Avantages du suivi du temps des employés

La plupart des équipes savent à peu près où est passée la semaine. C’est ce « à peu près » qui pose problème : c’est la différence entre une facture que l’on défend et une facture que l’on finit par négocier à la baisse. Le suivi du temps des employés, c’est l’enregistrement de qui a travaillé sur quoi, et quand. Bien tenu, il tranche les questions de paie, de facturation et de capacité avant qu’elles ne tournent au conflit. Voici ce que vaut cet enregistrement.

Qu’est-ce que le suivi du temps des employés ?

Le suivi du temps des employés consiste à enregistrer les heures de chacun en face des clients, projets ou tâches sur lesquels il a travaillé. Chaque saisie répond à trois questions : qui, sur quoi et pendant combien de temps. Additionnées sur une semaine ou un mois, ces saisies deviennent les chiffres sur lesquels reposent les factures, la paie et les budgets de projet.

Ce n’est pas la même chose que la surveillance des employés. Un relevé de temps dit sur quoi quelqu’un a travaillé. Un logiciel de surveillance observe comment il travaille, avec des captures d’écran, des comptages de frappes ou des scores d’activité. Le premier produit un relevé que chacun peut assumer ; le second tend à éroder la confiance qui rend ce relevé fiable.

Les avantages du suivi du temps des employés

Cinq avantages se vérifient en pratique :

1. Les factures correspondent au travail. Quand les heures sont saisies sur le projet client au fil de l’eau, la facture devient une addition, pas une reconstitution. Moins d’heures échappent à la facture, et celles qui y figurent se défendent plus facilement quand le client pose la question.
2. La paie part d’un relevé, pas de la mémoire. Salaire horaire, heures supplémentaires et heures contractuelles partent du même total hebdomadaire, vérifié par un responsable avant d’arriver en paie.
3. Les projets montrent leur coût réel. Comparer les heures saisies à l’estimation indique quels projets ont dépassé, de combien et à quelle étape, tant qu’il est encore temps d’en parler au client.
4. Les décisions d’effectifs reposent sur la capacité, pas sur des impressions. Les heures facturables et non facturables de chacun montrent qui est surchargé et où le travail interne empiète sur le travail client.
5. Moins de désaccords. Un relevé partagé et approuvé met fin au débat de fin de mois sur qui a travaillé sur quoi. Il protège les employés autant que l’entreprise : les heures en plus que quelqu’un a faites figurent au relevé.

Rien de tout cela n’exige de surveiller qui que ce soit. Il faut un relevé facile à tenir et revu régulièrement.

Comment démarrer avec le suivi du temps des employés

Commencez petit, et faites en sorte que tenir le relevé coûte moins cher que de s’en passer :

1. Créez les projets selon votre façon de facturer ou de rendre compte. Un projet par client ou par mission, plus quelques projets internes pour l’administratif, la vente et la formation, marqués non facturables.
2. Mettez-vous d’accord sur la saisie minimale. Un projet, une durée et une courte description que la personne qui vérifie reconnaîtra. Chaque champ obligatoire en plus, ce sont des saisies en moins.
3. Choisissez un rythme hebdomadaire. Chacun complète sa semaine avant vendredi, un responsable la vérifie, et la semaine approuvée est verrouillée pour que les chiffres ne bougent plus.
4. Dites à quoi servent les données. Aux factures, à la paie et aux estimations, pas à classer les personnes. Une équipe qui connaît l’objectif remplit ses feuilles de temps plus honnêtement.
5. Faites le point après le premier mois. Supprimez les catégories que personne n’utilise et comblez les trous avant qu’ils ne deviennent des habitudes.

Les différents types de logiciels de suivi du temps des employés

Les outils vendus sous ce nom résolvent des problèmes différents. Commencez donc par savoir lequel est le vôtre :

• Le suivi du temps par projet enregistre les heures par client, projet et tâche. Il convient aux agences, aux cabinets de conseil et aux équipes logicielles qui facturent à l’heure ou doivent connaître le coût d’un projet.
• Les pointeuses et le suivi de présence enregistrent l’heure de début et de fin de poste, souvent avec une borne ou le GPS. Ils conviennent au travail posté et à la paie horaire, où c’est la présence qui est payée.
• La surveillance des employés capture des écrans, les applications utilisées ou le niveau d’activité. Elle répond à une autre question, ce qui était affiché à l’écran, avec des obligations en matière de vie privée et un coût en confiance.

Si vos factures, vos budgets de projet ou votre paie dépendent du travail auquel les heures ont été consacrées, c’est par le suivi du temps par projet qu’il faut commencer.

En conclusion

Le suivi du temps des employés est rentable quand il produit un relevé auquel chacun fait confiance : complet, vérifié et rattaché au travail qu’il décrit. Tenu ainsi, il raccourcit la facturation, règle les questions de paie et améliore l’estimation suivante. Il n’a pas besoin de surveillance pour fonctionner.

Sandtime.io est un outil de suivi du temps par projet conçu pour ce relevé. Chacun saisit son temps avec un minuteur ou directement dans une feuille de temps hebdomadaire, dans le navigateur, dans les applications de bureau ou sur son téléphone. Des rappels par e-mail, sur activation, le vendredi à 18 h, demandent à chacun de compléter sa semaine avant son verrouillage, les responsables approuvent les feuilles de temps dans l’application ou en un clic depuis l’e-mail, et les rapports s’exportent en Excel ou CSV pour la facturation et la paie. Ni captures d’écran ni suivi de l’activité, des données hébergées dans l’UE, et c’est gratuit pour un nombre illimité d’utilisateurs.