Gestion de projet pour le suivi du temps
Organisez le travail en projets, assignez les bonnes personnes et voyez exactement où va le temps. Conçu pour les équipes qui ont besoin de visibilité sans complexité.
Ce que vous obtenez avec la gestion de projet Sandtime.io
Création de projet
Créez des projets pour les clients, le travail interne ou toute catégorie dont vous avez besoin. Une dénomination cohérente garde les rapports et exports propres.
Assignation à l’équipe
Ajoutez des personnes à chaque projet pour qu’elles puissent y enregistrer du temps. Les utilisateurs ne voient que les projets auxquels ils sont affectés.
Suivi facturable
Marquez les projets comme facturables ou non facturables. Le travail client et les frais généraux internes restent clairement séparés dans chaque rapport.
Visibilité des projets
Contrôlez quels projets chaque membre peut accéder. Gardez le travail client sensible visible uniquement pour les bonnes personnes.
Rapports par projet
Filtrez n’importe quel rapport par projet pour voir les heures, coûts et revenus exactement pour le périmètre de travail dont vous avez besoin.
Rôles et permissions
Les administrateurs supervisent tous les projets et tous les membres. Les administrateurs de projet supervisent ceux auxquels ils sont affectés. Les utilisateurs déclarent leur propre temps.
Qui utilise le suivi du temps de projet
- Agences facturant les clients par projet
- Équipes suivant le temps par sprint ou livrable
- Managers surveillant la santé des projets sans micro-management
- Organisations séparant les frais généraux du travail client
En bref : dans Sandtime.io, un projet est un conteneur de temps assorti de règles. Il porte un réglage facturable par défaut, une liste de membres qui décide qui peut y déclarer du temps et qui voit les heures de qui, ainsi que le taux de revenu de chaque membre. Les administrateurs créent autant de projets que le travail l’exige, et Sandtime.io est gratuit pour un nombre illimité d’utilisateurs. L’outil suit le temps passé sur les projets ; il ne les planifie pas.
Créer un projet, étape par étape
- Ouvrez Paramètres, allez dans Projets et cliquez sur Créer un nouveau projet. Seul un Administrateur voit ce bouton. Un nouveau Projet sans titre s’ouvre, et son créateur en devient le premier Administrateur de projet.
- Renseignez le Nom, et si vous le souhaitez une Image et des Remarques. Un nom stable comme « Acme - Refonte du site » restera lisible dans un rapport deux ans plus tard.
- Laissez Facturable activé pour le travail client, ou désactivez-le pour le temps interne : administration, commercial ou pauses. Chaque projet commence facturable, et chaque entrée garde son propre interrupteur Facturable pour les exceptions.
- Dans la section Membres, choisissez des personnes dans Affecter de nouveaux membres puis cliquez sur Attribuer des membres. Seuls les membres peuvent déclarer du temps sur le projet.
- Ouvrez un membre pour définir son Rôle dans le projet et, sous Revenu, son taux horaire avec Ajouter un taux.
Qui voit et modifie quoi
L’appartenance à un projet ne sert pas seulement à remplir une liste déroulante. Elle décide de la visibilité.
- Un Administrateur voit chaque projet, chaque membre et chaque entrée, et c’est le seul rôle qui peut créer, archiver ou supprimer un projet.
- Un Administrateur de projet est désigné projet par projet. Il peut modifier le nom, l’image, les remarques et le réglage facturable du projet, voir le temps qui y est déclaré et voir les taux de coût et de revenu de ses membres. Lorsqu’il ajoute des personnes ou change un rôle, la modification part vers un Administrateur sous forme de demande.
- Un Utilisateur ne voit que les projets dont il est membre, et ne voit les heures d’un collègue que sur les projets qu’ils partagent. Un Utilisateur sans projet dispose d’un bouton Demander une affectation de projet.
Seule la personne qui a saisi une entrée, ou un Administrateur, peut la modifier. Être Administrateur de projet ne donne aucun droit sur le temps d’un collègue. La page rôles et permissions détaille l’ensemble.
Exemple concret : un studio de cinq personnes
Un studio compte une gérante (l’Administrateur), un chef de projet et trois designers. La gérante crée trois projets : « Acme - Refonte du site » et « Nordlicht - Nouvelle identité », tous deux facturables, et « Interne - Administration » avec Facturable désactivé. Les designers A et B rejoignent Acme, le designer C rejoint Nordlicht, le chef de projet rejoint les deux projets clients en tant qu’Administrateur de projet, et tout le monde rejoint le projet interne.
Sur une semaine, chacune des quatre personnes déclare 36 heures :
- Acme : 30 heures de A, 28 de B et 12 du chef de projet, soit 70 au total.
- Nordlicht : 32 heures de C et 10 du chef de projet, soit 42 au total.
- Interne : 6, 8, 4 et 14 heures, soit 32 au total.
Avec les métriques Temps déclaré et Temps facturable, un rapport groupé par Projet affiche 144 heures, dont 112 facturables : un taux facturable de 77,8 %. Le designer C voit les heures internes de A, puisqu’ils partagent le projet interne, mais pas ses heures sur Acme. Quand la mission Acme se termine, la gérante archive le projet : les entrées restent dans l’historique, disparaissent des rapports tant que Afficher les archivés n’est pas activé, et ne peuvent plus être modifiées jusqu’à la restauration du projet.
Ce qu’il ne fait pas, volontairement
Sandtime.io limite les projets à ce dont le suivi du temps a besoin, si bien que certains outils de gestion de projet restent hors du périmètre :
- Pas de tâches, de sous-tâches, de diagrammes de Gantt ni de tableaux kanban. Le nom de l’activité porte le détail.
- Pas de budgets ni d’estimations. Le modèle gratuit de budget de projet et d’heures facturables s’en charge dans un tableur, alimenté par un export de rapport.
- Pas de fiches clients séparées. Indiquez le client dans le nom du projet.
- Pas de facturation. Les rapports s’exportent vers Excel et CSV pour votre outil de facturation.
La suppression d’un projet est définitive et efface toutes les entrées qui y ont été déclarées ainsi que ses taux de revenu : archivez plutôt, dès que l’historique peut encore compter.
Comment il s’articule avec le reste de Sandtime.io
Les projets deviennent les lignes de la feuille de temps hebdomadaire, une option de Grouper par dans les rapports et l’endroit où se définissent les taux en plusieurs devises. La page sur la visibilité des projets détaille les règles de partage, et le guide de création de projet montre chaque écran. Vous venez d’une suite pour agences avec budgets et planification des ressources ? Voyez comment Sandtime.io se compare à Productive, ou lisez l’article sur les méthodes d’enregistrement du temps dans les projets.
Questions sur les projets
Combien de projets puis-je créer ?
Autant que le travail l’exige. Les projets séparent le temps par client, mission ou catégorie interne, et leur nombre n’est pas limité.
Un projet peut-il être marqué comme non facturable ?
Oui. N’importe quel projet peut être non facturable : pauses, administratif et travail interne restent hors des totaux facturables tout en étant enregistrés.
Qu’advient-il du temps saisi sur un projet archivé ?
Le temps reste dans le relevé. L’archivage retire le projet de la sélection quotidienne et filtre ses saisies des résultats, sauf si les éléments archivés sont affichés.
Peut-on limiter les personnes à certains projets ?
Oui. L’appartenance au projet détermine qui peut y saisir du temps : un prestataire voit la mission qui le concerne plutôt que tout l’espace de travail.
Qui peut créer des projets ?
Les Administrateurs de l’organisation, via Paramètres, Projets et Créer un nouveau projet. La personne qui crée un projet en devient le premier Administrateur de projet, et le nombre de projets d’une organisation n’est pas limité.
Puis-je planifier des tâches et des budgets dans Sandtime.io ?
Non. Sandtime.io suit le temps passé sur les projets sans les planifier : il n’y a donc ni tâches, ni budgets, ni estimations, ni diagrammes de Gantt. Le nom de l’activité porte le détail, et un export de rapport peut alimenter un budget tenu dans un tableur.
Une même personne peut-elle avoir un taux différent sur chaque projet ?
Oui. Les taux de revenu se définissent par membre au sein d’un projet : la même personne peut être facturée à un taux sur un projet et à un autre, voire dans une autre devise, sur le suivant. Seuls les Administrateurs définissent les taux.
Quelle différence entre archiver et supprimer un projet ?
L’archivage conserve chaque entrée, masque le projet à ses membres et dans les rapports tant que l’option Afficher les archivés n’est pas activée, et peut être annulé. La suppression est définitive : elle efface chaque entrée déclarée sur le projet ainsi que ses taux de revenu.
Gérez vos projets
Gratuit pour un nombre illimité d’utilisateurs. Aucune carte de crédit requise.