Suivi du temps pour votre entreprise

Suivi du temps pour les thérapeutes

Les thérapeutes et professionnels de la santé mentale en cabinet privé facturent à la séance, soumettent des demandes de remboursement d’assurance et documentent le temps pour la conformité - mais quand les heures ne sont pas enregistrées entre les séances enchaînées, les notes de progression et la coordination des soins, la facturation est incomplète et les traces d’audit sont minces. Sandtime.io vous permet d’enregistrer le temps par client et type de séance depuis n’importe quel appareil, sépare le temps de séance facturable de la documentation et de l’administration, et vous donne des registres précis chaque fois que l’assurance, les prestataires EAP ou la conformité du cabinet l’exige.

Commencer gratuitementPas de carte de crédit nécessaire

Thérapeutes et professionnels de la santé mentale : pourquoi choisir Sandtime.io

Suivez les séances par client et type

Donnez à chaque client son propre projet et indiquez le type de séance dans l’intitulé de la saisie - thérapie individuelle, séance de couple, groupe, supervision ou coordination des soins - dès la fin du rendez-vous. Vous savez exactement ce que rapporte chaque client avant l’envoi de la facture ou de la demande de remboursement.

Séparez le temps facturable du temps de notes

Enregistrez le temps de séance séparément des notes de progression, plans de traitement, consultations téléphoniques et travaux administratifs. Connaissez votre ratio facturable réel et démontrez l’utilisation du temps pour les audits d’assurance sans reconstruire votre planning depuis un calendrier.

Dossiers d’assurance et de conformité

Conservez des registres de séances précis pour le remboursement d’assurance, la facturation EAP, la documentation Medicaid et les exigences de conformité. Exportez les journaux de temps par client, date ou type de séance lorsqu’un payeur ou auditeur demande de la documentation.

Connaissez vos revenus selon les types de payeurs

Voyez combien d’heures vous passez par client et connaissez votre taux effectif chez différents payeurs - privé, assurance, EAP et tarif progressif. Utilisez des données réelles pour gérer votre charge de cas et protéger vos revenus.

Comment un cabinet de thérapie configure Sandtime.io

Un cabinet de thérapie configure Sandtime.io avec un projet par client, nommé par une courte référence plutôt que par un nom complet, et un compte gratuit pour chaque thérapeute. Les séances sont saisies comme temps facturable et l’administratif comme non facturable, et le cabinet voit chaque mois les heures de séance à côté des heures administratives de chaque thérapeute.

  1. Créez les clients comme projetsCréez un projet par client avec une courte référence plutôt qu’un nom complet, et indiquez le tarif de la séance comme taux de revenu du projet. Un projet non facturable séparé regroupe la supervision, la formation et l’administratif du cabinet.
  2. Invitez les thérapeutes au cabinetChaque thérapeute rejoint par e-mail ou se connecte avec Google, Microsoft ou Apple. Affectez les thérapeutes uniquement aux projets de leurs propres clients, car un Utilisateur ne voit que ce qui lui est affecté, et réservez le rôle Administrateur au responsable du cabinet.
  3. Saisissez les séances une fois terminéesInutile de lancer un minuteur pendant la séance. Ajoutez chaque séance après coup avec son heure de début et de fin depuis l’application mobile ou web, et le rappel par e-mail du vendredi est le signal pour remplir toute journée restée vide.
  4. Faites le bilan du moisUn rapport personnalisé regroupé par projet et par membre affiche les heures de séance facturables à côté des heures administratives, et le modèle Feuille de temps mensuelle donne une vue par personne. Exportez vers Excel ou CSV pour le logiciel de facturation que le cabinet utilise déjà.

Pas à pas dans le centre d’aide : invitez l’équipe avec le bon rôle, approuvez une semaine depuis l’e-mail et activez le verrouillage automatique.

Configurez votre cabinet gratuitementGratuit pour un nombre illimité d’utilisateurs. Aucune carte de crédit requise.

Cas d’usage courants

  • Enregistrez le temps de séance par client à la fin de chaque rendez-vous
  • Suivez les heures de notes de progression et de documentation séparément des séances facturables
  • Extrayez les registres de séances pour le remboursement d’assurance et la facturation EAP
  • Surveillez les heures pour les clients privés, assurés, EAP et à tarif progressif
  • Séparez le temps de supervision et de DPC du travail direct avec les clients
  • Exportez les données de temps par projet et par période pour le reporting du cabinet

Fonctionnalités clés

Minuteurs en un clic

Commencez à chronométrer quand une séance commence et arrêtez quand elle se termine. Un clic enregistre chez le bon client sans interrompre votre concentration clinique.

Saisie de temps rétroactive

Ajoutez le temps de séance, les consultations téléphoniques ou les heures de documentation après coup. Rien n’est perdu parce que vous enchaîniez les séances ou étiez concentré sur un client.

Plusieurs clients dans une seule journée

Suivez plusieurs clients tout au long de la même journée sans mélanger les heures. Chaque client et type de séance enregistre indépendamment du premier au dernier rendez-vous.

Export et rapports

Générez des rapports de temps par projet ou par période. Exportez en CSV pour la facturation, les demandes de remboursement ou le suivi de votre activité.

Là où s’arrête Sandtime.io

Mieux vaut le savoir avant d’inviter l’équipe. Voici les manques qui reviennent le plus souvent dans ce métier.

  • Pas de gestion des congésLes congés, arrêts maladie et demandes d’absence ne sont pas gérés dans Sandtime.io. Gardez-les dans votre outil RH, ou partez du modèle gratuit de politique de congés.
  • Pas de facturationSandtime.io n’émet pas de factures. Le modèle de rapport Factures liste le temps, le taux, le revenu net, la taxe et le total par projet, et vous l’exportez vers Excel ou CSV pour votre logiciel de facturation.
  • Le rappel est un e-mail hebdomadaireLe rappel de saisie est un seul e-mail, envoyé le vendredi à 18 h tant que le verrouillage automatique est activé. Il est désactivé par défaut : chaque membre l’active dans ses paramètres de notifications.

Questions fréquentes

Sandtime.io est-il gratuit pour un cabinet libéral ?

Oui. Sandtime.io est gratuit pour un nombre illimité d’utilisateurs : un thérapeute seul comme un cabinet de groupe peut suivre son temps sans frais par utilisateur ni carte bancaire.

Puis-je suivre le temps des séances séparément des notes et de l’administratif ?

Oui. Dans le projet de chaque client, marquez les séances comme facturables et les notes ou l’administratif comme non facturables. Les rapports montrent alors les deux, regroupés par projet, activité ou date.

Puis-je enregistrer une séance une fois qu’elle est terminée ?

Oui. Ajoutez après coup une saisie avec une heure de début et de fin, pour que les séances enchaînées n’exigent pas de minuteur en cours.

Les autres thérapeutes du cabinet peuvent-ils voir mes clients ?

Seulement s’ils sont affectés au projet de ce client. Les Utilisateurs ne voient que les projets auxquels ils sont affectés, tandis que les Administrateurs voient tous les projets.

Sandtime.io facture-t-il les clients ou envoie-t-il des demandes de remboursement aux assureurs ?

Non. Sandtime.io suit le temps et n’envoie ni factures ni demandes de remboursement, et ne traite pas les paiements. Exportez vos rapports vers Excel ou CSV pour le logiciel de facturation que vous utilisez déjà.

Modèles gratuits pour ce processus

Utilisez dès maintenant un fichier pratique, puis passez à Sandtime.io lorsque la collecte, l’approbation, le verrouillage et la création de rapports deviennent une tâche récurrente.

Feuilles de temps quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles

Commencez par une feuille de temps quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle modifiable tant qu’un simple fichier suffit au processus.

Liste de contrôle pour l’intégration du client et la mise en place du projet

Confirmez avant le début du travail les décisions relatives au client, au périmètre, à la facturation, à la communication, aux accès, au staffing, au suivi du temps, aux risques et à la préparation.

Suivi du budget projet et des heures facturables

Suivez les heures budgétées, la valeur facturable, le coût du travail et le budget restant du projet dans un classeur Excel avec formules.

Feuille de rapprochement des factures et des feuilles de temps

Comparez les heures approuvées et les taux convenus aux lignes de facture, aux ajustements, aux montants finaux et aux justificatifs.

Journal de temps projet

Enregistrez qui a travaillé sur un projet et pendant combien de temps, avec des heures totales, facturables et non facturables automatiques.

Rapport d’avancement hebdomadaire

Partagez ce qui est fait, en cours, prévu ensuite et bloqué dans un rapport hebdomadaire simple et reproductible.

Continuer à explorer

Continuez avec les pages Sandtime.io les plus pertinentes pour ce sujet.

Créer un projet pour le temps rapporté

Créez des projets sur lesquels les utilisateurs peuvent déclarer du temps, marquez-les comme facturables ou non et gardez des rapports clairs.

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Contrôle d’accès

Le système de permissions contrôlant qui peut voir, modifier ou gérer les ressources. Définit ce que chaque rôle peut faire.

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Créer une nouvelle organisation

Créez un espace de travail séparé depuis le menu du compte, puis nommez et configurez la nouvelle organisation.

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Administrateur

Un utilisateur disposant du contrôle total de l’organisation : paramètres, membres, tous les projets et tous les taux de coût et de revenu.

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Créer une organisation et en changer

Créez des espaces de travail séparés, changez d’organisation et trouvez de l’aide lorsque des données semblent manquer.

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Affectation

La relation entre un membre d’équipe et un projet. Les affectations contrôlent qui peut enregistrer du temps et à quels taux.

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Choisissez la meilleure étape suivante

Utilisez ce workflow comme point de départ, puis passez à la page qui répond à la question d’achat suivante - preuve business, adéquation produit, tarification ou démarrage immédiat.

Commencer avec un modèle de feuille de temps

Téléchargez gratuitement une feuille de temps quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle au format Excel ou PDF lorsqu’un simple fichier est le bon point de départ.

Calculez les heures facturables perdues

Estimez combien de travail client oublié manque peut-être déjà sur vos factures avant de changer quoi que ce soit d’autre.

Découvrir le logiciel de suivi du temps

Voir la page d’ensemble principale pour les équipes qui facturent, budgètent et rendent compte du temps.

Voir les tarifs et les détails du plan

Passez en revue l’offre gratuite, le modèle à utilisateurs illimités et l’approche fondée sur la confiance avant d’inviter l’équipe.

Accédez directement au suivi du temps gratuit

Commencez par l’offre gratuite si le problème est déjà clair et que vous voulez capturer le travail tout de suite.

Comparer Sandtime.io avec d’autres outils

Découvrez comment Sandtime.io se compare à Clockify, Harvest, Toggl, Jibble et d’autres, avec les prix vérifiés sur le site de chaque éditeur.

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