Rejestracja czasu w arkuszu czasy pracy
Istnieje wiele sposobów rejestrowania czasu. Niektóre są bardzo tanie, ale nieskuteczne. Sprawdź zalety i wady papieru, arkuszy kalkulacyjnych i grafiku aplikacji.
Papierowy arkusz czasu pracy
W dzisiejszych czasach prawie nikt z nas nie korzysta z papierowych grafików pracy. Jednak w niektórych miejscach nadal można go zobaczyć. Wady wypełniania papierowych raportów czasu pracy są tak ogromne, że większość firm poszukuje przyjaznych substytutów zbierania rozliczeń czasu pracy swoich pracowników. Oczywiście możesz szybko wprowadzić go do swojej codziennej rutyny. W przypadku, gdy chcesz podzielić się aktualnym statusem ze swoim klientem lub menedżerami, największym wyzwaniem jest odnalezienie, uporządkowanie i zeskanowanie kartki, a także możesz zgubić papierowe arkusze czasu pracy i nie mieć dowodów na wysiłek włożony w pracę.
Arkusz kalkulacyjny do śledzenia czasu
Istnieje kilka sposobów, w jaki firmy radzą sobie z obliczaniem grafiku. Jedną z najpopularniejszych metod jest przechowywanie wszystkiego w jednym dużym pliku Excela lub arkusza kalkulacyjnego. Największą zaletą zbierania czasu spędzonego na pracy w arkuszu kalkulacyjnym jest to, że jest to najłatwiejsza metoda. Niestety wymaga to wiele wysiłku, aby dane były spójne, aktualne i dostępne dla tych, którzy chcieliby spojrzeć na nie z perspektywy menedżerskiej.
Największym wyzwaniem jest niedokładność danych wpisywanych do komórek. Pracownicy mogą przeszacowywać lub błędnie szacować czas, który spędzili w pracy. Może to mieć wpływ na to, że Twoje zarobki mogą być niższe niż faktycznie powinieneś się spodziewać. Z drugiej strony, jeśli zdecydujesz się udostępnić swojemu klientowi lub innym menedżerom aktualny stan, może to być niemożliwe bez wymyślnych wykresów i raportów w arkuszach kalkulacyjnych. W przypadku, gdy masz wiele projektów, współpracowników, walut, kalkulacja zarobków może być trudna, a przez to ciężko wystawić odpowiednią fakturę.
Obliczanie grafiku w aplikacji do rejestracji czasu
Dzięki aplikacji do rejestrowania czasu (zwanej śledzeniem czasu, aplikacją do śledzenia czasu, aplikacją do raportowania czasu) możesz automatycznie obsługiwać obliczenia grafiku. Główną ideą aplikacji do śledzenia czasu jest utrzymywanie aktualnych informacji o Tobie i czasie pracy Twoich pracowników nad kilkoma czynnościami.
Dzięki aplikacji grafiku możesz zbierać prawidłowe dane, wpisując liczbę przepracowanych godzin. Alternatywnie możesz automatycznie nagrywać wpisy czasu za pomocą wbudowanego timera.
Tygodniowe arkusze czasu pracy generowane automatycznie
Najskuteczniejszym sposobem zbierania danych dotyczących czasu spędzonego przez Ciebie i Twój zespół nad każdym projektem jest umożliwienie wykonania tego za Ciebie zewnętrznemu systemowi (np. aplikacji do rejestracji czasu).
Pracownicy nie chcą wypełniać danych w rozliczeniach czasu pracy, co zwykle wynika z dwóch powodów:
- nie wiedzą, dlaczego chcesz zbierać te dane, więc boją się nieznanych konsekwencji,
- wiedzą dlaczego, ale papierowe arkusze czasu pracy lub arkusze kalkulacyjne nie są przyjazne dla użytkownika i wymagają dodatkowego wysiłku.
Dzięki zautomatyzowanemu rozwiązaniu Ty i Twoi pracownicy możecie szybko włączyć/wyłączyć śledzenie aktualnie wybranego projektu/aktywności. Po kilku dniach lub tygodniach będziesz mieć rzetelną informację o czasie spędzonym przez Twój zespół nad Twoimi projektami.
Nie jest tajemnicą, że dla Twojej firmy każda zgłoszona godzina jest kluczowa. Informacja o aktualnym statusie zgłoszonych godzin pozwala przypisywać osoby do odpowiednich zadań, tworzyć odpowiednie faktury i wypłacać im rzetelne wynagrodzenie.
Dlaczego więc Ty i Twój zespół powinniście korzystać z aplikacji do śledzenia czasu?
Zbieranie danych według tygodni lub miesięcy pozwala dokładniej oszacować, ile czasu Twój zespół będzie potrzebował na wykonanie zadań. Lepsze szacunki oznaczają więcej zarobionych pieniędzy przez Twoją firmę, a więcej pieniędzy oznacza więcej możliwości na koniec miesiąca. Dzięki aplikacji do śledzenia czasu będziesz generować raporty, aby pokazać swoim klientom lub pracownikom.
Dla kogo jest aplikacja do śledzenia czasu?
Jeśli jesteś kierownikiem (np. prezesem, kierownikiem projektu, kierownikiem programu, kierownikiem liniowym itp.), wiesz, jak ważne jest, aby widzieć, gdzie jesteś teraz. Chcesz szybko identyfikować wąskie gardła, odkrywać problemy z przydziałami i oczywiście wystawiać faktury swoim klientom. Wszystkie te czynności, a nawet więcej, możesz łatwo wykonać, korzystając z aplikacji do śledzenia czasu. Oprócz tych spraw związanych z zarządzaniem, rząd może być zobowiązany do posiadania rozwiązania do śledzenia czasu w celu rozliczania każdej przepracowanej godziny.
Jeśli jesteś freelancerem, konsultantem, prawnikiem, jeśli próbujesz dokładnie rozliczać swoich klientów, aplikacja do śledzenia czasu pracy z kartą czasu pracy jest koniecznością.
Jeśli jesteś pracodawcą, czujesz, że nie wystarczy Ci wgląd w projekt lub uważasz, że poświęciłeś za dużo czasu na kilka czynności, aplikacja do śledzenia czasu jest właśnie dla Ciebie. W jednym miejscu zbierzesz wszystkie niezbędne dane, które pozwolą Ci monitorować równowagę między pracą a życiem prywatnym.
Najczęstsze problemy związane z nieużywaniem arkuszy czasu pracy
Przede wszystkim tracisz obecny status swojej organizacji. Może cię to kosztować dużo pieniędzy. Twoje planowanie jest jak myślenie życzeniowe, ponieważ nie opierasz swoich szacunków na wynikach historycznych. Twoi pracownicy lub członkowie zespołu mogą zmierzyć się z prokrastynacją, która zabija wiele projektów. Nawet jeśli uważasz, że Ty i Twoi koledzy z zespołu jesteście świadomi wielozadaniowości, aplikacja do śledzenia czasu może pokazać, ile czasu Ty i Twój zespół spędzacie na każdej czynności. Na podstawie tej wiedzy możesz wybrać te projekty, które są bardziej korzystne dla Twojej organizacji.
Jak wybrać najlepsze rozwiązanie do arkuszy czasu pracy?
Możesz samodzielnie stworzyć kilka papierowych grafików pracy. Jeśli poświęcisz wystarczająco dużo czasu na nauczenie się, jak to powinno działać i jakie informacje mogą być przydatne dla Twojej organizacji, stracisz czas, który możesz zaoszczędzić na rozwój firmy.
Pobieranie arkuszy kalkulacyjnych Excel lub Google jest trochę lepsze. Jednak nadal pozostaniesz przy surowych danych, bez żadnego wsparcia w znajdowaniu wąskich gardeł, oszczędności, możliwości rozwoju i innowacji swojej firmy.
Arkusz czasu pracy dostępny w aplikacji do śledzenia czasu zawiera wszystko powyżej z wieloma funkcjami opracowanymi na podstawie zebranych doświadczeń. Jednym z rozwiązań, które możesz wypróbować za darmo, jest {sandtimeApp} zaprojektowany przez managera. Z łatwością znajdziesz arkusze czasu pracy, które Ty i Twoi pracownicy moglibyście zebrać, oraz raporty, które można dostosować do własnych potrzeb, aby sprawdzić wszystkie niezbędne informacje w trybie dziennym, miesięcznym i rocznym. Aha, a jeśli potrzebujesz arkuszy kalkulacyjnych, możesz wyeksportować każdy raport do pliku Excel.