Modèle gratuit de journal des heures de bénévolat

Utilisez un tableur partagé comme ce journal : une ligne par créneau avec la date, le bénévole, le programme ou la subvention, les heures de début et de fin, et la personne qui a approuvé. Gardez le fichier Excel là où vos coordinateurs peuvent le modifier, et imprimez le PDF comme feuille d’émargement pour les événements. Dès que plus de personnes saisissent des heures qu’un seul coordinateur ne peut en collecter, une application de suivi du temps gratuite permet aux bénévoles de saisir leurs heures eux-mêmes.

Cela dépend du financeur : lisez d’abord la convention de subvention ou les consignes de reporting du donateur. Les demandes portent souvent sur qui a été bénévole, à quelle date, combien d’heures, pour quel programme ou quelle subvention, en quoi consistait le travail et qui l’a confirmé. Un journal qui consigne tout cela pour chaque créneau, avec un récapitulatif signé pour la période, répond à la plupart des demandes sans reconstituer les chiffres après coup.

Saisissez vos programmes ou subventions dans le tableau sous le récapitulatif, puis choisissez le programme dans la liste pour chaque créneau. Le classeur additionne les heures de chaque programme, affiche sa part du total et range les heures qui ne correspondent à aucun programme listé sous Autres programmes ou hors liste : un nom mal orthographié apparaît au lieu de disparaître du rapport.

Laissez vides le début et la fin et saisissez directement le nombre d’heures dans la cellule Heures. Le total, les heures approuvées et les heures par programme comptent cette ligne comme les autres.

Un tableur commence à montrer ses limites quand de nombreux bénévoles interviennent sur plusieurs sites ou événements : le coordinateur ressaisit les feuilles papier, relance pour les créneaux manquants et fusionne des copies du fichier avant chaque rapport. Sandtime.io est gratuit pour un nombre illimité d’utilisateurs. Les bénévoles saisissent leurs heures dans l’application iPhone ou Android ou dans le navigateur, un coordinateur approuve leurs feuilles de temps et les périodes passées se verrouillent pour que les heures déclarées ne changent plus. Les associations enregistrées peuvent aussi demander une offre sur mesure.

Oui. Le fichier modifiable et le PDF imprimable sont gratuits et ne demandent pas d’adresse e-mail. Nous les versons dans le domaine public au lieu de les concéder sous licence : vous pouvez les copier, les modifier, les personnaliser, les rediffuser et les utiliser commercialement sans autorisation.

Oui. Ouvrez le fichier Excel dans Microsoft Excel ou importez-le dans Google Sheets. Les cellules jaune pâle servent à la saisie et les cellules grises contiennent les récapitulatifs calculés.

Téléchargez le PDF pour obtenir un exemplaire papier clair. Il utilise des lignes très contrastées, des marges d’impression sûres et une mise en page adaptée aux formats A4 et US Letter.

Non. Il s’agit d’un point de départ organisationnel général qui ne garantit aucune conformité juridique, fiscale, sociale, de paie, de conservation des documents ou de droit du travail. Adaptez-le aux règles et contrats applicables à votre organisation.

Oui. Partagez le fichier d’origine, ajoutez votre marque, publiez une version adaptée ou utilisez-le commercialement. Rien n’a à nous être attribué.

Un fichier convient tant qu’une personne pilote le processus et que l’équipe parvient à le tenir à jour. Envisagez Sandtime.io lorsque les rappels, les validations, les relevés verrouillés, les données projet, les rapports et les exports fiables doivent fonctionner ensemble.