Zarządzanie projektami dla śledzenia czasu

W skrócie: projekt w Sandtime.io to pojemnik na czas z przypisanymi regułami. Ma domyślne ustawienie płatności, listę członków, która decyduje, kto może rejestrować w nim czas i kto widzi czyje godziny, oraz stawki przychodu poszczególnych osób. Administratorzy tworzą tyle projektów, ile wymaga praca, a Sandtime.io jest darmowe dla nieograniczonej liczby użytkowników. Służy do śledzenia czasu w projektach, a nie do ich planowania.

Zakładanie projektu krok po kroku

1. Otwórz Ustawienia, przejdź do Projekty i kliknij Utwórz nowy projekt. Przycisk widzi tylko Administrator. Otworzy się nowy Projekt bez nazwy, a jego twórca zostaje pierwszym Administratorem projektu.
2. Uzupełnij Nazwę, a opcjonalnie także Obrazek i Notatki. Stała nazwa, na przykład „Acme - Nowa strona”, będzie czytelna w raporcie także za dwa lata.
3. Zostaw włączone Płatne dla pracy dla klienta albo wyłącz je dla czasu wewnętrznego, takiego jak administracja, sprzedaż czy przerwy. Każdy projekt startuje jako płatny, a każdy wpis ma własny przełącznik Płatne na wyjątki.
4. W sekcji Członkowie wybierz osoby w polu Przypisz nowych członków i kliknij Przypisz członków. Czas w projekcie mogą rejestrować tylko jego członkowie.
5. Otwórz członka, aby ustawić mu Rolę w projekcie, a w sekcji Przychód stawkę godzinową przyciskiem Dodaj stawkę.

Kto co widzi i zmienia

Członkostwo w projekcie to coś więcej niż pozycja na liście rozwijanej. Decyduje o widoczności.

• Administrator widzi każdy projekt, każdego członka i każdy wpis. Tylko on może utworzyć, zarchiwizować lub usunąć projekt.
• Administratora projektu przypisuje się do konkretnego projektu. Może zmienić jego nazwę, obrazek, notatki i ustawienie płatności, widzi zarejestrowany w nim czas oraz stawki kosztu i przychodu jego członków. Gdy dodaje osoby albo zmienia rolę, zmiana trafia do Administratora jako prośba.
• Użytkownik widzi tylko projekty, do których należy, a godziny współpracownika widzi wyłącznie we wspólnych projektach. Użytkownik bez żadnego projektu dostaje przycisk Poproś o przypisanie do projektów.

Wpis może edytować tylko osoba, która go zarejestrowała, albo Administrator. Rola Administratora projektu nie obejmuje cudzego czasu. Pełne zestawienie znajdziesz na stronie role i uprawnienia.

Przykład: studio z pięcioma osobami

Studio ma właścicielkę (Administratora), kierownika projektów i trzech projektantów. Właścicielka tworzy trzy projekty: „Acme - Nowa strona” i „Nordlicht - Odświeżenie marki”, oba płatne, oraz „Wewnętrzne - Administracja” z wyłączonym przełącznikiem Płatne. Projektanci A i B dołączają do Acme, projektant C do Nordlicht, kierownik projektów do obu projektów klienckich jako ich Administrator projektu, a wszyscy do projektu wewnętrznego.

W jednym tygodniu każda z czterech osób rejestruje 36 godzin:

• Acme: 30 godzin od A, 28 od B i 12 od kierownika, razem 70.
• Nordlicht: 32 godziny od C i 10 od kierownika, razem 42.
• Wewnętrzne: 6, 8, 4 i 14 godzin, razem 32.

Z metrykami Zarejestrowany czas i Czas płatny raport grupowany po Projekcie pokazuje 144 godziny, w tym 112 płatnych, czyli 77,8% czasu płatnego. Projektant C widzi wewnętrzne godziny A, bo oboje należą do projektu wewnętrznego, ale nie widzi jego godzin w Acme. Gdy praca dla Acme się kończy, właścicielka archiwizuje projekt: wpisy zostają w historii, znikają z raportów, dopóki nie włączysz Pokaż zarchiwizowane, i nie da się ich edytować, dopóki projekt nie zostanie przywrócony.

Czego celowo nie robi

Sandtime.io ogranicza projekty do tego, czego potrzebuje śledzenie czasu, więc część narzędzi projektowych jest poza zakresem:

• Brak zadań, podzadań, wykresów Gantta i tablic kanban. Szczegóły niesie nazwa aktywności.
• Brak budżetów i szacunków. Darmowy szablon budżetu projektu i godzin płatnych obsłuży to w arkuszu, zasilanym eksportem raportu.
• Brak osobnych kartotek klientów. Nazwę klienta umieść w nazwie projektu.
• Brak fakturowania. Raporty eksportują się do Excela i CSV, skąd trafiają do programu do faktur.

Usunięcie projektu jest nieodwracalne i kasuje każdy zarejestrowany w nim wpis razem ze stawkami przychodu, dlatego archiwizuj projekt zawsze, gdy historia może się jeszcze przydać.

Jak łączy się z resztą Sandtime.io

Projekty stają się wierszami tygodniowego arkusza czasu pracy, opcją Grupuj po w raportach i miejscem, w którym ustawia się stawki w kilku walutach. Zasady udostępniania szczegółowo opisuje strona o widoczności projektów, a kolejne ekrany pokazuje poradnik zakładania projektu. Przechodzisz z pakietu dla agencji z budżetami i planowaniem zasobów? Zobacz, jak Sandtime.io wypada na tle Productive, albo przeczytaj o metodach rejestrowania czasu w projektach.