” i „Acme - zamknięcie roku”. Oznacz je jako rozliczalne, a pracę wewnętrzną i szkolenia przenieś do projektów nierozliczalnych, żeby nigdy nie trafiły na fakturę. Ustaw stawkę przychodową dla każdego stanowiska, z historią stawek, żeby coroczna podwyżka nie przeliczyła zeszłego roku.
2. Zapisuj czas tego samego dnia. Timer albo wpis ręczny z krótkim opisem, w przeglądarce, na komputerze lub w telefonie. Wpis z tego samego dnia decyduje o tym, czy 20-minutowe pytanie klienta o VAT zostanie rozliczone, czy zapomniane.
3. Niech przypomnienia upominają za Ciebie. W każdy piątek o 18:00, przed zablokowaniem tygodnia, automatyczne przypomnienia e-mailem proszą każdego, kto je włączył, o uzupełnienie timesheetu, więc nikt nie musi wysyłać ponagleń.
4. Zatwierdź i zablokuj. Wspólnik zatwierdza przesłane timesheety, w razie potrzeby z e-maila, a okres się blokuje. Późniejsza korekta to prośba o odblokowanie, a nie cicha zmiana w zafakturowanej pracy.
5. Uruchom raport Faktury. Jeśli rozliczasz w dziesiątych częściach godziny, ustaw Zaokrąglanie czasu na własny interwał 6 minut, a potem uruchom szablon Faktury za poprzedni miesiąc. Podaje czas, stawkę godzinową, przychód netto, podatek i przychód łączny dla każdego projektu i eksportuje je do Excela lub CSV dla systemu, który wystawia fakturę.
6. Sprawdź, co nie trafiło na fakturę. Zanim faktury wyjdą, porównaj godziny rozliczalne i nierozliczalne dla każdego klienta. Nasz poradnik o utraconych godzinach rozliczalnych pokazuje, gdzie godziny najczęściej znikają.

Przykład jednej pozycji: księgowa poświęca 20 minut na pytanie klienta o VAT. Przy zaokrągleniu do 6 minut raport pokazuje 0,4 godziny, a przy stawce 90 zł za godzinę daje to 36 zł na fakturze klienta. Oryginalny 20-minutowy wpis pozostaje bez zmian.

Kancelarie prawne zamykają miesiąc tak samo, tylko z jednym projektem na sprawę klienta zamiast na usługę. Konfiguracja dla kancelarii opisuje to krok po kroku.

Najczęściej zadawane pytania

Werdykt końcowy

Kategoria, której potrzebujesz, jest ważniejsza niż miejsce w rankingu. Jeśli Twoje biuro potrzebuje procesów, portalu klienta i fakturowania w jednym miejscu, wybierz system do zarządzania biurem, taki jak Karbon lub TaxDome. Jeśli faktury mają powstawać obok timera, sprawdzonym wyborem są Harvest i BigTime.

Jeśli Twoje biuro rozlicza klientów za godziny i fakturuje ze swojego systemu księgowego, najlepiej zacząć od Sandtime.io: projekty dla klientów, raportowanie kosztów i przychodów, zaokrąglanie czasu, zatwierdzanie arkuszy czasu pracy i raporty gotowe do fakturowania, bezpłatnie dla całego biura. Biura przechodzące z innego narzędzia mogą porównać szczegóły na naszych stronach o Clockify, Harvest, TimeCamp i Toggl Track.