Des feuilles approuvées à la facturation client : un exemple

Sans compte ni adresse e-mail. Ces fichiers sont de véritables exports Sandtime.io produits à partir de données fictives isolées, pas un tableur assemblé manuellement. Les captures montrent l’interface réelle du rapport partagé avec les mêmes données. Il ne s’agit pas d’un compte client.

La semaine et le calcul

Le projet est Refonte du site (données fictives), réalisé par Alex Example, du 21 au 27 septembre 2026. Le fuseau du rapport est Europe/Warsaw. Chaque session dure exactement deux heures :

• Lundi : analyse des besoins et conception, 4 heures facturables.
• Mardi : implémentation, 2 heures facturables.
• Mercredi : tests et revue client, 4 heures facturables.
• Jeudi : livraison, 2 heures facturables.
• Vendredi : administration interne, 2 heures non facturables.

Le temps déclaré est de 14:00. Le temps facturable est de 12:00, le temps non facturable de 02:00. Le calcul est 12 × 80 EUR = 960 EUR. La taxe est nulle : le revenu net et le revenu total sont donc de 960 EUR. Facturer les 14 heures ajouterait indûment 160 EUR.

L’absence de taxe est une hypothèse de cet exemple, pas un conseil pour vos factures. Vérifiez séparément le contrat, la devise, les taxes et votre politique d’arrondi.

Enregistrer le travail et le taux

Utilisez la saisie manuelle ou les minuteurs pour attribuer chaque session au projet. Marquez les six sessions client comme facturables et l’administration comme non facturable. Choisissez des descriptions reconnaissables par la personne qui vérifie, pas simplement « travail ».

Sur le membre au sein du projet, sélectionnez Ajouter un taux. Réglez Taux horaire sur 80, Devise sur EUR et Taux d’imposition sur 0, pour une période couvrant cette semaine. Il s’agit du taux de revenu, pas du coût du membre dans l’organisation. Un administrateur doit vérifier le taux : les membres ayant le rôle Utilisateur ne voient pas leurs taux attribués.

Désactivez l’arrondi du rapport pour cet exemple. Le guide des taux et revenus explique la configuration ; les taux historiques expliquent pourquoi un nouveau taux ne doit pas réécrire cette semaine.

Soumettre, vérifier et préserver la semaine approuvée

Ouvrez votre propre feuille hebdomadaire et sélectionnez Soumettre pour approbation dans Approbations. Corrigez les sessions manquantes ou mal classées avant l’envoi. Cette action est disponible uniquement pour votre propre semaine déverrouillée, sans décision déjà en attente.

L’administrateur vérifie le projet, les dates, les descriptions et les indicateurs facturables, puis sélectionne Approuver ou Rejeter. L’approbation verrouille la semaine. Pour une correction ultérieure, demandez un déverrouillage, corrigez pendant la fenêtre autorisée et vérifiez à nouveau les données transmises à la facturation.

Le guide d’approbation détaille ces conditions. Un export ne prouve pas l’approbation : cet exemple contient des heures et des montants, pas une colonne de statut. Vérifiez l’approbation et le verrouillage avant de facturer.

Configurer un rapport pour la facturation

Dans Rapports, créez ou modifiez un rapport personnalisé pour ce projet et la période du 21 au 27 septembre. Groupez par Projet et ajoutez Temps déclaré, Temps facturable, Temps non facturable, Revenus par heure, Taux d’imposition des revenus, Revenu net, Taxe sur les revenus et Revenu total.

Gardez le travail non facturable visible. Le filtrer masquerait la raison pour laquelle seulement 12 des 14 heures sont facturées. Le rapport applique le revenu au travail facturable ; l’administration ajoute du temps, mais aucun revenu.

Pour vérifier chaque session, groupez par Année-Mois-Jour et Activité. Le guide des rapports détaillés explique aussi les colonnes de début et de fin.

Exporter et rapprocher les données de la facture

Sous votre rapport, choisissez Exporter vers Excel ou Exporter vers CSV. Les rapports partagés ci-dessus sont en lecture seule et n’affichent pas le bouton d’export. Les fichiers téléchargeables ont été produits par le même mécanisme de rapport et d’export que l’application connectée.

Avant de créer la facture dans votre outil habituel :

1. Faites correspondre le projet et la période du 21 au 27 septembre à la feuille approuvée et verrouillée.
2. Vérifiez : 14 heures déclarées = 12 facturables + 2 non facturables.
3. Vérifiez le taux convenu de 80 EUR par heure et l’hypothèse de taxe nulle.
4. Transmettez seulement 12 heures facturables et 960 EUR au brouillon de facture.
5. Comparez quantité, devise, taux et total du brouillon avec l’export. Conservez l’export et la référence d’approbation avec le dossier de facturation.

Excel stocke les durées sous forme de fractions numériques de journée, affichées en heures et minutes. Le CSV contient des durées comme 12:00 et des montants localisés. Si votre outil attend des heures décimales, saisissez 12, pas 12:00 ni la valeur interne du tableur, soit 0,5 jour.

Utilisez le modèle de rapprochement entre facture et feuille de temps pour consigner les écarts et les références. Sandtime.io ne crée ni n’envoie de factures, ne passe pas d’écritures comptables et ne confirme pas les paiements.

Refaire le test avec l’un de vos projets

Le résultat utile n’est pas seulement un fichier téléchargé. C’est un ensemble d’heures validé par la personne qui vérifie et cohérent avec le montant facturé au client. Testez un cycle hebdomadaire complet avant de changer d’outil, tout en conservant votre facturation actuelle.

Examinez les rapports, les approbations ou les alternatives. Sandtime.io est gratuit pour un nombre illimité d’utilisateurs. Paie, facturation juridique et planification des ressources restent des décisions distinctes.