Korzyści z rejestrowania czasu pracy pracowników

Jeśli prowadzisz firmę i zatrudniasz pracowników, zapewne zastanawiasz się, jaką część ich czasu pracy ewidencjonować i w jaki sposób. Odpowiedź ma większe znaczenie, niż się wydaje: te same godziny decydują o tym, ile płacisz zespołowi i ile fakturujesz klientom. Oto, co dobra ewidencja czasu daje firmie i osobom, które ją prowadzą.

Dlaczego ewidencja czasu pracy opłaca się Twojej firmie?

Gdy nikt nie wie, na co poszły godziny, problemy wychodzą na jaw za późno. Projekt wpada w nadgodziny, zanim ktokolwiek zauważy przekroczenie budżetu, a faktura powstaje z pamięci na koniec miesiąca. Rejestrowanie czasu na bieżąco przesuwa te odkrycia na moment, w którym ich naprawa jest jeszcze tania. Daje też jeden zestaw liczb dla obu kierunków przepływu pieniędzy: tego, ile płacisz ludziom, i tego, ile płacą Ci klienci.

Ewidencja czasu pracy pracowników wspiera Twoją księgowość płacową.

Tygodniowe sumy każdej osoby są punktem wyjścia dla wynagrodzenia godzinowego, nadgodzin i godzin z umowy. Gdy przełożony zatwierdza każdy tydzień, a zatwierdzone tygodnie się blokują, dział płac pracuje na liczbach, które nie zmienią się po fakcie. Dodaj do godzin stawki kosztowe, a zobaczysz też, ile każdy projekt kosztuje w wynagrodzeniach, zanim ustalisz kolejny budżet.

Łatwy przegląd ewidencjonowanego czasu pracy pracownika

Tygodniowy arkusz czasu pracy pokazuje tydzień w jednym widoku: godziny w podziale na dni i projekty oraz to, czy tydzień został wysłany do zatwierdzenia. Każdy dodaje czas timerem albo wpisując godziny bezpośrednio w tygodniową siatkę, więc zapomniane popołudnie można odtworzyć z kalendarza, zamiast je stracić. Przełożeni widzą godziny zespołu bez zbierania arkuszy kalkulacyjnych. Urlopy i zwolnienia lekarskie prowadź w narzędziu kadrowym; arkusz czasu pracy zapisuje pracę.

Optymalizuj procesy i alokację zasobów

Godziny zapisane w projektach pokazują, gdzie naprawdę idzie wysiłek: którzy klienci zabierają więcej czasu, niż za niego płacą, które etapy zawsze się przeciągają i ile tygodnia znika w pracy wewnętrznej. Tego potrzebujesz, żeby przecenić umowę, inaczej rozłożyć pracę w zespole albo odmówić projektu podobnego do ostatniego, na którym firma straciła. Chodzi o pracę, a nie o ocenianie ludzi.

Dlaczego ewidencja czasu pracy jest opłacalna dla pracowników i firmy?

Identyfikuje niepotrzebne czynności

Większość mało wartościowej pracy pozostaje niewidoczna, dopóki ktoś jej nie zapisze: cykliczne spotkania, na których nic nie zapada, raporty statusowe, których nikt nie czyta, przekazania trwające dłużej niż samo zadanie. Kilka tygodni zapisanego czasu pokazuje te wzorce osobom, które wykonują pracę, a to one zwykle najlepiej wiedzą, co można uciąć. Raport Udemy dotyczący rozpraszania uwagi w miejscu pracy wiąże mniejszą liczbę rozpraszaczy z pracownikami bardziej skupionymi, produktywnymi i zaangażowanymi.

Jasne cele dla pracowników

Wpis czasu wymaga projektu i opisu, więc ewidencja skłania do nazwania tego, nad czym się pracuje. W skali tygodnia te opisy składają się na prostą listę wykonanej pracy, przydatną zarówno na spotkaniach jeden na jeden, jak i w podsumowaniach dla klientów.

Pracownicy odnoszą większe sukcesy w pracy

Ewidencja czasu uwidacznia przełączanie się między zadaniami. Gdy każdy wpis dotyczy jednego zadania, ludzie częściej kończą je przed rozpoczęciem kolejnego, a wielozadaniowość zmniejsza produktywność. Zapis działa też na korzyść pracowników: dodatkowe godziny, które przepracowali, są zapisane, a nie tylko zapamiętane.

Poprawia ocenę czasu na zadania

Porównanie wyceny z zapisanymi godzinami to najszybszy sposób, by lepiej szacować. Po kilku projektach każdy wie, jakie rodzaje pracy regularnie niedoszacowuje, a kolejna wycena to uwzględnia.

Tworzy codzienne czynności i nawyki

Wpisanie czasu na koniec dnia zajmuje kilka minut i porządnie zamyka dzień. Zespoły, które robią to codziennie, rzadko muszą odtwarzać cały tydzień w piątkowe popołudnie, a przypomnienie przed zablokowaniem tygodnia wyłapuje tych, którzy zapomnieli.

Jak przekonać pracowników do rejestrowania czasu?

Niektórzy na hasło „ewidencja czasu” spodziewają się nadzoru. Powiedz konkretnie, co zrobisz, a czego nie: dane służą fakturom, płacom i wycenom, bez zrzutów ekranu, rejestrowania naciśnięć klawiszy i ocen aktywności. Powiedz, kto widzi czyje godziny, i dotrzymaj tej obietnicy.

Potem zadbaj o wygodę. Narzędzie, w którym wpis zajmuje kilka sekund, na urządzeniu, którego ludzie i tak używają, wygrywa z plikiem Excela krążącym mailem w każdy piątek. Pamięć to kiepski stoper, więc im szybciej po pracy czas zostanie zapisany, tym jest dokładniejszy.

Jakie są korzyści dla firmy z rejestracji czasu online?

Ewidencja online jest aktualna. Zamiast zbierać arkusze na koniec miesiąca, widzisz godziny z bieżącego tygodnia na bieżąco, przydzielasz ludzi według rzeczywistej dostępności i fakturujesz na podstawie zatwierdzonych liczb. Tygodnie i miesiące historii sprawiają, że kolejna wycena jest dokładniejsza, a lepsze wyceny chronią marżę. Raport dla klienta lub zespołu zajmuje kilka minut, a nie całe popołudnie.

Gdy narzędzie do śledzenia czasu działa w przeglądarce, jest:

• szybkie na start: nic nie trzeba instalować, wystarczy się zalogować i dodać pierwszy wpis,
• gotowe od razu dla całego zespołu: zaproś ludzi e-mailem i mogą zaczynać,
• dostępne wszędzie: ta sama ewidencja w biurze, w domu i w podróży.

Wybierz narzędzie, które pasuje do tego, jak Twoja firma pracuje dziś, i nadal będzie pasować, gdy zespół się podwoi.

Sandtime.io prowadzi taką ewidencję w przeglądarce, w aplikacjach na komputer i na telefonie. Opcjonalne przypomnienia e-mail w piątek o 18:00 proszą o uzupełnienie tygodnia przed jego zablokowaniem, przełożeni zatwierdzają arkusze w aplikacji albo jednym kliknięciem z e-maila, a raporty eksportują się do Excela lub CSV na potrzeby płac i faktur. Bez zrzutów ekranu i śledzenia aktywności, z danymi przechowywanymi w UE, za darmo dla nieograniczonej liczby użytkowników.