Suivi du temps pour votre entreprise

Suivi du temps pour les travailleurs sociaux et les conseillers

Les travailleurs sociaux et conseillers en cabinet privé ou en milieu institutionnel facturent à la séance, soumettent des demandes de remboursement d’assurance et documentent le temps pour la conformité - mais quand les heures ne sont pas enregistrées entre les rendez-vous enchaînés, les visites à domicile et les notes de cas, la facturation est incomplète et les traces d’audit sont minces. Sandtime.io vous permet d’enregistrer le temps par client et type de service depuis n’importe quel appareil, sépare les séances facturables de la documentation et de l’administration, et vous fournit des registres clairs chaque fois que l’assurance, Medicaid ou la conformité de l’agence l’exige.

Commencer gratuitementPas de carte de crédit nécessaire

Travailleurs sociaux et conseillers : pourquoi choisir Sandtime.io

Suivez le temps par client

Donnez à chaque client son propre projet et indiquez le type de service dans l’intitulé de la saisie - séance directe, gestion de dossier, visite à domicile, audience ou documentation - au fil de l’eau. Vous savez exactement ce que coûte chaque client avant de facturer ou de demander un remboursement.

Séparez le temps facturable du temps de documentation

Enregistrez les heures de traitement et de séance séparément des notes, rapports et travaux administratifs. Connaissez votre ratio facturable réel et démontrez l’utilisation du temps pour les audits d’assurance ou les rapports de subventions sans reconstruire le mois.

Dossiers d’assurance et de conformité

Tenez des registres de temps précis pour le remboursement d’assurance, la documentation Medicaid et les exigences de conformité de l’agence. Exportez les journaux de séances par client, date ou code de service chaque fois qu’un audit ou une révision l’exige.

Connaître ses gains réels à l’heure

Voyez combien d’heures vous passez par client et connaissez votre taux effectif chez différents payeurs - privé, assurance et tarif progressif. Utilisez des données réelles pour gérer votre charge de cas et protéger votre temps.

Comment une équipe de travail social suit ses heures de dossier dans Sandtime.io

Une équipe de travail social configure Sandtime.io avec un projet par dossier, programme ou contrat financé et un compte gratuit pour chaque intervenant. Les intervenants saisissent visites, suivi de dossier, trajets et administratif comme des entrées séparées, et un responsable exporte les heures par dossier ou programme pour les rapports aux financeurs et les bilans d’effectifs.

  1. Organisez les projets par dossier ou programmeUtilisez une référence de dossier ou un nom de programme plutôt que le nom d’une personne. Ajoutez des projets non facturables pour la supervision, la formation et les réunions d’équipe, pour que le travail direct et les frais généraux restent séparés.
  2. Invitez intervenants et responsablesInvitez chaque intervenant par e-mail, et il se connecte avec son e-mail, Google, Microsoft ou Apple. Nommez les chefs d’équipe Administrateurs de projet sur leurs programmes, et affectez les intervenants uniquement aux dossiers qu’ils suivent.
  3. Saisissez le temps entre les visitesLancez un minuteur sur le téléphone au début d’une visite à domicile, ou ajoutez-la après coup avec une heure de début et de fin. Les trajets et le temps de rédaction sont saisis à part, et une journée entière de visites reste cohérente.
  4. Faites un rapport par programme chaque moisUn rapport personnalisé regroupé par projet et par membre affiche les heures par dossier et par intervenant, et le regroupement par année-mois donne les totaux mensuels. Exportez vers Excel ou CSV pour les rapports aux financeurs, et faites soumettre les feuilles de temps pour qu’un responsable approuve chaque période avant son verrouillage.

Pas à pas dans le centre d’aide : invitez l’équipe avec le bon rôle, approuvez une semaine depuis l’e-mail et activez le verrouillage automatique.

Configurez votre premier programme gratuitementGratuit pour un nombre illimité d’utilisateurs. Aucune carte de crédit requise.

Cas d’usage courants

  • Enregistrez le temps de séance par client à la fin de chaque rendez-vous
  • Suivez les heures de documentation et d’administration séparément des séances facturables
  • Extrayez les registres de séances pour le remboursement d’assurance et les audits Medicaid
  • Surveillez les heures pour les clients privés, assurés et à tarif progressif
  • Séparez le temps de supervision, de formation et de DPC du travail direct avec les clients
  • Exportez les données de temps par projet et par période pour le reporting de la structure

Fonctionnalités clés

Minuteurs en un clic

Commencez à chronométrer quand une séance commence et arrêtez quand elle se termine. Un clic enregistre chez le bon client sans interrompre le travail.

Saisie de temps rétroactive

Ajoutez le temps de séance, les heures de notes de cas ou les déplacements après coup. Rien n’est perdu parce que vous étiez concentré sur le client ou enchaîniez les rendez-vous.

Plusieurs clients dans une seule journée

Suivez plusieurs clients tout au long de la même journée sans mélanger les heures. Chaque client et type de service enregistre indépendamment.

Export et rapports

Générez des rapports de temps par projet ou par période. Exportez en CSV pour la facturation, les demandes de remboursement ou les revues de conformité de la structure.

Là où s’arrête Sandtime.io

Mieux vaut le savoir avant d’inviter l’équipe. Voici les manques qui reviennent le plus souvent dans ce métier.

  • Pas de gestion des congésLes congés, arrêts maladie et demandes d’absence ne sont pas gérés dans Sandtime.io. Gardez-les dans votre outil RH, ou partez du modèle gratuit de politique de congés.
  • Pas de facturationSandtime.io n’émet pas de factures. Le modèle de rapport Factures liste le temps, le taux, le revenu net, la taxe et le total par projet, et vous l’exportez vers Excel ou CSV pour votre logiciel de facturation.
  • Le rappel est un e-mail hebdomadaireLe rappel de saisie est un seul e-mail, envoyé le vendredi à 18 h tant que le verrouillage automatique est activé. Il est désactivé par défaut : chaque membre l’active dans ses paramètres de notifications.

Modèles gratuits pour ce processus

Utilisez dès maintenant un fichier pratique, puis passez à Sandtime.io lorsque la collecte, l’approbation, le verrouillage et la création de rapports deviennent une tâche récurrente.

Feuilles de temps quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles

Commencez par une feuille de temps quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle modifiable tant qu’un simple fichier suffit au processus.

Liste de contrôle pour l’intégration du client et la mise en place du projet

Confirmez avant le début du travail les décisions relatives au client, au périmètre, à la facturation, à la communication, aux accès, au staffing, au suivi du temps, aux risques et à la préparation.

Suivi du budget projet et des heures facturables

Suivez les heures budgétées, la valeur facturable, le coût du travail et le budget restant du projet dans un classeur Excel avec formules.

Feuille de rapprochement des factures et des feuilles de temps

Comparez les heures approuvées et les taux convenus aux lignes de facture, aux ajustements, aux montants finaux et aux justificatifs.

Journal de temps projet

Enregistrez qui a travaillé sur un projet et pendant combien de temps, avec des heures totales, facturables et non facturables automatiques.

Rapport d’avancement hebdomadaire

Partagez ce qui est fait, en cours, prévu ensuite et bloqué dans un rapport hebdomadaire simple et reproductible.

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Sandtime.io est-il open source ?

Non. Sandtime.io est gratuit et hébergé dans le cloud, pas open source, mais reconnu pour son innovation ouverte. Alternatives à Clockify et Toggl.

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Plan gratuit

Un niveau tarifaire donnant accès à un produit sans frais. Sandtime.io est entièrement gratuit - utilisateurs illimités, pas de limites de sièges, pas de frais par utilisateur.

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Sandtime.io est-il gratuit ?

Sandtime.io est gratuit pour un nombre illimité d’utilisateurs. Pas de limite de sièges, pas de frais par utilisateur, aucune carte de crédit requise.

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Association / ONG

Une organisation non gouvernementale et à but non lucratif qui opère indépendamment du gouvernement. Les ONG et les associations utilisent le suivi du temps pour rendre compte des subventions et gérer les bénévoles.

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Sandtime.io est-il un logiciel de surveillance des employés ?

Sandtime.io est un outil de suivi du temps fondé sur la confiance, pas un logiciel de surveillance des employés ni du tattleware. Voici les limites.

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Innovation ouverte

Un modèle où les organisations construisent et partagent leurs produits ouvertement avec la communauté, souvent gratuitement, plutôt que de tout garder propriétaire.

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Choisissez la meilleure étape suivante

Utilisez ce workflow comme point de départ, puis passez à la page qui répond à la question d’achat suivante - preuve business, adéquation produit, tarification ou démarrage immédiat.

Commencer avec un modèle de feuille de temps

Téléchargez gratuitement une feuille de temps quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle au format Excel ou PDF lorsqu’un simple fichier est le bon point de départ.

Calculez les heures facturables perdues

Estimez combien de travail client oublié manque peut-être déjà sur vos factures avant de changer quoi que ce soit d’autre.

Découvrir le logiciel de suivi du temps

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Découvrez comment Sandtime.io se compare à Clockify, Harvest, Toggl, Jibble et d’autres, avec les prix vérifiés sur le site de chaque éditeur.

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