Créer et personnaliser des rapports

Les rapports personnalisés sont la façon la plus souple de structurer les données Sandtime.io autour de vos questions métier.

Commencer simplement

Ouvrez Rapports puis choisissez Créer un nouveau rapport.

Définissez ensuite la plage de dates, puis trois éléments : Grouper par, Métriques et Filtres. Vous pouvez aussi ajouter des Colonnes supplémentaires.

Grouper par

Le groupement détermine la façon dont les lignes sont découpées. Ajoutez les dimensions dans l’ordre - la première devient le groupement extérieur, la suivante s’imbrique dedans.

Métriques

Les métriques déterminent les chiffres affichés sur chaque ligne, comme le temps déclaré et facturable ou le volet financier d’un projet.

Comparer le temps déclaré à l’objectif

Ajoutez Objectif dans Métriques pour mettre le temps déclaré en regard du temps que les membres inclus dans le rapport doivent travailler. L’objectif suit vos heures de base : chaque jour ouvré compte pour une journée d’heures de base, tandis que les week-ends comptent pour zéro, tout comme les jours fériés lorsqu’un pays est sélectionné dans Paramètres > Suivi du temps > Jours fériés.

Ce qu’affiche une ligne dépend de Grouper par :

• Une ligne groupée par Membre affiche l’objectif de ce membre.
• Une ligne sans membre affiche l’objectif de toute l’équipe : l’objectif d’un membre multiplié par le nombre de membres que le rapport liste, c’est-à-dire les membres de ses projets, les membres qui y ont déclaré du temps et, lorsque le projet Non attribué est inclus, tous les membres. Filtrer le rapport sur moins de membres le réduit.
• Une ligne groupée par Année-Mois-Jour, Année mois ou Année couvre ce jour, ce mois ou cette année, et un mois qui n’est que partiellement inclus dans la plage de dates ne compte que ses jours compris dans la plage. Sans groupement par période, une ligne couvre toute la plage de dates.
• Les projets et les activités n’ont pas de temps de travail propre : leurs lignes n’affichent donc aucun objectif. Un mois réparti par projet affiche son objectif dans le sous-total du mois, même lorsqu’il ne contient qu’un seul projet. Lorsque le mois est découpé davantage, par exemple par Projet puis par Membre, il reçoit son propre sous-total après son dernier projet, et un rapport groupé d’abord par Projet se termine par un Total portant l’objectif de tous ses membres sur la plage de dates. Sur un téléphone, le rapport affiche à la place un seul total en bas, qui porte l’objectif du rapport entier.

Lorsque Objectif figure parmi les métriques, Masquer les lignes vides conserve les membres et les jours ouvrés qui ont un objectif mais aucun temps déclaré, pour que le temps manquant saute aux yeux. Un rapport groupé par Année-Mois-Jour et Membre liste donc chaque jour ouvré de chaque membre, tandis que les week-ends et les jours fériés restent masqués.

Filtres

Les filtres réduisent le rapport aux projets et aux personnes qui vous intéressent. Masquer les lignes vides, un interrupteur placé juste au-dessus du tableau du rapport, retire les lignes sans temps déclaré. Afficher les archivés est un seul interrupteur qui couvre à la fois les projets et les membres archivés, désactivé par défaut - tant que vous ne l’activez pas, le temps déclaré sur les uns comme sur les autres est absent du rapport.

Exemples utiles

• Groupez par Projet pour examiner la charge de travail par projet.
• Groupez par Membre et Année-Mois-Jour pour des feuilles de temps mensuelles.
• Ajoutez Activité quand vous avez besoin de détail ligne par ligne.
• Ajoutez Heure de début et Heure de fin comme colonnes supplémentaires si les exports doivent montrer exactement quand le travail a eu lieu.

Rapports prêts à l’emploi

Sandtime.io fournit trois modèles de rapport que vous pouvez utiliser comme point de départ puis modifier : Factures, Feuille de temps mensuelle et Revenu du projet.

Il existe aussi un Rapport de synthèse intégré qui passe en revue tous les projets, les membres et le temps qu’ils ont déclaré, sans aucune configuration.

Dans quel ordre les projets sont-ils listés ?

Dans un rapport personnalisé, les projets, les membres et les activités sont classés par ordre alphabétique à chaque niveau de Grouper par, et les dates suivent l’ordre du calendrier. Le Rapport de synthèse fonctionne autrement : il classe les projets et les membres selon le temps déclaré, du plus chargé au moins chargé, et ne recourt à l’ordre alphabétique que lorsque deux d’entre eux ont le même temps.

Épingler un rapport au tableau de bord

Les rapports que vous ouvrez souvent n’ont pas à être retrouvés à chaque fois. Sur la tuile d’un rapport, choisissez Épingler au tableau de bord : il apparaît alors sur votre tableau de bord, accessible en un clic. Retirer du tableau de bord l’enlève à nouveau, si bien que l’ensemble épinglé peut suivre ce que vous surveillez du moment.

Enregistrer le rapport

Si le rapport doit être réutilisé, enregistrez-le avec un nom clair. Sandtime.io garde la logique de plage de dates, les filtres et les colonnes dans la définition du rapport. Voir aussi Imprimer ou exporter des rapports détaillés et Archiver et désarchiver des rapports.