Jak tworzyć i dostosowywać raporty

Raporty niestandardowe to najbardziej elastyczny sposób dopasowania danych Sandtime.io do pytań biznesowych.

Zacznij od podstaw

Otwórz Raporty i wybierz Utwórz nowy raport.

Następnie zdefiniuj zakres dat oraz trzy elementy składowe: Grupuj po, Metryki i Filtry. Możesz też dodać Dodatkowe kolumny.

Grupuj po

Grupowanie decyduje o tym, jak podsumowywane są wiersze. Dodawaj wymiary w kolejności - pierwszy tworzy grupowanie zewnętrzne, kolejny zagnieżdża się w nim.

Metryki

Metryki decydują o tym, jakie liczby zawiera każdy wiersz, na przykład czas zarejestrowany i płatny albo finansowa strona projektu.

Porównaj zarejestrowany czas z celem

Dodaj Cel w sekcji Metryki, aby zestawić zarejestrowany czas z czasem, który członkowie objęci raportem mają przepracować. Cel wynika z godzin pracy: każdy dzień roboczy liczy się jako jeden dzień w godzinach pracy, a weekendy liczą się jako zero, podobnie jak dni wolne od pracy, jeśli w Ustawienia > Śledzenie czasu > Święta wybrano kraj.

To, co pokazuje wiersz, zależy od ustawienia Grupuj po:

• Wiersz pogrupowany po Członek pokazuje cel tego członka.
• Wiersz bez członka pokazuje cel całego zespołu: cel jednej osoby pomnożony przez liczbę członków, których raport wymienia, czyli członków jego projektów, osób, które zarejestrowały w nich czas, a gdy raport obejmuje projekt Nieprzypisane, wszystkich członków. Zawężenie raportu do mniejszej liczby członków go obniża.
• Wiersz pogrupowany po Rok-miesiąc-dzień, Rok-miesiąc lub Rok obejmuje ten dzień, miesiąc lub rok, a miesiąc tylko częściowo mieszczący się w zakresie dat liczy wyłącznie dni z tego zakresu. Bez grupowania po czasie wiersz obejmuje cały zakres dat.
• Projekty i aktywności nie mają własnego czasu pracy, więc ich wiersze nie pokazują celu. Miesiąc podzielony na projekty pokazuje swój cel w podsumowaniu miesiąca, nawet gdy zawiera tylko jeden projekt. Gdy miesiąc jest dzielony dalej, na przykład po Projekt, a potem po Członek, dostaje własne podsumowanie po ostatnim projekcie, a raport grupowany najpierw po Projekt kończy się pozycją Łączna suma z celem wszystkich jego członków w całym zakresie dat. Na telefonie raport pokazuje zamiast tego jedną sumę na dole, z celem całego raportu.

Gdy Cel jest wśród metryk, Ukryj puste wiersze zostawia członków i dni robocze, które mają cel, ale nie mają zarejestrowanego czasu, dzięki czemu brakujący czas od razu widać. Raport grupowany po Rok-miesiąc-dzień i Członek wymienia więc każdy dzień roboczy każdego członka, a weekendy i dni wolne od pracy nadal są ukrywane.

Filtry

Filtry zawężają raport do interesujących Cię projektów i osób. Ukryj puste wiersze, przełącznik tuż nad tabelą raportu, usuwa wiersze bez zaraportowanego czasu. Pokaż zarchiwizowane to jeden przełącznik obejmujący zarówno zarchiwizowane projekty, jak i zarchiwizowanych członków, domyślnie wyłączony - dopóki go nie włączysz, czas zaraportowany do jednych i drugich nie pojawi się w raporcie.

Przydatne przykłady

• Grupuj po Projekt, aby przeglądać nakład pracy w podziale na projekty.
• Grupuj po Członek i Rok-miesiąc-dzień, aby uzyskać miesięczne arkusze czasu pracy.
• Dodaj Aktywność, gdy potrzebujesz szczegółowych pozycji.
• Dodaj Czas rozpoczęcia i Czas zakończenia jako dodatkowe kolumny, jeśli eksport ma pokazywać dokładnie, kiedy wykonywano pracę.

Gotowe raporty

Sandtime.io udostępnia trzy szablony raportów, od których możesz zacząć i które możesz edytować: Faktury, Miesięczny arkusz czasu pracy i Przychody z projektu.

Dostępny jest też wbudowany Raport podsumowujący, który bez żadnej konfiguracji zestawia wszystkie projekty, osoby i zaraportowany przez nie czas.

W jakiej kolejności wyświetlane są projekty?

W raporcie niestandardowym projekty, członkowie i aktywności są ułożeni alfabetycznie na każdym poziomie Grupuj po, a daty idą chronologicznie. Raport podsumowujący działa inaczej: pokazuje projekty i członków według zaraportowanego czasu, od największego, a alfabetycznie układa tylko tych z takim samym czasem.

Przypnij raport do pulpitu

Raportów, które otwierasz często, nie musisz za każdym razem szukać. Na kafelku raportu wybierz Przypnij do pulpitu, a pojawi się on na pulpicie i będzie dostępny jednym kliknięciem. Odepnij od pulpitu usuwa go z powrotem, więc zestaw przypiętych raportów może podążać za tym, co akurat obserwujesz.

Zapisz raport

Jeśli raport ma być używany wielokrotnie, zapisz go pod czytelną nazwą. Sandtime.io przechowuje logikę zakresu dat, filtry i kolumny jako część definicji raportu. Zobacz też Drukuj lub eksportuj raporty pozycja po pozycji oraz Archiwizuj i przywracaj raporty.